信息时代电力企业电子档案管理

信息时代电力企业电子档案管理

张智英

华电新疆五彩湾北一发电有限公司

摘要：经济发展速度的提升促进了多个行业的快速发展，信息时代的到来，增加了企业之间的竞争力。电力企业发展的过程中会产生大量的数据信息，这些数据信息的管理对于企业的发展尤为重要，因此，必须加强对电力企业电子信息管理的重视，全面提升电子档案管理的总体效果。电子档案管理工作开展的过程中可以加大对信息技术的使用，建立健全的信息管理平台，及时找出电子档案管理中存在的问题，并制定相应的解决策略，切实提高电力企业电子档案管理的水平。

关键词：企业;电子档案管理;问题;改进措施;

1 引言

近年来，我国网络技术发展的速度越来越快，大多数企业正朝着自动化、智能化的方向发展。企业内部管理工作开展的过程中可以选择使用电子档案管理方式，从而有效地提高电子档案管理的效率。现阶段，大部分企业开始使用电子档案，解决了传统档案管理方式中的很多不足之处。随着人们研究力度的加深，电子档案管理将成为档案管理的主要趋势。就目前的情况分析，电力企业应用电子档案管理模式的过程中还存在很多的不足之处，并且电子档案管理体系完善程度不高，直接影响电子档案管理的总体效果。

2 电子档案概述

电子档案也就是人们常说的虚拟档案，主要是将企业生产经营过程中的各项数据信息进行收集，然后存储在计算机的磁盘中，根据数据信息的类别，做好归档工作。现阶段，大部分电子档案以及光盘或者是磁盘的形式存储，一定程度上可以提高存储的效率和质量，保证数据信息等的安全。随着云计算技术的发展可以将数据信息存储在云端网络空间中，也在一定程度上提高了数据存储的效率。

2.1 电子档案的优势

电子档案的应用具有以下几点优势:

第一、相比于人工识读，电子档案能够大大缩短人们筛选档案的时间，在筛选档案时人们只需要将档案的名称输入到计算机系统中，就可以快速找到相应的档案，大大节约了人力。电子档案可以在进行分类时更加方便快捷。

第二、电子档案的信息存储具有较高的密度性，随着计算机技术的不断优化和更新，云网络存储空间更大，能够存储更多的数据信息。这样一来电子档案的存储密度会大大提升，使得该空间内容纳的数据信息更多。

第三、利用电子档案存储信息，信息之间不会出现混合，信息与载体之间是相互独立的，能够根据实际情况进行分离。借助云技术和数字化技术企业的电子信息可以暂时保存在云空间中，企业档案管理人员可以随时对电子档案进行删减或者增加，不会造成数据的丢失，实现了对电子档案的统筹管理目标。

2.2 电子档案管理工作的重要性

电子档案在使用的过程中表现出多种优势，结合电子档案的总体优势，电子档案能够实现资源利用率的最大化。同时，使用电子档案，减少了纸质材料购买的成本，减少了企业对档案管理人力和财力的投入。电子档案不需要实体空间，对于地理空间的占据小，并且使用电子档案的过程中，档案不会随着时间的推移而出现褪色模糊的现象，更不会丢失。随着信息技术的发展速度的提升，电子档案可以进行更新换代，企业相关人员可以通过电子平台及时查询电子档案。此外，电子档案备份比较快捷方便，避免出现档案丢失的现象。

3 企业电子档案管理存在的问题

3.1 电子档案管理软件通用性不足

电力企业发展的过程中大部分企业采用的是传统的纸质档案管理模式，这种模式下档案会出现丢失或者不清晰的现象。而随着信息时代的到来，部分企业开始使用电子档案管理模式，这在一定程度上提高了档案管理的效率。但是电子档案管理使用时仍然存在一些问题。不同的企业涉及到的业务范围不同，在使用电子档案管理软件时，软件的通用性不够。甚至有些企业选择使用的电子档案管理软件与企业自身的电脑型号不匹配，无法实现电子档案信息的高效管理。

3.2档案管理保密和安全问题

在大数据技术的影响下，网络信息的安全受到很大的威胁。电力企业电子档案管理系统中虽然设置了信息安全保障，但是信息还是面临很多的风险。有些企业对于电子档案信息保密的认识不够，认为将电子档案存储在网络云盘中如果没有权限是无法获取信息的，但是，这种想法严重错误的。一旦不法分子攻破网络安全保障系统，就会导致电子档案信息被恶意篡改或被盗取，从而使得电子档案的整体性被破坏。

3.3专业技术人员短缺

当前，电力企业发展的过程中由于对电子档案管理工作开展的不重视，导致企业并没有培养专业的技术人员。现有的电子档案管理人员对于计算机软件系统操作的熟练程度不足，并且电子档案管理工作中经常出现很多问题，导致电子档案管理工作无法顺利进行，电子档案管理水平无法提升。

4.信息时代企业电子档案管理的完善措施

4.1动态管理

随着电力企业发展速度的提升，在未来发展的过程中企业应该认识到电子档案管理的重要性，并结合电力企业发展的具体情况做好电子档案的动态管理。电力企业生常经营的过程中产生的数据信息比较多，借助信息技术可以获取更加准确真实的数据信息，保证电子档案管理更加完整。与此同时，明确电子档案管理各个不同岗位的职责，尤其是业务部门和综合档案部门，建立健全电子档案管理规章制度，确保电子档案管理工作有序开展。收集电子档案的过程中可以根据档案内容的实际情况对方案进行分类处理，做好档案的及时归档，做好电子档案的及时更新。对存档信息也要做好电子扫描处理，按照行业特点、档案类别进行分类整理，确保原始档案信息始终与电子档案信息完全一致。

4.2分层次权限

电子档案管理的安全性是当前管理人员需要解决的问题之一。电子档案管理人员可以根据电子档案存储的实际情况建立分层次权限体系。结合划分好的分级权限，不断提高电子档案管理的总体水平。例如，电力企业可以按照业务部门工作属性的不同，设置与之对应的档案信息保密等级，并且将必要的查阅权限进行设置。在电子档案信息管理软件系统的辅助下，对凭证进行合理的修改，只有获得权限的人员才可以查阅相关的信息。与此同时，对电力企业电子档案的查询权限进行合理设计，尤其是规定好浏览器的权限。此外，电力企业的电子档案管理系统可以设置多道安全防线，既要做好内部权限的设置，还要确保外部人员无法浏览电子档案。电子档案一旦泄露会给电力企业带来巨大的打击，严重者还会阻碍电力企业的持续发展。

4.3管理人员技术水平的提高

针对当前电子档案管理人员综合素质水平低，管理能力薄弱的现象，电力企业必须结合自身发展的实际情况培养专业的电子档案管理人员。提高电子档案管理人员的综合素质水平，并且根据电子档案管理人员工作安排，为其组织开展专业的培训活动，保证电子档案管理人员及时掌握新系统以及新设备的使用方式，最大限度提高电子档案的安全性以及整体性。另外，企业人资部门还需要不断引进先进技术人才，为电子档案管理部门注入新鲜血液，全面提升企业电子档案管理队伍的整体素质和技术水平，促进企业持续稳定的发展。

4.4电子档案融入信息技术

针对电子档案的特点，实现了档案信息化管理。电子档案涉及面很广，特别是随着计算机网络技术的飞速发展，纸质化的载体档案逐渐向信息化靠拢，多媒体模式已经开始逐步取代文字化的形式，这也是当前电子档案管理发展速度提升的重要原因。档案网站、数字档案馆等新兴的档案数字化建设模式逐渐形成，利用压缩技术、大数据处理技术、大容量数据库运算技术，使纸质版或单字版本更快、更快地存入信息库，有效提高了数据存储的效率以及质量。数字化档案馆是通过网络获取档案文件，将档案文件存在虚拟空间，脱离真实的载体，与传统档案馆不同，实现了以云信息技术为主要技术支持的档案信息数据存储。存入容量较大的数据库，实现了方便的检索功能，同时也方便了档案信息的查询。

总结

总而言之，随着电力企业规模的不断扩大，电力企业生产经营过程中产生的数据信息量会不断的增加。企业需要认识到电子档案管理模式的重要性，结合自身发展的情况，规范科学的利用电子档案管理技术，切实提高企业电子档案管理水平。建立健全的电子档案管理体系，制定完善的规章制度，针对电子档案管理工作中出现的问题，管理人员应该善于总结，不断提高电子档案管理的水平，促进电力企业持续稳定的发展。

参考文献

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