事业单位档案管理的质量保障体系建设探析

事业单位档案管理的质量保障体系建设探析

杨仕梅

身份证号码：450881199708246222

摘要：现阶段，是我国社会经济发展的关键时期，国家越来越重视档案管理工作的效率和质量。事业单位在我国政府职能部门中占据着重要位置，发挥着不可替代和不可或缺的关键作用，加强档案管理工作，尤为关键，为此，应当建设质量保障体系，从而高效开展档案管理工作。基于此，笔者针对事业单位档案管理的质量保障体系建设进行了深入分析与探讨，以此为相关学者以及从业人员提供有价值的参考依据。

关键词：事业单位；档案管理；质量保障；体系建设

前言

我国大部事业单位的档案管理工作模式过于传统，这种传统的工作模式无法适用于新时代发展的需求，因此，应重视事业单位档案管理工作的必要性和合理性，同时，也要进一步优化和改革现有的工作内容，利用新技术、新理念完善和优化事业单位原有的档案管理工作，从而提高原有的管理工作效率。事业单位作为国家机构的重要组成部分，其承担着维持国家稳定发展的重要职责。事业单位内部档案管理工作具有行政性、管理性与服务性特点，它与我国的政治及经济发展紧密相连。在事业单位的正常工作流程中，深入开展科学合理的档案管理工作，不仅可以对单位原有的工作起到良好的促进、优化作用，同时还使其不断向着高效化、有序化发展，让事业单位能够在新时期思想带动下获得源源不断的驱动力。

1.事业单位档案管理质量的重要意义

事业单位自成立那日起，就涉及了档案管理工作，也就是说，档案管理工作与事业单位二者之间有着紧密的联系，在运行发展事业单位的过程中，档案管理工作质量发挥着至关重要的作用。具体表现为三方面：一，档案管理工作质量严重影响着事业单位的经营和发展，伴随着逐渐健全的档案管理制度体系和档案管理质量体系，能够对事业单位各项工作质量和效率进行提升，还能为事业单位发展提供有价值、有参考意义的指标；二，在整体运行事业单位的过程中，多样化的档案管理工作占据着重要位置，包括：人事管理、党群工作、科学研究，档案管理工作拥有自身职责，即对事业单位的整理和记录工作；三事业单位的档案管理质量不仅涉及众多人事关系的基础资料数据，包括：在职人员的调动、选拔、考察、退休、辞退等，还包括事业单位中不同岗位、不同人员的自身利益，记载着不同发展阶段事业单位的各项殊荣，作出的重要决策，以及各种印象深刻的相关事件等。为此，想要发展和改革事业单位，必然要保障档案管理工作的质量。

2.事业单位档案管理质量保障体系建设的具体措施

针对事业单位档案管理质量保障体系建设的具体措施，笔者整理了七点，分别是：树立正确的工作态度、健全相关工作体系、优化工作方式、加强档案管理的先进职业观念、单位领导高度重视档案管理工作、提高档案管理团队的综合素质、推动档案管理工作的制度化建设，本章将一一进行说明。

2.1树立正确的工作态度

档案管理部门的相关人员应当对档案管理工作给予高度的重视，最大程度的提高档案管理工作的效率和质量，在实际展开工作期间，还要端正自身态度，精准和明确定位自身的工作责任，严格依据相关规定，开展各项工作内容，还要对工作环节进行不断规范。针对档案管理部门，相关领导部门要定期或者不定期的展开质量监管考核，如若在实际工作中发觉有不妥之处，就要第一时间展开处理和解决，从而避免引发一系列安全风险。

2.2优化档案管理工作方式

大数据、云计算与智能化成为档案管理的发展趋势。事业单位还要抓住档案管理改革发展的新机遇，积极弥补纸质档案管理的质量问题，满足新时代档案管理的发展需要。例如，有些事业单位纸质档案的保存力度有所欠缺，档案管理期限过短，因此不能满足社会发展需要，不利于事业单位的快速发展。在信息技术快速发展的当下，还要积极引进专业技术，着力依托智能化设备提高档案管理的效率与质量，运用自动化软件提高档案管理的纠错水平。开发专门的档案管理系统，依托专业软件系统或第三方技术支持满足高水平档案管理的要求，强调在专门软件支持下提升档案管理工作的整体质量水平

2.3提高档案管理的规范性

规范性建设应当成为当前档案管理工作的重中之重。档案管理不仅要按照一般制度要求进行，还要优化档案管理运转模式，强化档案管理人员的责任心与道德约束，构建科学的档案服务模式。首先，采用标准化档案管理工作模式，要求档案管理按照相关标准进行，认真梳理事业单位档案管理与服务使用需求，制定完善的标准要求，保证相关工作符合既定标准。其次，从用户的个性化使用需求出发，基于使用需求推动档案管理深化改革，发挥档案信息的实用价值。第三，把引进新技术与现有档案服务水平相结合，既认识到档案管理差异，又明确阶段性工作重点，基于长远目标和中短期目标加强质量建设。

2.4强化硬件等基础设施管理

针对硬件等基础设施防护需做到及时更新非确定因素防护设备。对于档案管理而言，面临的四大基础问题即预防蛀、潮、火、水。随着档案信息化载体形式更新变化，影响档案信息存储的非确定因素除了上述四大基础问题，还有环境质量、有害气体、磁场、雷电、光照、温度等，一旦破坏档案存储硬件设备则会对档案信息安全造成严重影响。针对上述情况应合理配置资源，完整配备避雷、防潮、防火等设备，健全完善防盗设施，提升库房外部绿化率，使档案存储时间得到延长。及时排查档案信息材料存储设备情况和状态，定期评估风险，一旦发现问题及时解决。由专人负责定期检查打印机、音视频、相机、电脑、录音设施、扫描仪等信息录入与输出等基础设备运行情况与潜在风险，选取符合实际情况的存储介质保障档案信息安全。

2.5提高档案管理团队的综合素质

在事业单位经营和发展期间，很多工作人员未能高度重视档案管理工作，认为其工作性质并不重要，部分领导普遍觉得档案管理工作岗位并不需要高能力高素质的工作人员，为此，在实际展开招聘期间，随意性和盲目性严重。档案管理工作在信息化时代的到来后，工作难度正在日益提高，需要专业能力较强的工作人员才能胜任此项工作，保障档案管理工作的高效性，对事业单位的进步和发展需要进行满足。为此，事业单位要针对内部人员定期开展教育培训工作，培训内容不单单要包括专业知识，还要包括思想教育，还可以邀请相关专家展开演讲活动，组织档案管理人员积极的参与进来，不仅如此，还可以与各大设有相关专业的高校展开合作，从而为档案管理工作事业输送新鲜血液，进而构建一支专业能力强且综合素质强的精英队伍。

2.6推动档案管理工作的制度化建设

在实际建设期间，档案管理工作体系需要对经费保障制度进行不断健全，保障途径和渠道的多样化，有利于调整和优化基础性的设施费用。针对档案管理工作，事业单位还要安排专门的经费保障，从而存储、保护、分类档案管理中部分关键的信息数据。通过完整和精准的档案资料，能够对档案管理工作质量和效率进行进一步提升。

结束语

总而言之，事业单位的档案管理工作在信息化时代的背景下，还要跟随时代发展的潮流，与时俱进，通过树立正确的工作态度、健全相关工作体系、优化工作方式、加强档案管理的先进职业观念、单位领导高度重视档案管理工作、提高档案管理团队的综合素质、推动档案管理工作的制度化建设等方法，有效建设质量保障体系，更好的提高档案管理工作的效率和质量，进而推动事业单位的健康发展和繁荣。

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