数字档案管理中存在的问题与对策分析

数字档案管理中存在的问题与对策分析

赵真

昌江城市建设投资有限公司(572700)

摘要：数字档案的管理依赖于当前的科学技术，这项技术区别于传统的档案管理手段，是将计算机科学技术和信息管理理论融为一体，形成了数字档案管理的初步策略，这样的做法一方面可以使数字档案的查找和使用更加便利，同时还能够做到高效率服务使用者。但数字档案在管理过程中也会存在如管理混乱和管理质量不足等缺点，这些问题会给数字档案的管理带来不小的问题，因此，本文针对数字档案的管理和发展过程中存在的一些缺点和弊端，给出了相应的管理措施。

关键词：数字；档案管理；问题；对策

一、数字档案管理的意义

1.档案信息管理更加便捷和高效

目前档案管理中所使用的数字化是指将档案管理与电子技术相结合，将纸质的档案信息转换为数字档案，而后存储至计算机中方便随时调阅。与传统纸质档案管理方式相比，数字档案管理方式的优势极为显著，只需要将经过转换的档案信息存储于安全的计算机中即可，且档案信息可以以多种格式存在，仅占用较少的虚拟空间，不会占用实体空间。另外，数字档案管理与传统档案管理在工作模式也有较大的区别，不仅不需要建设专门用于档案存放的办公室，而且不需要工作人员开展档案室的日常清洁和维护工作，减轻了工作人员的工作强度和难度，尤其是不需要再进行档案的查询和整理工作。

2.档案信息调用和共享更加高效

纸质档案信息通过数字化手段录入至电脑系统后，企业的各个部门可以通过局域网络来访问自己所需要的档案信息，以此来实现档案信息资源的快速调用和共享。在调用和共享时工作人员需要通过密码验证的方式来完成此项操作，不再需要档案管理员亲自去档案室查找和调用。因此，借助数字化手段来开展档案信息的调用和共享是十分有利的，无论是在减轻工作人员工作负担还是提升企业办公效率均有十分重要的意义，值得大力推广和应用。

二、档案信息数字化需坚持的原则

1.科学化规范化和精细化

标准化、规范化、精细化是强化档案信息数字化的重要原则，因为档案信息本身就是一项严谨细致的工作，必须要进一步细化档案工作标准和规范，才能提高档案管理的质量和效率要求。

2.快捷与安全同步

信息的数字化在提高办事效率、质量和速度的同时，也给安全保密工作带来诸多压力和挑战。所以，要在确保安全基础上提高工作效率，不断增强信息化条件下档案管理的全安系数，强调安全使用和管理。

3.效益与质量兼顾

因为档案信息数字化建设的艰巨性、复杂性和繁重性，因此需要投入相当的人、财、物力，所以，要坚持效益与质量兼顾的原则，研究自身实力，分析客户需求，思考快捷安全建档的途径。

三、档案数字化管理存在的问题

1.数字档案管理存在诸多安全隐患

随着网络应用范围与应用效用不断扩大，以及网络技术不断提升，网络安全问题引起了人们高度重视，同时网络系统以及用户信息安全也面临着严重威胁。据有关调查研究显示，新建立的局域网络受到病毒危害的概率在20%左右，而网络系统在持续一段时间运行之后，几乎无可避免地会受到病毒侵害。网络技术水平快速提升展，使得网络安全问题发生概率不断增加，虽然计算机系统带有防火墙、杀毒软件等安全防护体系，也难以抵挡黑客、病毒的恶意入侵。对于数字档案管理而言，在网络安全方面没有充分地做好防护措施，只是进行简单档案分类管理难以实现对档案信息的安全管理，一旦网络受到病毒攻击导致网络瘫痪，极易导致档案信息泄露、损坏、丢失。数字档案信息失窃和损坏。

2.基础设施建设问题

（1）档案信息化专业技术较为落后，要实现档案信息化管理绝对不是几台计算机设备和相应的系统软件即可，而是需要构建完善的基础硬件设施，将软件设施、档案管理软件与安全防护系统有机结合起来，以此来实现档案信息的信息化管理。除此之外，档案信息需要存储于安全的介质上，防止数据丢失。但目前来看，多数的企业或机构虽然有较为独立的软件平台，但均不同程度的缺乏统一性和标准化的软件系统来实现对接，信息化建设工作有“各自为战”和“各行其是”的特点，导致信息资源实现共享有一定的难度。

（2）基础设施建设与人才培养也存在一定的问题，数字档案管理所需要的采集卡、扫描仪、打印机、计算机及光盘库等现代化设备几乎都可以配备。但问题就在于在实际应用过程中因为缺乏专业人才或相关的操作规范，尤其是在当人才培养力度不足时，必然会影响数字档案日常管理质量，导致现代化设备应用质量不高。

四、数字档案管理中存在问题的应对策略

1.提升网络安全防护水平

（1）非法下载复制风险的应对

本单位的档案信息要实现数字化必须在本单位内完成，不允许档案外借情况的出现；档案信息数字化处理过程中加强对外包单位的监管，所开展的一系列工作必须经业主单位同意，加强监管力度；数字化现场安装监控设备，所有参与此项工作的人员严禁携带手机和优盘等电子设备；加强数字化设备和网络的管控力度，电脑USB输出接口均封闭，外包单位所有的操作均在业主单位监督下完成，数字化过程中所使用的存储设备均一律由业主单位处理。

（2）档案信息存储过程中安全风险的应对

档案信息存储必须有两种以上方式，包括在线存储和离线存储。若受到自身条件限制只能选择光盘存储，则要求必须使用档案级一次写光盘，一式两套，分开保存；数字化完成后所形成的原始数据需要严格按照国家相关规范标准“存用分离”，原始数据可以使用TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式长期保存；云存储问题要严格按照《关于档案部门使用政务云平台过程中加强档案信息安全管理的意见》来执行，做到两个不云储存，即涉密数据坚决不云存储、“数字档案资源总库的管理和备份”坚决不云存储；涉密数据与非涉密数据严格分离存储管理。

2.加大数字档案管理基础设施建设

为充分确保数字档案管理的安全性和有效性，三个网络必须进行物理隔离，以此形成彼此独立的网络，三个网络之间的档案信息传输通过脱机存储设备来完成。在硬件建设方面，需要重点做好网络和硬件设备的配备工作，相关的网络设备包括核心交换机、路由器、配线柜、防火墙、高速MODEM、HOB，硬件设备包括数字化输入设备、输出设备、存储设备、计算机设备、信息发布设备及电源，借助这些设备搭建数字档案管理的硬件运行平台。系统软件建设主要包括操作系统和数据库管理软件，操作系统可以根据本单位实际需求来选择，可选择的类型有WindowsXP、UNLX、Windows2000，数据库管理软件可以优先选择ORACE9I。考虑到数字档案管理是一项长期性和复杂性的工作，日常管理有一定的难度，因而在设备选择时要结合实际情况，开展多方面的调研和可行性分析，确保设备有充分的适用性，同时控制成本。

结语

数字档案管理作为一种新的档案管理方式，属于新的管理方式，当前，管理人员对于数字化档案的重视不足，其本身素质和业务能力也有待提高。另外，数字档案的管理也存在很多安全性问题，以及数字档案管理的混乱局面等问题，迫使相关的单位找到加强数字档案管理的有效措施，对此，本文给出了自己的看法和观点，以期为实践中提高管理安全作出理论贡献。

参考文献：

[1]闫成聚.新时期档案数字化管理及其创新策略[J].中国管理信息化，2017,(05)：175-177.

[2]滕腾，宋晓慧，王煜.电子档案管理面临的问题及对策研究[J].数字通信世界，2020(04).