新时期优化企业办公室行政管理工作的策略

新时期优化企业办公室行政管理工作的策略

谭雯雯

贺州市城投交通投资有限公司，广西贺州，542899

摘要：办公室是企业发展运营过程中的主要组织机构，其日常工作呈现出复杂繁琐的特点，需要统筹协调企业内部各部门的工作，明确各部门职责，协调好各部门之间的关系。通过这种方式提高企业经济效益，推动企业可持续性健康发展。随着社会经济高速发展，企业办公室行政管理工作内容逐渐增加，面临着繁重的工作任务，对行政管理工作提出更高的要求。需要改善企业办公室行政管理工作，提高行政管理工作的效率。鉴于此，本文就新时期优化企业办公室行政管理工作展开探讨，以期为相关工作起到参考作用。

关键词：企业办公室；行政管理；优化策略

1.新时期企业办公室行政管理工作的主要职能

1.1辅助企业管理决策

新时期企业办公室正由传统单一性机构向着综合机构方向转变，办公室已成为企业的核心部门，在企业管理层决策方面发挥着重要作用。企业办公室需要处理日常行政事务，需要与企业各部门人员打交道，处于信息传达与反馈的关键环节。同时，当企业管理者需要进行某项决策时，办公室可以根据自身积累的资源与信息提出针对性的建议，发挥辅助领导决策的作用[1]。

1.2建设优秀的企业文化

企业文化直接彰显出一个企业的价值观及发展方向，也是企业核心所在，提供推进企业发展的动力。而企业办公室是其对外联系的窗口，承担着践行、传播及构建企业文化的重要责任。建设企业文化的过程中需要采取有效的行政手段，加快企业文化建设进度。此外，办公室还需要监督管理企业文化建设工作，帮助企业在社会上形成良好的口碑，实现企业文化宣传。

1.3统筹处理内外关系

企业办公室行政管理工作，本质上就是沟通与协调信息的过程，整个处理过程中办公室起到衔接各层级领导、各岗位员工的作用，自上而下逐级传达信息，并将基层诉求反馈给上级。行政管理过程中企业办公室起到统筹全局的作用，公司运营时企业搜集与处理各类信息，确保信息的完整性，监督与管理基层部门的实际运转情况，协调处理各类问题，使得企业系统处于高速运转状态[2]。

2.新时期企业办公室行政管理的主要问题

2.1 管理理念落后

当前许多企业在开展精细化管理时，管理思想和方法上还存在缺陷，没有制订完善的规章制度对管理工作进行有效地管束和监督。 许多企业在管理方法的运用过程中， 仍然是采取传统的系统化管理方式， 各类管理工作效果并不理想， 进而降低了系统化管理工作的效率和质量，影响了企业的发展。

2.2管理方法单一

企业在发展过程中，已经逐渐形成了一套管理文化与制度，但也存在一些问题。 随着社会发展水平的日益提高，企业过于单一的管理模式，已经跟不上时代发展的步伐，单一的管理模式还会造成人员工作职责划分不明确，引发相互推诿等状况。 要创新企业内部管理手段，改变由于单一管理模式引发的国企办公室的一些管理问题，更好地适应外部环境变化，争取市场竞争的主动权，以此来提升企业整体管理效率[3]。

2.3行政管理人员缺少流动机会

对于现在很多企业而言，在办公室行政管理过程中存在的最后一个重要问题就是行政管理人员缺少流动的机会。当行政管理人员缺少流动机会，首先会导致管理人员无法获取流动信息，这对于管理工作的开展来说是十分不利的。行政管理人员如果一直只局限于办公室的工作，那么会导致他们的眼界局限于办公室内，而对整个国企的信息却不够了解，会影响管理质量的提升。其次，如果能够促进行政管理人员的流动，那么还能促使管理人员在流动的过程中获取各个部门的信用。从而促使行政管理人员在以后的管理工作中能够得到更好的配合，提升管理质量。最后，如果国企只将办公室行政管理人员局限于办公室内，那么会降低行政管理人员对自身的认同感，从而阻碍行政管理工作质量的提升。

3.新时期企业办公室行政管理问题的解决措施

3.1制定完善的信息化建设体系，提高工作效率

想要更好的提升企业办公室行政管理工作精细化管理水平，不断完善规范化，标准化，信息化建设，提高工作效率是很有必要的。在精细化管理过程中，不断完善规范化标准化信息化建设，能够提升行政管理人员在管理工作中收集信息的速度和质量，在获得更多更有效准确信息的过程中，行政管理人员的决策效率也会得到一个很好的提升。在促进信息化建设的发展的过程中，企业可以进行研发，并且可以聘请更多的信息化研究专家，不断加强信息化建设，并且提升信息化建设的质量和效率，这对于提升整个企业里的行政管理工作是有十分重要的作用的。并且在促进信息化建设的过程中，也要不断加强其规范化和标准化的建设，这也是十分重要的[4]。

3.2建立健全规章制度，确保工作的顺利开展

企业办公室行政管理工作开展过程中，需要先对管理制度进行完善，从制度层面着手降低工作失误的可能。具体来说，可以从以下几方面着手：第一，完善工作管理制度。通过制度进行强制约束，规范工作人员的行为，通过引入先进管理方法与制度，更新管理模式，与企业自身情况结合起来形成科学管理体系，提高办公室行政管理的实效性。第二，在办公室行政管理过程中明确工作人员岗位职责，避免出现工作交叉或覆盖不全的情况，影响到工作效率提升，还会出现懈怠。通过引入岗位责任制，将责任划分到具体个人，任何一个环节出现问题都可以找到责任人，提高工作人员的责任意识

[5]。第三，对办公室物资管理制度进行完善。对物资采购、保存及发放制度进行完善，避免保管不当出现浪费，提高各类资源的使用效率，有效控制办公成本，促进企业效益的提升。

3.3结合工作实际情况，落实人性化管理

企业办公室行政管理工作开展时，引入人性化管理方案在企业内部形成轻松和谐的氛围，员工可以在轻松氛围下提高工作效率。同时企业需要考虑实际情况，完善激励机制，实施科学管理措施，融合物质激励与精神奖励方式，在企业内部形成健康积极的氛围，而且办公室内部可以形成优良风气。切实发挥薪酬激励的作用，避免工作出现资历至上的情况，促进办公室行政管理工作效率提升，发挥自身作用，推动企业高效、健康发展。

3.4建立人才流动机制，提高人才使用效率

在不断提升企业办公室行政管理工作精细化管理水平的过程中，不断建立完善人才流动机制也是需要国企业不断落实的。不断完善人才流动机制能够真正提高人才的使用效率，促使人才能够在合适的岗位上发挥最大的价值，通过促使人才实现自身的价值提升整个企业的价值。企业可以建立企业内部的人才流动市场，促使有用的人才能够在企业内进行流动，减少人才外流。在这个过程中，也能将每位职员安排到合适的岗位中，措施企业内的员工能够在最适合自身的岗位上发挥最大的价值。企业还可以建立人才信息链，从员工的招聘，考核工作的开展，到最后的绩效薪酬管理，将这些信息都统一到人才信息链中，促使企业对每位人才有一个更深入地了解，提高人才使用效率。

结语

总而言之，新时期企业办公室行政管理在企业发展过程中起着重要作用，通过这项工作可以提高企业日常运行效率，提高企业运行质量，形成良好的社会口碑，达到推进企业可持续发展的目的。因此，企业办公室行政管理工作开展时要综合考虑各方面因素，制定合适的工作方案，切实发挥办公室的作用，旨在为类似研究提供借鉴。

参考文献：

[1]郝亚川. 提升企业办公室行政管理实效性的方法[J]. 现代企业,2021,(03):18-19.

[2]赵春梅. 如何在新形势下做好办公室行政管理工作[J]. 今日财富(中国知识产权),2020,(04):86-87.

[3]何平. 实现企业办公室行政管理精细化的思路与措施[J]. 办公室业务,2020,(06):6+20.

[4]尚鑫. 新时代如何做好企业办公室行政管理工作[J]. 现代企业,2019,(12):27-28.

[5]常树才. 提升企业办公室行政管理实效性的方法研究[J]. 企业改革与管理,2019,(14):39+41.