浅析电子招标在企业采购中的应用

浅析电子招标在企业采购中的应用

任敏

青岛市招标中心  山东青岛 266000

摘要：电子招标就是依托于信息技术和网络平台所衍生出来的一种新型招标形式。借助于电子招标，不仅可以扩大招标范围，提高采购效率，压缩采购成本，还可以帮助企业进一步优化供应链，对企业后续发展起非常积极的促进作用。本文首先针对电子招标进行了概述，之后分别针对其应用作用、应用方式以及应用建议进行了系统化探究，希望所提出的想法与建议能够为大家带来有价值的参考。

关键词：电子招标；企业采购；应用策略

引言：电子招标既是信息时代的产物，也是应社会发展需求而生。其诞生与应用给招投标方面带来更多的机遇与选择，不论对于企业发展还是社会经济建设都具有非常重要的意义。因此，企业应当结合自身采购业务需求积极引进电子招投模式，在提高采购工作质效的同时，为企业节省大量采购成本，从而实现资源的高效利用与合理分配，为企业可持续发展提供助力。
一、电子招标概述

所谓电子招标，是指在招标活动中，招投标双以方均依托于信息技术和网络平台，以电子标书、电子签名、数学证书加密等形式取代传统低质文件形式完成整个招标活动。近几年来，电子招标已经企业采购环节中，拥有越来越高的使用率，并且积累了很多宝贵经验，进一步推动了电子招标的成熟与完善[1]。
二、电子招标在企业物资采购中的作用
（一）规范招投标活动流程

当企业采用电子招投标形式时，需要依托于电子招投标平台完成每一项操作，而电子招投标平台又是按照国家相关法律规定制订的招投标流程。而企业当前中的采购人员需要按照电子招投标平台上所设定的招标流程进行操作，这就意味着招投标工作的规范性、标准化程度、公开透明性以及公平性均可以得到有力保障，从源头上减少了暗箱操作、以权谋私等不良行为。
（二）提高招投标工作效率

当企业采用纸质化办公形式开展招投标工作时，存在一些弊端问题。例如需要由专职人员负责招标文件的收集与保管，不仅加大了人力成本，还在很大程度上降低了工作效率，还在无形之中加大了人为失误、工程失职的可能性。当采用电子招标开展企业采购工作时，大量工作都是采用电子化方式完成。这样一来，不仅大幅减少了工作人员数量，很多工作环节还突破了时间、空间上的界限，使得招投标审批、审核效率获得显著提升，还使人为差错率得到有效控制[2]。
（三）降低企业采购成本

企业采用电子招标进行采购，不仅可能大幅降低人力成本与时间成本，还可以借助网络优势扩大采购范围，为企业选择优质供应商提供更多选择。比如本地供应商如果产品供货价较高，或者供应数量不足，采购人员便可以采用电子招标从周边地区进行采购。这样一来，便可以同时兼顾到产品质量、采购价值、供货时间等多种采购需求。

三、电子招标在企业物资采购中的应用体现
（一）打造电子招标采购平台

由于电子招标主要依托于网络信息技术。因此，有必要按照国家相关制订规定以及企业招标工作要求，打造一个网络信息平台。在系统设计过程中，需要设置供应商信息查询、产品价格查询、电子采购流程、招标合同签署等功能模块，确保采购人员与供应商可以借助此平台可以完成整个招标活动。另外，在进行系统设计时，有必要借助大数据分析技术，帮助采购人员完成优质应供商的前期筛选，确保最终采购到物美价廉、性价比高的优质产品，并且找到讲求诚信，力求长期合作的优质供应商[3]。
（二）规范电子招标采购流程

企业在应用电子招标开展采购工作时，应当在结合企业自身的组织架构、采购签批流程等因素，电子招标采购平台上设置一套系统完善的采购流程，还要明确各个工作节点的职责权限与执行规范，确保整个采购工作的高效开展。比如在企业内部，针对各职能部门的申请采购时间做出明确规定。确保在此时间段内，以部门为单位在电子招标采购平台上提交采购申请。在一份采购申请当中，主要包含产品名称、采购数量、需求时间、质量要求等必要信息，由部门负责人审核无误后进行提交。当采购人员通过电子招标采购平台接收到来自于各部门的采购申请之后，首先针对所有采购申请内容进行整合与分类，并且完成采购计划的编制。此后，便可以利用电子招标采购平台，开展统一招标、供应商洽谈与选定、签署电子采购协议等工作，确保能够保质保量的完成采购工作，满足各部门采购需求[4]。
（三）强化电子招投标推广应用

在企业当中推广应用用电子招标时，难免会遇一些阻碍问题。对此，需要企业在引进电子招标的过程中，做好各项前期准备工作，夯实基础，为后续工作的顺利开展创造有利条件。对此，笔者结合以往的电子招标实践经验，提出以下几点那就：首先，实现集约化管理。对此，一方面需要企业明确引进电子招标的目标，那就是通过资源共享，降低采购成本。另一方面，参考《电子招标投标办法》的基本框架，给企业自身情况制订电子招标管理制度，规范各项工作的标准，在企业内部形成统一目标，统一思想，力争通过电子招标平台的动作，实现集约化规模化效应；其次，广泛征集优秀供应商。只有优先建立起供应商资源库，才能从中进行优选，与优质供应商达到长期合作协议，进而争取到最具优势的采购价格，为后续开展售后服务、产品升级服务提供创造有利条件，切实提高招标工作质量

[5]。

（四）加大信息安全管理力度

对于电子招标工作而言，虽然依托于网络信息技术提高了工作效率，但同时也带来了网络信息安全管理需求。对此，需要在构建电子招标平台初期，便奠定打造安全可靠交易平台这一基调。电子招标平台设计人员既要保证模块设置的完善性与合理性，流程规划的高效性与实用性，也可充分保障系统信息的安全性。只有这样，才能确保电子招标平台的高效、稳定运行。比如结合系统登陆人员所属部门、职位层级、岗位性质等方面对其应用权限进行合理设定。比如只有采购人员、审计人员以及主管领导，才拥有供应商信息、供货价格的查询权限；另外，还要做好身份识别、安全防护、数据备份、数据恢复等功能设置，一旦发生网络病毒、黑客攻击等事件，可以最大限度挽回损失，避免企业遭受更大的损失。最后，企业要面向全体员工开展相关业务培训，提高大家的信息安全意识；必要时，可以与一些特殊岗位人员签订保密协议，推行奖惩措施，或者将信息安全工作纳入到个人绩效考核体系当中，督促相关人员加强自我约定，为重要信息提供安全保障[6]。

结语：电子招标与传统招标方式引比，不仅打破了时间与空间上的屏障，还具有更强的信息透明度，可以有效保证招标工作的公正性、公开性与公平性，对于提高招标效率与供应商质量具有非常重要的保障作用。但是，需要企业基于对电子招标工作的重视，构建电子招标平台，配备相应的技术人才，并且针对原有的采购制度、采购流程、信息安全管理规定进行相应的调整，方可发挥出电子招标在提升采购质效、节约采购成本方面的优势价值。

参考文献：

[1]生锋.浅谈电子招标在企业采购中的应用[J].中国物流与采购,2020(21):34-35.

[2]李晓阳.电子招标条件下的企业采购[J].现代营销(信息版),2020(05):228-229.

[3]郝丰斐.企业招标采购实践与展望初探[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2019(12):16-17.

[4]万晓曦.企业招标采购管理信息化的探索[J].中国建设信息化,2018(18):16-20.

[5]李雪,张红启.“互联网+”下如何做好电子招标工作[J].中国招标,2018(02):22-25.

[6]武文卿.“互联网+”促招标采购与时俱进[J].中国招标,2015(43):4-6.