大数据时代下企业档案管理工作的创新研究

大数据时代下企业档案管理工作的创新研究

温娜

单位：国家电投集团宁夏能源铝业中卫新能源有限公司

省市：宁夏中卫市沙坡头区文昌镇国家电投中卫生产运营中心

邮编:755000

摘要：信息技术的背景下，大数据已经发展成为有效的生产力，可促进企业核心竞争力的提高。纵观企业管理系统，档案管理是主要构成部分，能够为相关经营决策提供可靠依据。企业档案如实、全面地记载了企业从成立到发展中相关生产、经营与管理等业务，且呈现出不同时期经验、战略目标及方向，是企业管理系统的重点。目前，企业档案资源来源及构成日益多样化，灵活性较为明显，管理难度较大。随着大数据时代的到来，引入了各种尖端科技，为企业档案管理营造了优质的环境，其践行势在必行。在这样的大环境下，档案的载体需要得到改变，从传统的纸质载体向电子化、数字化、信息化载体转换。

关键词：大数据时代；企业档案；管理工作；创新研究

引言

随着互联网、物联网等网络应用的快速发展，云计算、数据挖掘等技术的迅速崛起，各项数据呈现出日益增长的趋势，并且增长的速度也非常快，这也使得数据的类型、结构变得更加丰富和复杂，人们的生活、学习、工作进入了大数据时代。在这一大背景下，面对竞争激烈、形式多变的市场，企业对信息资源的开发和利用在其赢得竞争、健康发展的过程中占据了更重要的地位。因此，企业应转变、优化之前的档案管理模式，推进档案信息化建设，从而提高档案管理工作效率，提高企业效益。

1大数据时代对企业档案管理的影响

受社会经济以及国家政策的影响，再加上有序、稳定的经济市场环境支撑，我国企业得以迅速发展，数量与规模日益拓展，且档案信息数据级别与指数随之提高，档案管理开发价值越来越大，并因此面临着更多严峻的挑战。随着大数据时代的到来，企业档案管理实现了较好的发展，收录方式、业务流程及服务结构等方面日益优化。同时，档案的电子化建设，使得收录的信息变得更加的多元，覆盖了视频、音频等，同时还能够通过互联网共享的方法，促进查询、利用等相关服务水平的提高，确保档案资源价值的展现，并促进档案管理工作效率的提升，节省了人力、物力与财力等投入。同时，随着大数据技术的持续发展，相关功能配套日益完善，实现了开发利用可视化、数据挖掘、预测性分析、语义引擎等，为企业经营管理决策提供可靠依据，有利于其可持续健康发展。在这一形势下，企业档案管理实现了较好的发展，但也需要应对相应的挑战，体现在信息安全以及人员专业能力等相关方面，通过对网络传输大数据的应用，会导致企业部分档案信息处在开放性较强的环境之中，其中关系到保密文件、隐私信息等极有可能被恶意侵扰，导致企业面临巨大的损失。大数据时代下，企业档案管理迅速发展，运用了大量尖端科技，进而需要相关工作人员具备更强的专业素养。

2企业档案管理大数据分析技术在实际操作中存在的问题

2.1成本控制问题

在利用大数据分析技术时，一般都需要依靠运算工具，尤其是针对较为复杂的档案信息展开数据分析时，企业很难控制对科技成本的投入。对此，从企业成本控制角度来看，则必须减少对高质量档案信息的成本投入，为了获得更好的成本控制效果，则需要利用大数据工具，采用大数据分析技术，进而在减少企业成本投入的同时，获得理想的经济利润。

2.2时效性有待加强

目前，大数据技术具有较强的动态性特点，所以在针对档案数据信息进行分析时，必须对这一特点充分了解，而这也对数据分析工作提出了更加严格的要求，要加强信息处理速度和处理能力。同时，在大数据分析应用过程中，还需要加强处理能力来应对不断变化的档案数据，从而提高数据信息的时效性。如果企业档案信息处理时效性不强，就会对企业档案管理活动中的大数据分析工作带来一定的牵制作用，在数据建模期间，要保证其高度的灵活性和敏感度，从而确保建模优势得到充分发挥。

3大数据时代促进企业档案发展的措施

3.1人才保证：培养适应大数据信息化的档案管理人才

大数据背景下，现代化信息技术高度发展，传统档案管理模式也随之改变。面对这一形势，档案管理理论、方法、模式革新成为了必然趋势。引入最新信息技术，档案管理中收集资料、检索信息、保存资料、传递资源等均能够在计算机专业设备中高效率完成。对此，企业档案管理人员应真正意识到电子档案资源特性，并牢固掌握计算机操作技能，灵活运用先进系统与技术，实现高效率、高水准工作。同时，企业也应意识到这一点，积极组织开展档案人员培训活动，培训内容主要包括信息工程、计算机操作技能、网络安全防御方法等，进一步强化专业素养，积极迎合新时代背景下岗位要求。另外，注重强化档案管理人员综合素质，组织定期深入学习、掌握同档案管理相关的法律法规知识，在岗位上能够做到明大德、严公德、守私德，认真负责地开展好相关工作，扎实推进档案管理信息化工作开展。

3.2建立规范体系，完善管理制度

如何管理电子档案是企业面临的挑战，也是企业在建设信息化档案中需要解决的问题。首先，企业可以将纸质版档案转化为电子档案进行集中的管理，切记不要在这一流程耗费过多的时间。其次，企业应该结合国家规范与自身实际建立统一的标准、规范的体系，包括材料归档范围、信息保管期限、文件审批上报等，从而加强对电子档案的管理。如果一个企业在信息化档案建设的过程中缺乏标准和规范，那么就会导致软件开发产生变故、双方合作出现分歧等问题，这时就只能找专业的团队完善档案管理信息系统，既浪费了时间，也带来了经济损失。再次，企业要利用先进的技术手段开发出符合当下发展和未来发展的档案信息管理系统，并确保这一系统与其他业务系统有着紧密的联系，从而做好前期的管控工作，确保后期各系统能够及时地更新、传递数据。最后，企业在建设信息化档案的过程中应将管理和分析有机结合，从而对数据进行更加合理的收集与汇总，留下有价值的信息，转化为资源信息，剔除掉无用的信息，这样才能进一步确保数据信息的准确性和真实性。

结语

在大数据时代下，企业档案管理工作迎来了新的机遇与挑战，不断引入大数据技术成为目前档案管理工作发展的新方向。企业档案管理部门需要不断探索，创新出适合自身的管理模式，对传统的档案工作进行管理，同时不断加大对大数据的分析建设能力，整合资源，创新服务模式，制定科学合理的方式，提升人员的素质。

参考文献

[1]　邓东.大数据时代企业档案管理发展的机遇和挑战[J].机电兵船档案,2021(04).

[2]　关宏玉.大数据时代企业档案管理的机遇与挑战[J].云南档案,2020(06).