加强科技档案管理的合理途径

加强科技档案管理的合理途径

马丽

通号工程局集团有限公司天津分公司  天津  300251 

摘要：众所周知，科技档案是人们在从事科学研究、生产技术和基本建设等多行业活动中留下的真实材料，凝结着无数科研工作者和建设者的智慧和心血，科技档案管理工作不仅是整理科技档案内容，更是见证科技发展的历程。那些密密麻麻的科研数据，那一页页手工撰写的科技文件，那一幅幅精心设计的蓝图，无不体现着科技档案的社会价值。本文对加强科技档案管理的合理途径进行探讨。

关键词：科技档案；管理；合理途径

一、科技档案特点的表现形式

1.实用价值

科研档案管理工作的主要任务并不是保管和存放，而是如何让科技档案体现更多的实用价值。科技档案集中反映了科技活动的全过程，其内容的准确性与完整性要求更高，如果出现档案信息失真现象，将会严重影响后续科研开展和为后续科技活动提供参考的价值。因此，我们在整理科技档案资料时，要高度重视科技档案的实用特点，核查好档案编号和立卷分类，并在科技档案有了新的突破后及时更新原有资料。企事业单位在攻克某个科技项目并成功运用新技术或是完成某项重大工程时，应在科技档案中明确记载，彰显科技档案的实用价值。

2.专业产物

科技档案涉及到很多专业领域的技术研究成果，是人们在科学技术、生产技术、基本建设等活动的专业产物，其来源较为广泛，内容纷繁复杂，从科技档案资料中我们能分析并预见到科技发展的新方向和前景。每个行业的档案都体现出了各自明显的特征，科技档案更是集中体现了各专业领域科研的发展力量及取得的可喜佳绩。因此，专业产物是科技档案特点的重要表现。科技档案管理规章制度的设定，归档目录的规划，汇总数据的分析等档案管理内容，都是在科技档案专业产物管理的基础上展开的一系列活动。

3.多种载体

科技档案管理内容与企事业单位常规档案管理内容有着显著的区别。常规档案管理内容主要是文件、图片、影像等资料的立卷归档，而科技档案管理内容具有多种载体形式，不仅包含了常规档案管理内容，还记录了科研项目从无到有的全过程。故此，科技档案载体较为丰富，图片、声音、影像、文字、图表、数据库等载体保存了大量的科研资料，为科学技术的发展提供诸多助力。这些载体形式也成为了科技档案特点的主要表现之一，是科学技术研究成果的重要组成部分。

二、科技档案管理工作的主要目标

1.整合档案资源配置

我国已经进入了社会主义发展的新阶段，打开了全新的百年篇章，在新形势下，企事业单位的经济发展形态和社会价值体现也有了更为丰富的内涵，我们应把目光聚焦在科技行业多元化发展背景下，思考档案资源管理工作如何开展。各种新兴科技行业纷纷入市，科技档案类目增加，档案资源配置多样，科技档案管理工作不再仅是管理档案，国家经济发展赋予了科技档案管理工作更多的任务和更高的目标。因此，我们要顺应时代发展需求，深度挖掘科技档案资源的利用价值，依法依规地开展科技档案资源服务工作，积极宣传相关法律法规，扩展科技档案服务范围，把被动的保管科技档案资源转变为主动的收集科技档案资源。在规定允许范围之内，适当延长科技档案保管年限，便于科研项目研究数据的多年限对比工作。以科技项目研究为主的企事业单位，更应踏实做好科技档案管理工作，不断整合多样化的档案资源配置，积极运用现代化信息技术，通过科学有效的归档方式，打造查询便利、服务精准的科技档案服务工作。

2.构建安全防护体系

科技档案资料的保密等级较高，尤其是一些科技行业重点项目的研究和创新产品的研发数据，是我国科技发展的宝贵财富。确保科技档案资源安全是科技档案管理工作的重要目标，也是保护科技成果不被窃取的关键手段。企事业单位科技档案服务逐步走向开放化与共享化的今天，我们如何在保障科技档案安全的前提下，实现科技档案服务价值最大化呢？这就需要我们科技档案管理工作人员积极构建档案安全防护体系，完善三级档案资源防护管理制度，有权限开放科技档案资源，引入先进的信息技术及防病毒防黑客系统，从内到外的搭建好档案安全防护网。企事业单位的每个职工也要将档案安全工作纳入到绩效考核指标之内，做到全员参与，整体防护，把可能出现的安全风险扼杀在萌芽之中。不定期地修补安全漏洞，升级安全信息防护系统，全单位上下形成良好的安全防护意识，运用相关法律法规约束档案管理保密制度的执行，协调好“安全”与“共享”之间的关系。

三、加强科技档案管理工作的合理途径

1.树立档案服务意识

科技档案管理主要的作用就是给科学技术活动提供良好的服务，给企事业单位提供完善的科技信息，以确保各项科研活动及科技成果推广工作得以有序开展。在未来的科技档案管理实践中，我们科技档案管理人员应该意识到科技档案所应发挥的重要作用。一方面应该进行必要的服务意识培养，提升管理人员的服务质量；另一方面应该重视客户的需求，积极改变服务方式。在科技档案管理实践中，还应积极运用先进的管理手段，确保科技档案管理能够满足用户的实际需要。

2.创新档案管理制度

科技档案管理不仅仅是收集、整理和保管科技文件资料的简单过程，具体还应包括对科技档案的形成、积累和对归档业务进行指导，对归档的科技档案进行再利用等方面的内容。各归档单位应根据《档案法》和《科学技术档案工作条例》等有关法律规定，结合自身的科研性质，制定适合本单位特点的科技档案管理办法，办法中应包括归档、保管、查阅、编研等内容。随时了解和掌握科技档案工作发展动态，超前控制，主动出击，为科技档案信息资源的开发利用创造条件。

3.提升信息管理水平

科技档案资源管理工作人员需要具备较高的专业知识与综合素质水平，这对于科技创新档案管理会产生重要的影响。如果科技档案管理人员的整体素质低下，将会导致档案资源信息的使用效率大大降低。当前我国大数据信息技术的不断应用与创新，在科技档案管理工作中也必将被广泛应用。针对这一发展形势，科技档案管理工作人员需要全面掌握相关科技档案管理的专业知识与相关规范规定，合理利用科学技术的进步促进信息化管理水平的提高。

4.加强现代化人才培养
　　随着信息科技的发展，现代化人才是各项部门的紧缺资源。科技档案管理工作现代化的发展同样需要相关人才的支持。关于现代化人才培养，其一要进行内部培养，首先对内部人才结构进行优化，定期开展信息化科技档案管理知识讲座，并进行定期考核。其次，要引进新力量，为团队注入新气息，以提高工作积极性，期间要注重对新生力量各方面素质的考核，在进行规范化管理的同时，注重团队交流，以不断优化工作方法。最后，要注重对科技档案管理的社会宣传，吸引社会中优秀的现代化人才，以全面优化人员结构。其二，要优化人力资源管理制度，注重对人才潜在价值的开发与利用，期间可加强各单位之间的沟通，以培养人员创新意识。同时还要注重培养档案管理人员的素质，使其充分认识到自身的价值，并为科研生产提供更好的服务。

结束语

综上所述，当前我国正处于科技高速发展时期，不乏对于档案管理工作的理论研究，在实践过程中也取得了一定成效，但与一些发达国家相比还存在一定差距。因此，我们要扎实运用信息化管理手段，提高科技档案管理人员素质，创新管理模式，实现科技档案的现代化管理。

参考文献

[1]张斌,徐拥军.我国科技档案管理体制机制建设的政策建议[J].档案学研究,2016(03).

[2]赫轰.信息化时代科技档案管理的创新研究[J].信息记录材料,2019(02).