关于知识管理对现代企业档案管理的要求探析

关于知识管理对现代企业档案管理的要求探析

庞淦珊

广西省南宁农工商集团有限责任公司  530021

摘要：在档案管理工作的发展进程中已经经历了从纸质化向电子化的重要发展历程，这种转变为许多企业的管理工作带来了一定的挑战性，不仅需要管理者具备先进的管理理念和方法，还需要保障管理模式与企业的发展需要之间形成有效结合，通过提升应用效率、降低管理成本的方式强化档案管理工作的价值。系统性介绍知识管理技术的概念，并结合现代企业档案管理工作的不足，详细分析知识管理技术对现代企业档案管理的重要要求。

关键词：知识管理；现代企业；档案管理

引言：

在信息化时代的背景之下，企业产生的档案资源体量也在进一步攀升，这些资源信息的实用价值较高，需要有专门的管理人员采用具有创新性的方式来推动档案资源的应用，帮助企业建立科学、规范的管理模式，这也是企业在内部转型过程中必须要经历的环节之一。

一、知识管理技术的概念

知识管理技术是指利用现代化的信息手段对知识进行获取、整合、应用等过程，且在这个过程当中能够有效实现知识的累积，你便语音在对应的管理等工作过程当中能够实现质量提升和方法创新等。知识管理技术在目前许多企业管理过程当中都在逐渐尝试并发挥效用，特别是在企业的档案和资源等方面管理体系当中具有十分重要的作用，可以更好地帮助企业发现不同管理资源之间的联系性，发挥企业资源的优势性作用，不断提升管理工作的现代信息化水平，建立一套规范且科学的企业内部信息管理工作模式。

二、现代企业档案管理中存在的不足

（一）信息化水平低

在现代企业经营规模不断扩大化发展的背景之下，企业的档案管理信息流也在逐渐增加，采用传统的纸质化管理模式，在效率、质量和体量等方面都有明显的不足，特别是在跨区域、跨时间的应用过程中会有很多不便。不同企业在档案管理工作的开展水平明显还存在一定的区别，落后的管理手段相较于先进的信息化模式呈现出了一定的不适配情况，特别是在信息化时代的影响之下，更多的资源、档案等都是以电子化的方式存在，必须要积极思考纸质与电子之间的结合、转换才能够帮助企业更好地实现管理与发展。部分企业在档案管理的过程中，没有对不同类型的档案信息进行分类管理，许多新产生的电子文件没有及时留存备份，可能会随意删除、信息缺失的问题，对于企业的档案信息资源会造成一定的影响。

（二）管理体系不强

由于企业的档案信息资源与不同的部门、人员都存在关联，必须要有一套完善的管理处置流程才能够保证管理效率和质量，但目前许多企业在工作当中仍然有明显的不足，档案管理过于封闭、分散，在实际使用的过程中无法较好的明确档案信息之间的联系性。一些企业内没有专门的档案管理负责人员，不同的业务部门各自保存相应的档案资料，而由于信息流通的不顺畅问题，档案信息的核心作用不能得到较好的发挥，管理人员对于企业的信息情况不能形成充分的了解，可能会在无形当中造成一部分档案资料的丢失。档案资源的共享性可以较好地排除分散管理带来的影响，广而精则是档案管理工作的重难点之一，对于企业的管理认识和工作人员的专业度等提出了较高的要求。

三、知识管理对现代企业档案管理的要求分析

（一）完善档案收集

在企业的档案管理工作当中，基础资源的收集的影响管理水平的重要前提，必须要有专门的部门或人员负责完成信息的手机工作，确保知识管理技术能够实现有效应用。首先，企业档案信息的来源必须要保证广泛且全面，不同的业务部门在实际工作中必须要能够对资源信息进行初步保留，并把电子版的文件资料经由专门的管理部门进行保管，形成科学的工作流程和管理制度。其次，由于企业档案信息的体量较大，在实际工作过程中必须要重视对其进行初步分类和按期排序，为后续的查询、应用等提供的便利。按照档案管理工作的规范制度，与企业议程、规划相关的资料内容需要进行积累和归档，按照年度排序整理，而与任务、业务等相关的内容则需要及时与相关部门形成同步，不断提升档案信息来源广泛度和应用的条理性。

（二）重视知识产权

在企业的经营与发展过程中会产生许多有利于提升企业核心竞争力的相关档案资料，特别是一些凭证信息具有法律效力，在存储与应用的过程中必须按照其规定进行完整的保留，避免由于部分信息缺失而造成企业正常权益的损失问题。针对一些具有研发、创新性的企业档案资料，必须要形成持续性地跟踪保留，及时对其进行知识产权方面的更新优化，确保知识管理工作能够成为保障企业合法权益的重要武器。在企业之间发生知识产权方面的纠纷矛盾时，完整的资料发展流程可以形成有力的证据支持，同时也可以及时向同行业的其他恶意竞争企业进行索赔，避免产生不必要的损失与风险。针对知识产权档案资料的管理与利用必须要有一定的安全等级意识，按照分级管理的方式保存，防止信息随意更改和其他问题。

（三）创新管理思路

由于知识管理效能的发挥和知识信息的手机、整合与应用之间有十分密切的联系，其中不同环节上的创新则成了目前企业档案管理优化发展的重要思路。在信息化时代的影响之下，企业档案的知识管理方法必须要能够形成持续性的创新和发展，以便于可以把档案资源转变为能够促进企业经济发展和产业升级的重要推动力。知识经济是一种在形式、应用等方面存在较大差异的模式，在管理的过程中需要能够把其和企业的发展需求之间结合在一起，使其能够成为以知识和创新驱动发展的全新莫欧式。在知识经济的体系当中，持续性和创新性的其重要的优势发挥基础，要求企业的管理人员在理念上具有一定的先进性，通过前瞻规划来保证企业档案管理的有效性，积极融合网络手段、OA系统等帮助企业的档案管理进行交互、留存。

四、结束语

总之，企业的档案管理工作是反映企业经营工作的重要手段，其中的许多资料都承载着企业发展扩大的历史进程，特别是其中具有知识产权、企业文化的相关内容十分重要，必须要能够通过现代化、信息化和知识化的方式进行分类管理与高效利用，确保企业能够在顺应时代转型发展的过程中获得更多的核心竞争力。

参考文献：

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