房屋鉴定检测档案管理和档案信息研究

房屋鉴定检测档案管理和档案信息研究

刘永帅,黄端阳

湘潭市建筑设计院集团有限公司 湖南省湘潭市411100

摘要：档案资料作为鉴定项目最终的记录，在档案形成的过程中把好每一关就尤为显得重要，环环相扣，不能脱勾，工作要有连续性，只有具备良好的过程，才能达到满意的效果。如鉴定项目分配书的初衷就是加强对鉴定项目的管理，提高工作效率，使鉴定项目在最快的时间内完成。完整的档案程序化管理，促进鉴定工作管理的规范化。

关键词：房屋鉴定检测；档案管理；档案信息

前言

随着人们现代生活质量的提高，对房屋质量的要求标准也越来越高了。我国房屋鉴定检测机构在市场和政策的推动下发展迅猛，激烈的市场竞争对鉴定检测机构的管理经营提出了更高要求，房屋鉴定检测档案越发重要，也促使档案管理工作日益得到重视。然而，迅速发展的鉴定检测行业绝大多数是民营企业，这些企业在追求利益的同时往往忽视档案管理工作，档案管理形同虚设。

1房屋鉴定检测机构档案管理现状

鉴定检测行业档案管理工作缺乏主管部门的指引和监管，没有成型的档案标准和管理模式，档案管理滞后，档案工作常常被边缘化。

1.1档案基础工作薄弱

房屋鉴定检测机构未配备专职档案人员，档案多由办公室代为保管，缺乏基本的知识、技能和专业档案管理素养，档案管理仅限于接收、保管和借阅，档案工作较被动。档案室基础设施配置差，库房设备未能及时更新，柜体老化，档案室面积小，无法实现有效的防火、防水、防虫，档案存储环境堪忧。档案工作方式还是传统的手工操作、手工检索，不仅费时费力，还容易出错。

1.2人员档案意识差

公司人员往往“重技术，轻档案管理”，归档意识差，技术人员常将报告发放作为项目结束而不是报告档案的归档。档案管理人员没有深刻理解档案管理背后的内涵和意义，对自身要求偏低，管理档案全凭个人想法，随意性较大。

1.3未形成有效的档案管理运行机制

房屋鉴定检测机构档案管理工作未能参与到公司各业务流程中，档案工作长期处在末端环节，档案工作不能提供有效服务。未制订档案工作指导性文件，档案管理流程和方法未能形成文字固化下来，档案管理标准化、规范化程度低。

1.4档案信息化程度低

随着大数据时代到来，鉴定检测档案的载体种类日益增多，出现了大量的电子文档、照片、声像等形式。而当前档案管理模式只是纸质载体的存储、查询和利用，且无科学的管理方法，无法对档案信息作为一个数据集合体进行管理和统计，信息提取困难，信息利用效率低下，还存在档案安全性和完整性问题。档案管理工作严重滞后于鉴定检测机构业务发展。

2实现鉴定项目档案管理标准化的要素

鉴定项目的档案资料，不仅需要有建筑、结构、材料、地质、测量、测试等各种专业知识，需要集房屋历史、现状、损坏程度及趋势等多项因素作出综合判断，是一项专业性很强的工作，从资料的收集→整理→建立完整的鉴定档案，必须要对项目鉴定过程进行规范，参照项目鉴定过程制定鉴定项目档案标准化的模式，使档案管理工作进入一个有序的过程。第一、准确规定项目鉴定程序实现鉴定项目的档案资料标准化，必须从项目鉴定程序的规定化标准化做起。按照严格的项目鉴定程序得出的资料本身就带有规范性，对不同类型鉴定项目的鉴定程序进行严格的规范化划分，对实现鉴定项目的档案资料的标准化是十分必要的。第二、准确规定鉴定项目的归档内容实现鉴定项目的档案资料的标准化，必须准确规定鉴定项目归档内容，每位合格从业人员必须清楚，归档资料搜集的过程包含着项目鉴定程序的检查，按鉴定项目的归档内容搜集资料其过程体现了管理制度的严谨，对实现鉴定项目的档案资料的标准化是必须的，如下列档案内容：

2.1办理房屋安全鉴定委托书

房屋安全鉴定委托书是一种法律凭证，应该体现内容标准、简明易懂、公平公正。在填写委托书时要根据委托方的要求详细填写，尤其对鉴定的目的、范围和内容（包括检测、测量及其它）要填写清楚。

2.2填写鉴定项目分配书

鉴定项目分配书要明确项目负责人及协助人员，鉴定内容、鉴定时间。

2.3鉴定人所需的由委托方提供的有关资料的复印件及存留手续

一般有房屋的图纸、地质勘察报告、施工时间技术资料、房屋的历史和现状。项目鉴定负责人要根据有关资料提出疑点记录等。

2.4编制鉴定方案

根据所需检测项目编制鉴定方案。组织相关仪器设备。

2.5现场查勘检测记录

鉴定项目现场查勘记录、检测数据、图表照片、检测报告、计算验算等。

2.6出具房屋安全鉴定报告

房屋安全鉴定，在初步调查、详细调查、内部作业、最终形成鉴定报告，鉴定报告流转程序，序定文书通过鉴定主拟人（一般为主鉴人）拟稿、鉴定参与人复核（非主鉴人拟稿，必须主鉴人复核）、鉴定审核人（一般为总工程师）审核、分管所长审定（签发）形成最终的鉴定报告；鉴定报告通过；办公室排版、套红、签字、盖章及装袋发放给委托人。其鉴定结论：客观、公正、科学、合理。

2.7电子文档

为了更长久的保存鉴定项目，其相关材料制作成光盘，以便永久保存在档案中。

3鉴定项目档案应实现程序化管理

3.1档案程序化管理势在必行

随着鉴定工作数量的不断增加，对建立起来系统化、程序化的管理机制，使鉴定项目档案管理由繁杂变为简捷。因为程序化管理是实现档案管理现代化的标志。

3.2确立立卷归档原则，推进档案程序化管理

立卷组合的无序是实现档案资料标准化和档案程序化管理的最大阻碍。实现档案程序化就是要实现档案完整和有效利用规范支持主业工作。立卷归档原则要注意三点：一是要准确把握文件立卷归档的时效性；完成项目鉴定后，要及时予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是要明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工；注意区分文件与资料，特别是注意区分在内容、形式和作用等方面都是有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析。三是要注意有效地维护资料的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住相关资料的入口关。不该归档的文件不致混入，应归档文件不致散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料放在一个标题下。保持同一问题的完整性，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的程序化管理奠定坚实的工作基础。

3.3建立相关的档案管理制度，使鉴定项目档案管理程序化

鉴定项目完成后，要及时对项目鉴定过程中形成的全部资料（包括直接形成的具有保存价值的文字、图表、影像等各种载体的文件材料）移交给档案管理人员，由档案管理人员将这些资料整理后，按照档案组卷要求进行立卷归档。认真执行档案管理制度，以确保档案管理程序化。鉴定项目技术档案由专人、专柜进行管理。鉴定报告与原始记录不得随意复制，应将每宗鉴定档案资料进行全面系统性收集、整理、编号、保管，要严守保密制度，不得泄露本单位及受检单位的机密，做好防火、防盗、防虫工作，以防档案资料损坏。

结束语

综上所述，房屋安全鉴定项目档案管理是一件很严谨的工作，工作量大、专业性强，可以说是默默无闻的工作，要有耐心、细心、责任心。提高档案管理水平必须做到多而不乱，条理清晰。做好鉴定项目档案管理，要熟悉房屋安全鉴定程序，要参与房屋安全鉴定管理，以档案资料标准化，促进档案程序化管理，实现房屋安全鉴定工作的规范化。

参考文献：

[1]施松绘.以信息化建设为突破口创新档案信息服务机制[J].城建档案，2021

[2]王向女，许雅炘.人工智能视角下档案信息服务变革的反思[J].档案，2020