从档案审核谈干部人事档案的规范化管理分析

从档案审核谈干部人事档案的规范化管理分析

杨秋苑

广东省惠州市惠港中学  广东惠州  516000

摘要：干部人事档案中详细记载着干部参与政治工作过程中的个人履历、工作表现、品德作风、工作业绩等重要信息，是干部个人成长经历的回顾，也是考察以及选拔干部时重要的参考依据。但是档案在审核过程中因为一些原因出现问题，降低了干部人事档案的管理效率，因此，目前需要采取合理措施对管理工作加强规范。本文先对干部人事档案审核出现问题的原因进行分析，探讨了加强干部人事档案的规范化管理的具体措施，希望能够为相关研究提供借鉴和参考。

关键词：档案审核；干部人事档案；规范化管理

干部人事档案审核属于干部人事档案管理工作中的重要组成内容，对干部人事档案的真实性与可靠性产生决定作用。在新时代背景下，需要对干部人事档案审核工作严格规范，提高干部人事档案的管理水平，使干部人事档案最大限度地发挥价值，对于现阶段的干部人事档案工作具有重要意义。

一、干部人事档案审核出现问题的原因

（一）干部自身档案意识薄弱

一方面，干部自身没有对干部人事档案的重要性形成正确认识。多数干部在填写人事文件时，并不清楚文件后续需要进行存档处理，也不了解文件对日后的就业、工龄计算等问题产生影响。因此，干部填写信息时对于不确定的信息没有进行查证，导致文件信息出现偏差。比如，多数人在填写曾用名信息的时候，对曾用名的含义产生误解，将自己儿时的小名当作曾用名填写。另一方面，干部自身没有真正了解破坏干部人事档案真实性带来的后果。部分干部为了使信息符合当前政策，故意填错信息或修改为不实信息，使人事档案不再具有真实性和可靠性，失去参考价值。人事档案中填写的信息需要有原始材料证明。虽然一些干部能够通过填错信息或修改信息达到个人目的，但是不实信息缺少原始材料证明，使得档案违背真实性和原始性原则。在档案审核过程中，如果出现以上问题，需要进行重新认定，情况严重的则需要追究责任[1]。

（二）文件形成部门档案意识薄弱

干部人事档案中的内容主要涉及到干部个人履历、工作表现、品德作风、工作业绩等内容，但档案是在从事组织活动时产生的。干部人事档案是由最开始的文件形式后来形成档案，在形成档案的过程中，文件形成部门只重视文件环节，对档案环节没有给予充分重视，这是干部人事档案审核出现问题的直接因素。文件形成部门没有向干部强调清楚文件填写规范以及文件需要归档处理，也没有仔细审核干部填写的文件信息是否规范。

（三）档案管理人员专业素养不够

干部人事档案管理工作难度较高，对管理人员的档案专业水平的要求较高。干部人事档案内容繁杂，存在较大的时间跨度，管理人员过多导致档案质量参差不齐，因此，档案管理人员需要具备扎实的档案专业知识，也需要形成较强的档案意识。目前的干部人事档案管理工作中，多数单位的档案管理人员并不专业，主要是由人事部门管理，人员没有档案专业相关教育背景，除了档案管理还有很多其他工作任务，在干部人事档案管理投入的精力不充足，接收、归档、审核档案等环节不具有规范性。尤其是新录用的干部人事档案，档案转递不及时，导致档案不齐全。

二、加强干部人事档案的规范化管理

（一）做好前端管理工作

档案审核属于人事档案管理工作的末端环节，因此出现问题主要是前端工作导致的。为了加强干部人事档案的规范性，最基础的工作就是做好前端管理工作。这要求干部人事档案管理既要重视档案环节，也需要加强文件环节的管理。在文件环节中，形成干部人事文件过程中，文件形成部门需要根据档案归档要求对文件的填写、格式等内容进行明确的规定，使文件材料具有完整性和准确性。在档案环节中，档案管理人员需要主动收集干部人事档案，接收后需要进行严格规范的管理工作，做到归档全面。除此之外，还需要对归档进行审核，检查材料是否符合相关要求，一旦发现问题及时解决。

（二）统一规划加强集中管理

干部人事档案属于人事活动，由人事部门负责又服务于人事部门。在实际的管理过程中，人事档案是人事管理工作中最末端的工作，没有引起充分重视。加强干部人事档案的管理工作，需要对人事管理与档案管理进行统筹规划，加强规范化的集中管理。首先，需要对干部人事档案管理制度进行完善，对管理的标准进行统一，从而有效保障干部人事档案管理工作有序进行。并根据相关法律法规以及单位的实际情况，对干部人事档案管理的原则和要求加以明确。其次，干部人事档案对于保管的空间具有较高的要求，需要提供干部人事档案管理需要的物质条件，比如需要配备独立的库房存放档案、专门的档案装具和安保功能。以保障档案的安全性和隐私性不受侵犯。目前一些单位缺乏合理规划，没有为干部人事档案提供独立的库房，档案的保管区域和办公区没有分开，导致干部人事档案的安全性和隐私性受到严重威胁。最后，需要对干部人事档案管理人才队伍建设进行强化。干部人事档案的管理工作具有较高的专业性要求，管理人员需要具备较高的政治素养以及扎实的档案业务知识。相关部门可以定期组织培训，聘用专业水平较高，责任意识较强烈的管理人才，提高干部人事档案管理质量。

（三）利用技术进行动态管理

干部人事档案具有动态性特点，内容是不断更新变化的状态，因此需要对干部人事档案进行动态化管理。《干部人事档案工作条例》中规定，如果干部人事档案管理权限发生变动，原单位需要在两个月内完成核对和转递工作[2]。传统的档案管理模式主要是通过手动处理，人事档案管理效率不高。目前随着信息技术不断发展，完全可以借助信息技术建立干部人事档案信息数据库，迅速捕捉干部人事档案信息的变化，实现档案的动态管理。比如，干部如果在办公软件上上传了离职申请书，离职申请通过后，管理系统的工作人员可以将离职申请直接归档到该干部的人事档案中，做到动态管理。

结束语：

综上所述，干部人事档案审核属于干部人事档案管理工作中的重要内容，对人事档案进行规范化管理能够保障档案的安全性。因此，管理干部人事档案时需要做好前端管理工作，统一规划加强集中管理，并且利用技术进行动态管理，从而提高干部人事档案的管理效率。

参考文献：

[1]郭荻娅.干部人事档案专项审核的意义——基于干部人事档案管理效能的提升路径[J].决策与信息,2020(9):92-96,后插1.

[2]王瀚娇.强化档案审核工作提升人事干部档案管理水平[J].魅力中国,2020(47):36.