全员人口与计划生育档案管理的信息化建设研究

全员人口与计划生育档案管理的信息化建设研究

潘素珍

宁明县东安乡文教卫健旅游服务中心   广西崇左    532500

摘要：作为世界上最大的人口大国，随着社会的发展和经济的不断推动，人口迁移与流动呈现着新的特点，这对我国的人口与计划生育档案管理提出了更高的工作要求。信息化时代的到来，人口与计划生育面临的工作内容更加繁杂，如果还按照以往的工作模式开展工作，那么就会出现效率低下、信息精确性低等问题，因此，应该借助于先进的技术与设备，促进人口与计划生育档案管理工作信息化建设，充分提升资源的利用效率，实现信息的快速获取、传递与共享。文章从我国的人口与计划生育档案出发，积极探索信息化对人口与计划生育档案管理的建设策略。

关键词：人口与计划生育；档案管理；信息化

近年来，人们的生活方式与思想观念在经济的快速发展促进下发生了比较大的改变，在人口与计划生育不断优化的状况下，传统的档案管理模式已经不再适应社会的发展现状，调整和提升人口与计划生育档案管理方式和管理水平势在必行，只有不断的提升档案管理工作质量，才能更好的为人口与计划生育服务和积极的响应人们的需求。互联网产业迅速发展，信息化时代的到来逐渐改变了人口与计划生育档案管理工作，信息化运用创新的档案管理新模式，促进和提升了档案管理人员的工作效率，同时，还能够有效的利用信息化技术，宣传计划生育理念，优化人口档案管理和保存计划生育资料。

1、我国人口与计划生育档案管理工作现状

1.1信息化软件及行业标准缺失

在当前的社会发展过程中，人口流动性大，计划生育工作难以开展，计生部门的人口与计划生育档案管理数据资料众多，信息不完善，时效性较低，时间长，并且在档案管理工作中需要花费大量的人力、物力、财力才能完善档案管理工作的流程。信息时代的到来，计生人员开始尝试使用信息化档案管理软件，但是由于对信息化的认识不足，在信息化建设上缺少资金和技术投放，导致了计生部门在档案管理软件建设不完善，使得育龄人员的信息难以及时补充、汇总，人们根据自己的意愿来填写信息，导致信息的真实性存在考量，并且档案管理软件的开发欠缺行业标准，这也相应的导致了计生人员在获取档案信息时，需要一个阶段一个阶段的处理核实，导致信息的获取效率低，精准度不足。信息化档案管理软件在档案数据处理、档案投放标准、统计设置上缺乏专业性，使得信息化建设的软件之间存在差异性，不利于实现精准的人口与计划生育档案管理工作[1]。

1.2信息化建设发展不均衡

信息化时代虽然改变了计生部门的管理观念，但是由于缺乏专业的管理指导和信息化档案管理工作的实施框架，使得档案管理信息化建设工作受到相应阻碍，信息化建设发展不平衡，导致一些计生部门的人口与计划生育信息档案不能及时的更新，甚至档案信息出现重复、缺失的现象，不利于计生部门开展日常的人口与机关生育档案管理工作。较为落后的西部地区，计生部门严重缺乏资金投入，档案管理工作仍然处于手工收集档案资料的工作阶段，人口与计划生育的各种资料信息，都是利用手工管理的，管理难度大，这样长时间的管理下来，档案管理人员会逐渐的丧失对工作的兴趣，并且在档案管理专业技能上也无法获得提升，对档案管理人员的身心素质都有相应的影响，信息化建设系统的功能无法发挥，档案管理还处在基本的存储过程中[2]。

1.3档案信息使用率低

人口与计划生育档案管理是作为人口普查和计划生育工作正常开展的信息凭证，有效的记录了在某个时期内的人口数量的变化、人口流动、人口迁移和生育信息，这些档案资料能够有效的为计生部门提供信息查询参考依据，但是，现阶段信息化建设不完善，运行效率低，使得人口与计划生育的档案信息资源不能实现有效的共享，档案信息的价值大打折扣，尤其是对于手动收集的档案资料，查阅起来更加困难，加大了工作难度，因此阻碍了社会的协调发展。

1.4信息化建设人才缺乏

信息化时代的到来和信息化管理软件的应用，使得相关部门对信息化建设人才需求增大，一些地区因为专业人才缺失，信息化的档案管理工作迟迟不能开展，即便他们的管理软件及其管理设备充足，也会受到专业技术限制，导致档案管理工作效率低，无法有效发挥信息化建设对人口与计划生育的档案管理工作，目前而言，实现信息化建设就应当相应的培育专业人才，这样才能促进档案管理工作的正常实施[3]。

2、信息化在人口与计划生育档案管理中的积极性

2.1有效降低人口管理难度

在现代社会，人们受到经济条件限制和社会发展的推动，开始出现跨区域工作，进城务工等现象，人口流动性变大，人口管理工作呈现多样性的发展现状，档案管理内容也更加丰富，这些都加大了人口管理工作的难度，信息化建设逐渐完善之后，计生部门针对流动人口的管理制订了详细的信息化管理要求，突破传统的管理模式，应用信息化的管理手段对流动人口进行信息化档案建立，对建立的档案数据进行有效处理、衔接、更新，有效的避免了信息重复、缺失的现象，尤其是目前城市化进程速度加快，城市的人口流动变化大，信息化建设能够根据人口的流动及时的调整流动情况，加强和政府部门和其他管理部门之间的沟通，有效的实现人口档案资料共享，加深对人口流动中育龄人员的认识，不断的提升信息化建设水平，实现真正意义流动人口管理工作，提升人口档案管理人员专业水平，降低人口管理难度

[4]。

2.2提升计划生育管理水平

档案管理信息化平台的建设，有效的帮助了档案管理人员对育龄人员资料实现统一管理、统计和分析，提升了管理的专业性和规范性，能够在档案管理工作中，实现计划生育人员档案信息的真实性和可靠性，提升计划生育管理工作的有效实施，更好的为计划生育人员服务。信息化平台的建设，能够使管理人员的档案管理工作更加的灵活，他们不会再受到时间、地域的限制，只需要利用大数据信息，就可以进行对计划生育人员的档案管理工作，从基本的档案信息录入到信息更改调试，都直接利用信息化档案管理平台实现，相对于传统的管理手段而言，时效性和准确性有所提高，还有效的保障了计划生育人员档案安全，在信息化档案管理工作中提升了管理人员以人为本的工作理念[5]。

2.3实现档案管理资源的有效共享

人口与计划生育档案管理信息化建设是依托数据建立的，在数据中对人口的流动、迁移和育龄人员基本档案信息进行有效保存，为计生部门和其他的管理部分提供了可靠的档案信息参考，能够有效推进各项管理服务工作的顺利进行。一些地区的教育部门，他们为响应教育部发布的教育政策，对所有适龄学生进行义务教学，通过人口档案管理信息平台，他们能够清晰的了解到教育工作的开展情况，有效的推进教育工作完成，同时，实现档案管理资源的有效共享，对于社会的生产生活也具有重大的意义。计划生育档案管理资料的共享，有助于计生部门实现生育理念传播，同时还能利用先进的信息化管理系统，加强各类管理部门的合作，利用相关部门的资源信息，提升计生部门的工作水平[6]。

3、人口与计划生育档案管理的信息化建设策略

3.1培育信息化建设的专业人才

人口与计划生育档案管理信息化建设的推动，离不开专业的信息化人才作为工作正常开展的保障，在档案管理工作中，我们要实现信息化软件、技术设备和专业人才的有效融合，促使方案管理工作有效实施。信息化建设进程中，顺应时代的发展，积极更新自己的专业知识和思想观念，不断的提升自身信息化处理技术和档案管理水平，计生部门或者其他管理部门积极的组织一些信息化培训课程，提高对人口与计划生育档案管理工作的认识，在工作中做到各司其职，制订相应的档案管理信息化建设工作考核制度，在资金的投入和技术设备的更新下，善于和管理部门实际情况相融合，完善信息化管理系统[7]。

3.2加强信息化建设投入

要信息化建设中，积极的完善方案管理基础设施，对于档案管理过程中，老旧的计算机，要及时的更新维护，保证设备能够正常投入使用，积极的学习先进的管理理念和引进先进的技术设备，还可以设计人口与计划生育档案管理信息化建设资金，保证信息化的档案管理平台能够正常开展，不会出现资金短缺，暂停使用的现象。

3.3提高对信息化建设的重视

计生部门在人口与计划生育档案管理工作中，要突破传统的档案管理理念，创新档案管理服务意识，提高对档案管理信息化建设平台的重视程度，在管理工作中，拓宽档案管理渠道、提高档案管理意识、创新档案管理方法，在档案管理中，实现管理技能、管理理念、管理设备同步更新，提高对档案管理信息化建设的认识，在管理工作中营造一个创新、服务、合理、有效的人口与计划生育档案管理信息化管理策略，顺应时代的开展，依据人们的变化，合理制订信息化管理方案[8]。

3.4完善信息化建设系统

人口与计划生育档案管理工作保证数据的及时性、有效性、真实性、准确性，管理人员要时刻更新档案信息，筛查不合理的数据，利用多种信息处理软件如WIS等电子报表，切实保障办事效率提升，为各部门数据统计提供有效的资源库，有效的协助各部门完成工作，增强人口与计划生育档案管理的工作效益。

4、结语

人口与计划生育档案管理的完善，对人口普查和生育工作开展具有重要的推动，档案管理的信息化建设能够有效的为社会各类人员提供更加便捷，优惠的服务，实现了档案资源共享，对社会发展和经济稳定具有重要的意义。

参考文献：

[1]高丹.浅谈如何做好乡镇计划生育档案信息化建设[J].黑龙江档案,2020(02):106.

[2]施鸿梅.试论新形势下计划生育档案管理工作的新思路[J].广西质量监督导报,2020(05):41+40.

[3]崔英.关于人口与计划生育档案管理信息化的思考[J].现代农业,2019(08):101.

[4]曹旭峰.信息化在人口与计划生育中的积极作用分析[J].山西青年,2019(23):269.

[5]殷召亮.论信息化在人口与计划生育中的积极作用[J].中国卫生产业,2019,16(05):170-171.

[6]李艳.信息化技术在乡镇计划生育服务中心档案管理中的应用[J].信息记录材料,2019,20(12):125-126.

[7]何海.新时期人口计生档案管理工作探讨[J].办公室业务,2019(14):131.

[8]原理.档案管理在计生服务工作中的重要性分析[J].办公室业务,2019(11):117.

作者简介：潘素珍（1979-12-），女，壮族，广西宁明县，大专，初级，主要从事计划生育信息档案建设管理工作。