成人高等继续教育学籍管理途径分析

成人高等继续教育学籍管理途径分析

梁琳

广东酒店管理职业技术学院，广东东莞523960 

摘要：随着高等继续教育的普及化程度越来越高，我国各大学校都已开始扩大招生规模，部分学生通过艺术特长、体育特长等途径进入学校学习，学生数量的不断增加给学校教务工作人员带来了较大挑战，学籍管理工作是学校“三风”建设的重要内容，管理人员如何应对繁杂的学生档案，将学籍管理科学化、精细化，是目前学校亟需解决的问题。

关键词：成人；高等继续教育；学籍管理；途径分析

引言

学籍管理是学生从入学到毕业的培养全过程，科学、精细化学籍管理工作对学生、教师、学校具有重要的指导作用，也是学校“三风”建设的重要环节。新时代下，学校开展学籍管理工作不仅是一项挑战，更是走向完善的过程。应改进学籍管理手段，转变管理理念，为学籍管理系统的优化提供更大的发展空间，打造高水平的学籍管理队伍，为实现教育科学化、精细化奠定坚实基础。学校要结合自身办学特点与现状，从实际出发，开展科学、精细化学籍管理，促进学校“三风”建设，构建和谐校园，提升学校的核心竞争力，为社会培养更多优秀人才。

一、学籍管理工作的重要性

学校学籍管理具有政策性、原则性和规范性的特点，是教学的重要组成部分，是学校对学生实施教育管理的重要管理方式，也是保障学校教育教学质量的重要环节。学籍管理工作的根本作用是管理，对学生在校学习过程进行全面监控和管理，是一个动态的管理过程，对学生和社会的服务功能甚至延伸至学生毕业后若干年。学校学籍管理反映了国家和社会对学校培养学生的要求，也体现了学生在校学习期间的真实记录和发展变化。通过学籍管理工作，掌握学生的学习与思想动态、课程教学、考核评估等，学校可以较为客观地了解、掌握学生的基本情况，同时也是学校分析、研究和决策的重要依据，从而调整教育管理政策，进一步稳定和保证教学秩序，建设良好教风、学风，提升学校的办学水平和人才培养质量。

二、当下学校学籍管理困境

（一）管理机制不顺畅，影响工作质量和水平

学校学籍管理与教学管理、学生管理紧密相关，除了教务处和学生处之外，还涉及学校多个职能部门，如财务处、保卫处、总务处，信息中心等，由于各职能条线归属不同，在学籍管理的实际操作中困扰颇多，从执行程序上显示出学籍管理脉络存在不通畅。以学生违纪处理为例，一般学校违纪处分学生处处理，但考试违纪由教务处提供违纪材料，最后由学生处负责出文件。而学籍异动办理涉及的职能部门则更多。目前，很少有学校单独设立学籍管理部门，教务处负责学校层面的学籍管理，二级学院负责学籍管理的具体工作，一般由教务老师兼管。在这种管理体系下，往往存在以下几个方面的问题：一是学籍管理人员准入门槛较低，学校对学籍管理岗位不够重视，认为学籍管理工作简单，一般人员都能胜任；二是学籍管理人员没有经过系统培训和学习，工作理念较为单一，其业务知识基本来源于“老师傅”传帮带和实践摸索，业务素质不高；三是二级学院落实学籍管理工作过程中，由于权责不明确、工作流程不清晰，需要教师、辅导员和班主任协同处理的学籍工作容易相互推诿，办事拖沓。

（二）对档案管理工作不重视，不能充分利用

首先，分院没有独立的档案室，对档案的人力、财力、物力配备不足，都是办公室教学秘书兼职做档案工作，几千人的学籍档案堆在库房（办公室柜子里）也不符合标准，长此以往，学籍档案就会有遗失，想查阅资料时，无从查找。其次，对学籍档案管理投入的资金较少，基本都是纸质存放，几乎鲜有人查找，档案无法妥善保存，很难再查阅。

（三）学籍管理信息化有待进一步加强

学籍管理信息量大的特点对信息化提出了很高的要求。但目前，学籍管理平台本身功能的有限性和使用人员对教务系统操作的局限性，在很大程度上影响了学籍管理的效率。另外，目前多数学籍管理项目还仍然停留在传统的纸质化阶段，以手动输入为主，既容易出错，也容易丢失，还会影响工作效率。

三、新形式势下高职学籍管理工作思路

（一）更新管理理念，树立精益意识

高等继续教育学籍管理贯通学生整个大学生涯，陪同学生从入学到毕业，因此，每一项学籍管理工作都需要工作人员做到细致入微，从而保证大学生切身权益不受损，进而保证教育的公平公正。“互联网+”时代对学校学籍管理工作提出更高的要求和标准，要切实提高业务本领，改革传统封闭、被动式的服务模式。学校学籍管理必须与时俱进顺应新时代的发展理念、谋求新的管理模式，学籍管理要加强顶层设计，形成问题导向，不断以事务服务为立足点，强化过程约束，挖掘内在激励机制，实现以服务为基础，约束和激励联合制动的管理理念，转化服务模式，做好常规服务，履行管理职责。

（二）推进风险控制工作

学校学籍管理以经济领域的风险理论为依据剖析其风险类型，综观学籍管理工作内容和其产生的相关教育纠纷类型，高等学校学籍管理风险体现在入学注册风险、学籍异动风险、学生毕业资格风险、学生毕业注册学位注册风险等方面。学籍管理部门要运用风险识别理论对风险进行预测，采取必要预防措施:A.明确责任分工，实行分级管理。B.及时处理信息，实现管理价值。C.建立信息系统，完善沟通渠道。以学籍管理风险为导向，通过学校学籍管理部门内部优化和改进，逐步形成控制评估标准，推进学籍管理风险防控能力不断提升。

（三）探索运用信息化技术，突破时空限制，提高工作效率

学籍异动属于学籍管理过程中最常见的信息处理事项之一，学籍异动类型多，笔者所在学校每学年学籍异动数量高达数百件。传统的学籍异动审批流程为纸质审批居多，学生为办理相关流程往往需要奔波于不同行政管理部门或不同校区之间，常因不清楚办事程序而受阻；对于岗位工作人员和负责人而言，办公过程则常会被学生签字事宜打断。为提高学籍管理工作效率，避免学生为办事奔波，可依托学校现有电子办公自动化系统（以下简称“ＯＡ”）和教务管理系统，设计了一整套学籍异动ＯＡ审签工作流程，覆盖学生休学、入伍保留学籍、退学、退学处理、复学、复学成绩处理等环节，通过信息化手段实现发起流程简易、多附件上传、多部门协同、根据不同性质流程分类存档等功能，解决学籍异动原有线下流程的弊端。在大数据时代背景下，信息泄露时刻可能发生，保护数据安全刻不容缓，在使用信息化手段进行学籍管理的过程中，为确保学籍学历数据安全，笔者认为要从以下两方面入手：一方面，学籍管理工作岗位人员要保持高度的责任意识，自觉维护学籍数据的真实性和权威性，避免因一己私利而损害学校权威和学生利益；另一方面，要建立相应的安全保密机制，如登录相关管理系统需采用Ｕ⁃ｋｅｙ验证、密码访问，在上传、更改有关学生学籍重要信息时采用ＡＢ岗短信验证等方式。

结束语

综上所述，学籍管理工作是日常教学管理工作中非常重要的一个环节，是一项细致又繁忙复杂的管理工作，更是一项涉及学生管理，学生就业等多方面的服务性工作。结合学籍管理经验，针对学籍管理工作中存在的问题和解决对策进行了分析和探讨。作为学籍管理工作者，只有全面掌握学籍档案的特点，改进工作方法，优化工作效果，在实践中不断的总结，才能提高管理水平，使学籍档案在人才培养中发挥更大的作用。

参考文献

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