基于人力资源开发的医院人事档案管理创新

基于人力资源开发的医院人事档案管理创新

洪娟

南京中医药大学附属南京市中西医结合医院    江苏南京 210000

摘要：我国现阶段的医疗改革不断深入，医院的人力资源开发也愈加受到重视，以此为保障进行医疗卫生服务水平的提升。人事档案管理与人力资源开发是现阶段人事管理工作的重点，应该予以充分的重视。科学的人事档案管理能促进人力资源的开发和使用，有助于医务人才的合理流动，有效帮助人才合理配置，激发医务工作者的工作热情。人事档案管理是医院优化决策的重要内容，是人力资源素质得以提升的重要环节，在人力资源开发视角下，医院要不断解决存在的问题，采取有效措施，提升人事档案管理的水平，促进医院的更好发展。基于此，本文主要分析了基于人力资源开发的医院人事档案管理创新。

关键词：人力资源医院人事档案管理

中图分类号：R197.322文献标识码：A

引言

医院人事档案管理对人力资源开发的重要性。对于医院人事档案来讲，其可以全面性和精准性地将医院中医护从业人员相关信息反映出来，其中还包含职业经历、学历、姓名与职务等内容，与此同时，还可以给人力资源决策提供关键性参考。这就需要重视人事档案管理创新，需要转变传统观念，树立创新意识，并结合现代信息科技技术，实现档案资源的信息化，更好地推动人事档案的创新，从而更好地促进医院的现代化发展。

1医院人事档案管理概述

医院人事档案包括医院在职医务人员的个人身份、资历、学历、工作年限、岗位情况及岗位调动情况、薪酬待遇、晋升材料、入党材料等诸多信息。基于人事档案可以反映医院职工的学习经历、医德医风、医疗技术、科研能力、工作经历等。而医院人事档案管理工作简单理解就是对这些信息进行收集、储存、录入、利用的一项工作。在医院管理当中，人事档案管理是一项尤为重要的工作内容。由于医院人事档案海量、繁杂，所以对医院人事档案管理工作也提出了更高要求，这也使得医院人事档案管理工作具备了复杂性高、繁琐多变的特点。对于医院发展而言，人才是基础保障和核心动力，要促进医院的持续稳定发展，就必须保证人才整体水平[1]。

2优化人事档案管理的必要性

2.1顺应信息时代发展的要求

在医疗技术水平快速提升，医疗改革不断深入的背景下，医院规模逐渐扩大，职工数量不断增多，人才流动速度比较快。在这种情况下，创新人事档案管理工作是顺应时代发展的要求。传统人事档案管理工作存在无法及时更新职工信息、没有收集医生专业特长与科研成果、纸质档案管理效率较低等问题，已无法满足现代化医院发展需求。而通过有效措施创新、完善和优化人事档案管理工作可以提升档案管理信息化水平。

2.2提高医院现代化管理水平的要求

在医院的市场竞争中，软实力和硬实力都具备，才能成为一所具有核心竞争力的医院。为保障医院稳定、可持续的发展，必须要注重医院软实力的建设。人事档案管理的加强就是其中一种方式，一方面能够吸引优秀的管理人才加入人事档案管理的队伍之中，另一方面为医院的人才储备奠定了基础。通过完善对人才的考核和培训体系，提升医疗水平，强化医院市场竞争力。

2.3有助于医院资源的优化配置

医院的资源储备当中，人力资源是一项重要的内容，人力资源的调整直接关系到医院相应的资源配置问题，医院的内部控制建设工作需要依托人事档案，从而更加精准的进行不同工作岗位所需人员的信息分析，同时结合诊疗服务的具体要求科学的进行相应的调整，确保每一个工作岗位的任务分配结构都是最为合理与完善的，进而提升医院的人力资源利用率[2]。

2.4为医院职工的福利待遇提供佐证

在医院的发展过程当中，医院职工所能够享受到的工资与其他福利待遇能够直接影响到员工的思想情绪，良好的福利待遇能够促进医院员工凝聚力与向心力的提升，对于医院的经营与发展有着非常重要的影响。但是，在为员工提供福利待遇的过程中，医院势必要按照一定的标准对不同员工的福利待遇进行核算，而不能毫无节制地为员工提供福利，否则会直接影响到医院的经济效益。借助医院的人事档案管理工作，能够更加清晰地了解不同员工在医院工作的时间、工作贡献与自身职务、职称的变化情况，进而为医院制定合理的员工福利待遇体系提供佐证，让医院能够科学、合理地为不同员工提供相应的福利待遇。

2.5为医院人力资源管理提供基础信息

从我国现有的人事档案的基本信息内容可以看出，个人的人事档案资料除了包括相关人员的身份、性别、籍贯以及求学经历等基本信息，还包括相应人员的政治思想、干部任免情况和专业技能等信息，这些资料信息是反映个人特征和能力等多方面的重要数据资料，也是组织考察和使用人员的重要参考资料。对医疗行业来说，医院人事档案资料的建设和管理对于维护经济社会的卫生和健康影响巨大。因此，医院要建立完善的人事资料档案管理体系和制度，充分利用互联网信息技术优化人事档案资料管理，最大限度地发挥医院人事档案的作用。

2.6医院信息安全和规范化的必要条件

在医疗机构体制改革的推进过程中，医院运行规范化和正规化是一个重要层面，而医院人事档案管理优化就是实现医院规范化管理的必然要求，是医院走向规范化的一个组成要素和参考指标。然而，当前相对于医院的医疗体系规范化来说，人事档案管理工作的规范化进程较为落后，与医院规范化运行管理表现出明显的不匹配。为确保医院人事信息流动的顺畅、高效，需要对人事档案管理工作不断优化提升，确保医院信息安全上一个新台阶，规范化管理工作不断上新水平。

3医院人事档案管理存在的主要问题

3.1重视程度不足

随着我国医疗行业的不断进步，医院的业务能力和条件质量也在不断提高，但在人事档案管理中仍然存在问题，其中忽略人事档案管理的重要性，对其重视程度不足，在管理中，仍然采用传统的管理方式，这些现象导致人事档案管理工作系统落后，导致管理者没有花时间和精力优化文档管理模式，提高系统的软硬件运行能力[3]。

3.2人事档案管理制度陈旧

目前，我国社会经济及科学技术得到飞速发展，经济体制改革日益深化，人才流动更加频繁。对于当前的医院而言，更加需要保障自身与时俱进，要在医院经营发展过程当中融入更多先进设备，还需要聘用更为专业的人才，这样才能够更好地促进医院发展。但是，依然存在一部分医院没有与时俱进，没有结合相应时代变化采取科学对策，造成医院人事档案管理过程当中相关制度并不能够适应经济发展变化和发展需要。

3.3方法创新不够

当前，医院人事档案作为组织人事工作的基础，一度成为纪委巡视的重点内容，也是干部个人信息的关键载体，影响着干部任用、岗位调整、职称聘任，对于个人的利害关系十分明显。然而，传统的档案管理模式中，档案材料的保密性差、信息化程度低、工作失误率高、检索信息难度大，拖慢了工作效率，也容易导致人事信息更新不及时、材料不完全、对接不紧密的情况，不能很好地发挥档案管理工作的信息支撑和人力资源管理基础参考作用。

3.4人事档案资料数字化水平较低

长久以来，医院的人事档案管理方式都是以纸质档案管理为主，管理过程中需要人工手动完成信息的查阅和录用，滞后的档案管理模式造成管理效率低下，档案保密性难以保证。大数据时代的到来，很多医院将信息技术运用于管理工作，但由于各地医院发展水平参差不齐，有的相对落后，所以在人事档案管理方面专业的人才较为缺乏，在缺乏设备、资金等相关条件的情况下，手动录入档案信息仍然是部分医院采取的主要方式。传统的管理模式和老旧的设备无法为医院提高人事档案管理的质量与效率。

3.5档案材料不完整

在医院进行人事档案管理过程中，档案资料的不完整是一种非常常见的问题，严重影响了医院人事管理工作的开展。首先，是医院内部专业档案管理人员的缺乏，导致收集上来的人事数据信息无法及时归入档案；其次，是医院在档案材料收集过程中缺乏对能够反映员工个人特点与缺点材料的收集，从而导致医院无法通过完整的人事档案材料对员工进行合理评判；最后，受到当前社会就业形势的影响，越来越多的医院为了保留人才会选择扣留档案，从而导致相关人才在就业过程中没有相应的档案，从而对医院人事档案管理工作造成了严重影响[4]。

3.6档案管理技术落后

人事档案管理工作十分繁琐而系统，仅仅靠基础的计算机设备和人工管理往往无法满足管理工作所需。而就目前来看，很多医院在人事档案管理方面较为突出的问题即管理工作技术落后。人事档案管理工作若没有相应的技术作为支撑，不仅无法保证管理效率，同时还容易因人为因素导致各种信息错误、丢失、遗漏等问题的发生。

4基于人力资源开发的医院人事档案管理创新

在当前的时代背景之下，我国社会经济及科学技术获得飞速发展。同时，我国在人事档案管理过程当中，内部、外部环境都产生了较大的变化，对于我国人事档案管理工作提出了更为严格的要求。为了顺应时代发展步伐，需要在人事档案管理过程当中，针对相关制度实施必要改革。

4.1树立起创新意识

医院的人事档案管理人员需要增强自身对于档案信息的整合与服务能力，改变陈旧的信息管理观念，并改进和改变不适应现阶段发展的人事档案工作的管理制度和管理手段，树立起人事信息管理方式的创新意识，破除人事档案中“终身制”的管理理念。需要转变的意识还有开放意识和服务意识。开放意识需要在与档案管理相关的法律法规的规定范围之内进行转变，在不泄露和擅自公布档案的前提下，对医务工作人员的职业能力、职业信誉等方面进行全面、整体、综合性的统计与量化分析，将统计所获得的信息资源进行编写，并为人力资源提供编研材料。

4.2更新人事档案管理制度

在已有的人事档案制度基础上，结合人事档案管理现状，对制度要求进行删减，确保制度在当前的人事档案管理工作中仍旧能够具有一定的指导意义。对人事档案管理范围内的各种制度规章进行更新与健全，考虑到新时期信息化档案系统的建设需求，应增加电子类档案的管理要求，以此来避免管理电子档案时出现盲目性与随意性的问题，利用制度来实现人事档案管理工作的制度化与规范化转变。完成制度制定的工作后，必须要求档案管理部门的人员严格落实，并引入奖惩机制，如果有人员随意处理人事档案或者出现其他的工作问题，应予以严肃处罚；如果有人员在管理人事档案的过程中表现良好，按要求开展管理工作，可进行奖励，以此来激发档案管理者的能动性[5]。

4.6实施动态化管理

全面建立动态管理理念是现代化进程发展下，医院档案管理的必然发展渠道。因此，在进行动态化管理过程中，要加强人力资源，并完善信息化管理进程，从而促进人事档案信息化的应用，这也是提高人事档案效率管理的基础保障。另外，动态化管理过程中，要及时更新医院数据库，将新的数据保存其中，做到数据实效性。

4.4规范人事档案数字化管理

数字化档案系统的运行、人事档案数据库的使用等同样要遵守规章制度，必须明确人事档案数字信息的录入、增删、修改等的程序性规定，预防数字档案系统和纸质档案管理失衡。与此同时，注意人事档案修改程序的设定，在进行纸质人事档案数字化处理时审核期真实性，排除因为管理混乱出现的虚假信息。档案审核程序要合理、公正，有充分的证据，保证如实录入人事档案信息。在录入环节还要注意个人档案变动。可以专门安排人员进行人事档案信息录入期间的变动登记、补录，全动态跟踪人事档案信息的变化，以免混乱。

4.5加强对人事档案的有效利用

医院人事档案具有多重作用，首先在对职工进行了解与考察时，需要参考人事档案这一依据；维护职工合法权益时，人事档案也是重要凭证；监督、检查与规范人事工作时，人事档案同样能够发挥作用料。管理人事档案的最终目标是实现档案的有效利用，可以依靠信息技术与互联网来提升人事档案信息的实际利用率，联合医院的其他部门，对经过数据化处理的档案进行流转使用，使其能够支持人力资源配置与职称评定等活动，使人事管理的所有管理行为都有据可依。人事档案的管理者应当形成服务意识，兼顾管理者与服务者两种身份，通过创新方式，提升档案信息服务质量，不断拓展人事档案的作用，使更多的人能够认可人事档案管理，重视档案信息的有效应用。

4.6完善档案管理考核制度

医院必须加强人力资源开发管理工作，对人力资源开发工作进行全面考核和监督。为此，医院制定了相关的管理方法，并将其作为年度考核目标。人事档案管理要进行定期的核对，如发现资料缺失，需按照相关程序进行补办。通过相关平台进行更新，以确保档案建立的程序性、完整性、连续性，实现有效的管理以及综合考核，促进人力资源开发工作的高质量发展。随着大数据以及人工智能技术的普及和发展，在人事档案管理中，需要更加利用科学信息技术，有效加强档案管理的电子化以及信息化建设。在人事档案数据进行统计和汇总的工作中，需要利用相关技术，提升档案管理的便利性，创建出人事信件数据库以及舆情分析站等，更加科学地为医院决策提供科学依据[6]。

4.7搭建医院人事档案信息化管理平台

第一，医院需要引进先进的技术设备和人才，利用信息技术，建立管理平台（如图1），通过设置其关键字来使人事档案管理工作实现自动化整合，促进人事档案管理向信息化转变，这样可以降低人工时间成本，提高管理效率。第二，加强对人事档案管理人员的专业技能和业务水平，及时培养管理工作人员的管理技术和理念。加强档案管理队伍的专业度，是我国档案管理信息库建立的前提，也是开拓档案人才发展的空间。第三，与此同时加强对管理人员进行技术层面的培训，提高档案管理人员的综合素质，帮助工作人员在信息化建设中做好人事档案管理工作的安全性、可靠性。

图1医院信息化医疗信息平台

4.8打造专业化综合性人才队伍

第一，加强专业技术培训。针对档案管理人员，每年组织开展专业知识技能培训，依托专业技术人员继续教育网，在线学习档案管理专业课程，更新个人专业知识，不断完善医院档案管理人员知识结构，提升其个人综合素质和业务水平。第二，开展综合素质提升培训。医院要针对档案管理人员，每年组织外出学习培训活动，联合各高校开展档案管理知识培训，通过短期的培训活动或在职学历教育等，来提升档案管理人员的综合素质。第三，开展单位规范化建设培训。针对医院的后勤人员，开展爱岗敬业、团队建设等方面的培训，通过拓展训练、现场教育等活动，让档案管理人员提升职业自豪感，不断增强工作凝聚力，树牢敬业精神，能够更积极主动开展工作。

结束语

医院的发展与医务人员的医技、医德以及业务水平有着很大的联系，在选用人才时，人事档案信息是进行人才合理运用的重要依据。为了能够更好地发挥医务人员的业务水平，需要对人事档案进行有关人力资源的开发处理，这样的档案信息会更加直观、清晰。

参考文献

[1]常起,陈芳芳,孟君,吴树运.医院人事档案管理对人力资源开发利用及医院管理的作用[J].兰台内外,2021(09):66-67.

[2]于秋菊.人力资源开发视角下的医院人事档案管理研究[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2021(02):36-37.

[3]王佳,匡超,李盈.基于人力资源开发的医院人事档案管理创新分析[J].经济管理文摘,2021(01):104-105.

[4]薛明霞,于健.利用人事档案开发医院人力资源信息管理系统[J].中国继续医学教育,2015,7(02):21-22.

[5]李洁.医院人事档案管理创新在人力资源开发中的作用[J].内江科技,2020,41(05):12-13.