医院办公室工作在医院管理中的作用研究

医院办公室工作在医院管理中的作用研究

原明明  ,王敏

（甘肃省中医院，甘肃 兰州  730050）

摘要：随着我国经济水平的提升，医疗事业也取得了全面的发展，在医院经营管理过程中，医院办公室虽然没有工作在临床一线，却对医院各项工作的开展起到了关键作用，但是，现阶段医院管理中还存在工作落实不到位的情况，基于此，本文重点分析医院办公室的工作特点、工作职能以及在医院管理中的重要作用，希望为之后的医院办公室工作开展提供一些参考。

关键词：医院办公室；医院管理；作用

医院办公室属于综合办事机构，主要负责各部门、各科室之间的协同交流，在医院日常工作中，医院办公室主要负责传达上级指示、协调各部门、针对医院内外部的各种事项进行调和，并为医疗工作辅助参谋，由此可以看出，医院办公室对于医院各项工作的开展具有重要意义，医院办公室所包括的工作内容较为复杂，涉及到的范围较为广泛，为了进一步推动医院工作的正常开展，办公室工作人员需要明确医院工作的基本特点和重要职能，清楚医院办公室的基本定位，积极开展相关工作。

一、医院办公室工作特点

（一）综合性

医院办公室的工作人员需要负责起草相关文件、筹备医疗会议，并对医院内部的各项资源进行补充安排，主要负责行政事务，还需要负责公文办理、档案查询、后勤等一系列日常事项，因此医院办公室工作内复杂多样，具有综合性的特点。

（二）保密性

    医院办公室的工作人员需要处理与各个医药厂商以及医疗设备供应商之间的合作工作，涉及到医院经营管理的核心内容，因此相关工作人员需要对办公室内部的各项数据以及工作流程进行保密，避免向其他工作人员或医院外部人员泄露医院内部的相关信息[1]。

（三）政策性

医院办公室的建立与工作的开展是为了落实国家所制定的路线、方针，需要针对国家下达的政策内容进行深入分析，并将相关内容进行整理汇总，同步给医院的一位工作人员，因此，医院办公室的工作开展具备政策性的特点。

（四）被动性

医院办公室直接听命于上级领导，院长和医院内部的各个部门主管提供服务，因此医院办公室的工作开展较为被动，需要医院日常管理中所遇到的问题。适当调整管理方案，因此，医院办公室工作人员在开展工作过程中，面临着较大的不确定性，虽然医院办公室的工作性质存在被动性，但是为了提高工作质量，工作人员需要化被动为主动，尽量降低工作中的不确定性因素，进一步提高工作质量，推动医院内部各项工作顺利开展[2]。

二、医院办公室工作职能

医院办公室的工作职能主要体现在以下几个方面：第一，工作人员需要负责起草医院的短期发展目标和长期发展目标文件，并对现阶段工作进行总结，形成报告；第二，院办公室需要组织各项会议的顺利召开，并对会议内容进行记录；第三，工作人员需要在分管领导的带领之下，协调医院内部各部门，各科室之间的工作，加强部门之间的沟通与联系，合理调配相关资源；第四，需要负责医院的对外联系，接受各政府部门的检查，并将本院的日常情况向上级进行汇报；第五，工作人员需要负责收集整理医院内部的各种数据信息，为医院的各项决策提供数据支持；第六，医院办公室需要负责对外宣传工作，进而构建和谐的医患关系[3]。

三、医院办公室工作在医院管理中的作用

（一）信息与服务

随着社会生活节奏的加快，医院工作的节奏也发生了改变，办公室需要实时掌握医院内部的各种信息数据，保证上级作出的各项决策指示及时传递到各个科室和部门，同时需要在临床医生与上级部门之间充当桥梁，及时将一线工作者的意见与想法及时上报到院领导，为各部门的职工创造良好的工作环境，保障医院各项工作的顺利开展。

无论是医院领导还是一线的临床工作人员，每天都面临着较大的工作压力，很难集中精力去解决医院中的重大问题，因此，医院办公室需要主动承担相应责任，将各种工作内容进行细分，按照优先级处理复杂琐碎的工作，为领导排忧解难，为一线工作人员工作的开展奠定基础。

（二）内外部协调

我国一些中大型医院内部结构复杂，各部门科室之间在交流沟通过程中难免会存在一定的问题或矛盾，这些内部问题很有可能会影响到医院工作的正常运行，因此，医院办公室需要负责医院内部的协调工作，积极收集医院工作人员在工作中面临的问题，并帮助其化解矛盾，满足其工作需求，进而建立能力强、工作高效的医疗团队；同时，医院工作的正常运转需要外界的支持，因此医院办公室还需要负责与社会的协调沟通，充分利用医院各项资源，争取社会各界的支持，并加强与兄弟医院之作交流，促进医疗水平以及医院管理的共同进步。

在进行外部协调过程中，医患关系的协调是关键内容，现阶段，我国医疗关系较为紧张，医患之间的矛盾事件层出不穷，因此医院办公室需要积极探索调节医患关系的有效措施，就要保证患者的利益和基本诉求，同时也要为医院医疗工作者提供良好的工作环境，例如，若有患者想对主治医生表示感谢，医院工作者可以负责接待，并向患者家属表达感谢，并将该事件在医院内部进行宣传，让医疗工作者可以感受到患者的信任与支持，进而提高工作人员的工作积极性，若患者与医院或者某位工作人员存在纠纷，医院办公室则需要安抚患者和患者家属的情绪，针对事件的起因过程进行深入调查，在尊重事实的基础上妥善处理，并将该事件进行上报，同时还需要将该事件进行通报，做到警钟长鸣

[4]。

（三）提升医院运行效率

医院办公室各项工作的开展，质量和效率直接关系到医院整体的运行效率，不仅要处理各项物事物事务，还需要处理日常琐碎的各类事务，这也对医院整体的管理水平提出了更高的要求，因此，医院办公室在处理琐碎事务过程中，需要严格按照相关管理制度，根据事件问题的优先级进行处理，避免存在疏忽遗漏的现象，医院办公室需要明确自身职责定位，及时收集各种有利于医院工作开展的数据信息，并加快事物的处理速度，进而提升医院整体的运行效率。在开展日常工作的过程中，面对需要送达上级的审批文件。工作人员需要结合现阶段医院运行的实际情况提出合理建议，进而提升上级领导的决策效率，同时，医院办公室作为医院管理的主要窗口，对于医院的持续发展具有重要意义，因此需要在办公室内部建立完善的工作管理制度，并通过绩效考核等一系列的方式约束工作人员的工作质量和工作行为，进一步提升医院医疗服务质量[5]。

结束语：总而言之，作为医院经营管理的中枢神经系统，医院办公室承担着重要职能，相关管理人员需要正确意识到医院办公室工作的重要意义，实时收集医院运行管理过程中的各种数据，为上级领导和医疗人员提供数据支持以及基本服务，同时加强医院内外部的协调交流，促进各部门之间的协作互动，进而推动医院各项事务的顺利开展。

参考文献：

[1]杨建丽. 医院管理中医院办公室工作的作用[J]. 中国保健营养,2021,31(32):297.

[2]汪艳玲. 政治思想工作在医院办公室综合管理中的作用[J]. 世界最新医学信息文摘,2021,21(57):352-353.

[3]王鹏. 医院办公室工作在管理中的作用探讨[J]. 百科论坛电子杂志,2020(17):357-358.

[4]马伟建,李春艳. 完善医院办公室文书档案管理工作对策研究[J]. 卷宗,2020,10(17):28.

[5]田立辉. 如何做好医院办公室工作[J]. 办公室业务,2019(2):20.

作者简介：原明明（1985-），女，汉族，甘肃甘谷人，医院管理助理研究员，硕士，研究方向：医院管理；

通讯作者：王敏（1982-），男，汉族，男，甘肃兰州人，副主任医师，硕士，研究方向：中医药治疗皮肤病。