6S精细化管理在医院档案管理中的应用初探

6S精细化管理在医院档案管理中的应用初探

赵艳丽

兴安盟人民医院    内蒙古    兴安盟乌兰浩特市    137400

【摘要】目的：本文主旨在6S精细化管理在医院人事档案管理中的应用效果。

方法：选择2020年本院档案科100份人事档案作为本次研究的对比组，再选择2021年本院档案科100份人事档案作为本次研究的实验组。对比组实行常规的管理方式，实验组则采取6S精细化管理。两组采取管理后，对其档案缺失率、破损率、正常利用率及档案管理质量进行整合分析。结果：实验组档案缺失率及破损率较低，正常利用率和档案管理质量高于对比组。有统计学差异性( P ＜ 0. 05)。结论：通过实行此项管理后，对全院文书、人事、设备档案、财务等方面所有档案的归档工作进行管理、监督和指导，均取得了较好的成效。并且有效的提高医护人员的工作效率，对医院整体的系统工作起到了重要的辅助作用，值得广泛推广。

【关键词】6S精细化管理；人事档案管理；管理质量；利用率

医院的管理工作是一所医院运营的重要环节，综合档案管理工作台是医院整体工作台的重要组成部分。故应加强对医院各个部门的管理，以完善医院的整体发展，是提高员工工作效率的重要管理手段[1]。

1 资料与方法

1.1 一般资料

选择2020年本院档案科100份人事档案作为本次研究的对比组，再选择2021年本院档案科100份人事档案作为本次研究的实验组。两组人事档案信息为：对比组男女比例为（48:52）,年龄为25-56岁，平均年龄为（42.11±1.33）岁，平均入职时间为（10.55±1.03）年；实验组男女比例为（56:44）,年龄为24-57岁，平均年龄为（43.18±1.22）岁，平均入职时间为（11.88±1.06）年。两组无统计学差异性（P＞0.05 ）。

1.2 方法

1.2.1对对比组施行常规的管理方法，安排护理人员定期对档案进行清洁消毒，并对档案进行整理存放。

1.2.2对实验组采取6S精细化管理，（1）首先根据部门科室等进行分类，并在每个档案盒上做好标记，并上传至院内系统。再根据医院档案管理要求，进一步完善档案，要求档案存放的位置、序号、名称要明确细化[2]。其次应定期对档案存放室的卫生做清洁工作，保持档案室的物品放整齐，做到室内无明显灰尘。（2）加强对会计档案的重视。医院会计档案的管理是医院中的一个重要的组成部分，所以应该加快对会计档案建立一个专门的管理体制，既能够有效地保证会计档案不丢、不乱，还可有效地进行数据的分析，同时档案人员要加强理论知识的学习，提高自身素养，增强责任意识和法律意识。另要建立会计管理制度，将档案进行合理的保管。（3）加强对医院文书档案管理工作的认识，医院文书档案管理同其他企事业的医院文书档案管理内容、模式基本一致，但因医院本身的特点也存在着较为明显的特殊性质。其次应完善医院文书档案管理制度，同时重视文书档案管理工作方式的更新，加强硬件设施的投入力度，提升医院档案文书管理人员的整体素质，确保医院文书档案管理工作规范化开展。

1.3判定标准

对两组人事档案进行管理后，对比两组档案的管理质量和两组档案缺失率、破损率、正常利用率。每项均为100分，分数越高，则说明管理质量越好。

1.4 统计学方法

调研中所有数据资料均运用SPS266.0系统实行专业分析，当中计量数据计均数±标准差，两组差别比照运用T、X2检测。计数资料运用百分率（%）代替，若两组对照结果表明P＜0.05，则表示有统计学差异性。

2 结 果

两组档案缺失率、破损率、正常利用率比较结果为，对比组档案缺失率（7%）档案破损率（6%）正常利用率（87%）；实验组档案缺失率（3%）档案破损率（2%）正常利用率（95%）。有统计学差异性( P＜0.05)；两组档案管理质量评分比较结果分别为，对比组档案标识规范程度（83.93± 4.19）档案室清洁程度（81.95±5.26）档案管理安全性（85.63±4.77）；实验组档案标识规范程度（91.35±3.46）档案室清洁程度（90.74±2.88）档案管理安全性（92.86±3.17），有统计学差异性( P＜0.05）。

3讨论

6S精细化管理的目标在于提升员工的综合素质、优化工作环境、减少浪费、合理利用空间场地，以此提高工作效率[4]。通过实验得知，实验组通过6S精细化管理后，档案缺失率（3%）档案破损率（2%）均低于对比组，正常利用率（95%）高于对比组，档案标识规范程度、档案室清洁程度及档案管理安全性均高于对比组。足以说明6S精细化管理可优化人事管理工作，使其管理工作更细致，提高了工作效率，且增强了医护人员管理意识，同时提升了管理人员的专业知识和综合能力。

总之，在对医院人事档案实行6S精细化管理后，能够有效的提高医护人员的工作效率，减少在档案管理时的误差错误，使人事档案能够保存得更完整，并且提高了利用率，对医院整体的系统工作起到了重要的辅助作用，值得广泛推广。

【参考文献】

[1]卢斐雯.6S精细化管理在医院人事档案管理中的应用初探[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集. 2021,(00）：193-195.

[2]张志龙，李宁宁，郝秀莲.精细化管理在综合医院人事档案管理中的应用[J].兰台内外. 2020,(13)：23-24.

[3]刘丽.6S精细化管理在医院人事档案管理中的应用初探[J].现代医院.2021,21(01):68-69+73.

[4]熊家瑛.浅谈6S精细化管理在医院档案管理中的应用[J].办公室业务. 2020,(20):140-141.