如何做好国有企业办公室文秘工作

如何做好国有企业办公室文秘工作

于姗姗

淮南矿业集团煤层气开发利用有限责任公司  安徽淮南  232000

摘要：国有企业办公室具有承上启下、内外沟通、联系左右的重要作用，承担着辅助政务的职能、办理事务的职能、协调外务的职能。而作为办公室的重要组成部分，文字秘书作为企业领导的参谋助手，对国有企业经营发展发挥着重要的政务职能。本文就如何做好办公室文秘工作进行探讨。

关键词：国有企业办公室；文秘；管理制度

一、办公室文秘人员应具备的基本素质

作为现代国有企业办公室文秘人员，发挥好参谋助手的作用，必须具备四种素质。

第一，在市场经济条件下，国有企业必须对国家的政策进行透彻的理解和研究，需要文秘人员娴熟地掌握政策法规，具有较高的理解水平。

第二，现代国有企业秘书作为集参谋型、秀才型、事务型、公关型于一身的“多面手”，需要具备良好的文化素质、知识结构和办公操作技能，对领导科学、管理学、法学、经济学等个学科领域都有所涉猎，并且熟悉了解国有企业生产建设、经营管理、营销服务、技术创新等各个方面的基本知识和实际，熟悉国有企业所从事的行业。这是国有企业必须适应市场对秘书人员的客观要求。

第三，现代国有企业文秘人员需要具有较强的办事能力，善于理解和领会领导意图，善于处理和驾驭复杂的事务，“会说话”“善应变”“会写作”“善沟通”。这样才能被人信赖，办事的成功率和效率才会高。

第四，现代国有企业文秘人员除了应具备以上基本素质之外，还必须具备现代领导素质。例如，秘书工作服务于领导，要善于与领导意图保持协调，通过提供文稿、调研分析材料等活动，发挥“前决策”作用；同时，还需具备贯彻执行领导决策的能力。这也是文秘人员发挥好参谋助手作用的重要素质之一。

二、做好办公室文秘工作的具体措施

（一）健全管理制度体系，促使办公室履行参谋助手的职能

随着现代国有企业制度的确定，实施标准化、规范化、科学化管理是国有企业深化改革的着力点，同时也是国有企业管理的必然发展趋势。为此，办公室管理要结合国有企业管理的实际情况，建立一套符合自身特点的标准化制度体系，使办公室工作步入高效化、规范化的运行轨道，为办公室充分发挥参谋助手的作用提供制度保障。

首先，对办公室现有规章制度进行全面梳理，通过总结、研讨、归纳，重新修订、完善现有规章制度。在修订完善制度的过程中，要以工作日志、月度分析报告、年度总结为依据，增强规章制度的可行性和针对性，确保办公室各项工作有章可循、有规可依。

其次，健全以岗位责任制为核心的基础管理体系，强化办公室人员的制度意识和标准意识，使其自觉遵循各项规章制度，严格执行各项工作程序。同时，对规章制度的落实情况进行监督检查，及时纠正工作不到位的现象，避免规章制度束之高阁。

最后，实行办公室收文负责制，落实公文办理限时制，优化整合业务流程，运用高效、先进的办公手段提高办公效率，在最短的时间内完成领导下达的任务。办公室内部人员要发挥整体优势，强化各岗位之间的沟通和联系，力求实现无间合作，提升办公室工作的整体效能。

（二）抓好信息工作，发挥好“信息库”的作用

文秘人员要发挥好参谋助手作用，首先是要准确掌握、第一时间报告国有企业的内部情况和相关外部信息，甘当国有企业领导的“信息库”。信息对国有企业的经营发展越来越重要。

一是要通过报纸、杂志、网站等各种渠道，广泛收集国家的重要产业政策和行业信息，分类、提炼后提供给领导参考，为国有企业领导及时、准确地决策奠定基础。

二是要发挥综合协调作用，协调职能部室按照工作分工，加强相关信息的收集，提高信息来源的广泛性、多样性。在广泛收集外部信息的同时，还要全面掌握国有企业内部信息，经常深入实际，深入基层，深入群众，多层次、全方位地了解各项工作进展情况，通过组织有深度、有针对性的调研，掌握第一手资料，形成数据翔实、分析透彻的调研报告，为国有企业有效处置问题、谋划发展提供信息参考和建议。

（三）运用有效工作方式，提高办公室参谋助手的实效

在国有企业改革与发展中，办公室要充分发挥综合管理部门的优势，运用有效的工作方式，真正做到为领导服务、为国有企业服务，提高工作实效。

首先，确定合理的参谋议事方式。办公室参谋的方式多种多样，既可以直接向领导交谈自己的看法、意见，也可以通过起草讲话、调研报告、报送信息等形式提出建议。在实际工作中，办公室要根据具体情况选用合适的方式参与议政，重点考虑领导的个人特点和涉议的具体事件性质，确保自己的观点、思想紧密贴合国有企业工作大局，与领导意志融为一体，以达到参谋议事的效果。

其次，掌握工作尺度。办公室在领导决策中始终处于辅助地位，只能帮助领导决策，决不能越位代替领导决策。办公室人员要站在领导工作角度去认识问题，严守各项纪律，想领导之所想、急领导之所急，为领导提供及时、准确、全面的信息，帮助领导作出正确决策。再次，坚持原则办事。办公室是国有企业行政和综合管理的重要部门，应当协助领导搞好制度建设，实施规范化管理，监督落实各项规章制度。办公室自身要自觉遵守纪律，按照国有企业规章制度办事，不能存在弄虚作假、阿谀奉承、滥用职权的行为，充分发挥表率作用。

最后，改进工作方法。办公室工作要突出工作重点，讲究工作策略，增强工作的时效性、针对性、主动性，从事物的发展规律出发，找出工作切入点和着力点，在解决主要矛盾的同时也要解决次要矛盾，从而提高工作效率。

（四）加强督察督办，发挥好“协调员”的作用

督察督办是办公室的重要职责，是文秘人员做好决策支持与服务工作的重要内容，也是国有企业保证政令畅通、提高工作效率的重要手段。

一是要敢于督察督办。从一定意义上讲，督察督办工作是领导职能的延伸，是协助领导抓好工作落实的有效途径。

二是要善于督察督办。提高督察督办效果，关键是要抓住工作重点，围绕国有企业决策部署落实情况、久拖不决的问题和关系职工利益的急事，深入基层调查研究，全程跟踪落实情况，及时督促、协调相关部门进行处理，确保执行效果。

三是勤于督察督办。文秘人员要增强督察督办工作的主动性，不仅要对领导交办的事项进行专项督办，还要针对国有企业决策部署和各类会议安排的工作，跟踪了解落实情况，适时进行督察督办，更好地推动各项工作开展。

结语

新时期下，国有企业的改革与发展对办公室提出了更高的要求。办公室人员必须紧跟国有企业发展趋势，勇于创新、锐意进取、求真务实地做好本职工作，通过健全管理制度体系、抓好信息工作、改进工作方式、加强督察督办，不断提高工作质量和工作效率，充分发挥参谋助手的作用，为国有企业改革机制、稳定发展保驾护航。

参考文献

[1]办公室文秘人员的能力结构探讨[J].郭文娟.办公室业务.2016(20).

[2]秘书怎样当好领导的大参谋[J].张清华.领导之友.2013(12).

[3]王立.现代国有企业办公室管理工作的优化与完善[J].中外国有企业家,2013(7).