浅谈企业档案信息化建设

浅谈企业档案信息化建设

宋小金

贵州中航电梯有限责任公司   贵州省遵义市   563000

摘要：近年来，随着互联网、物联网等网络应用的快速发展，云计算、数据挖掘等技术的迅速崛起，各项数据呈现出日益增长的趋势，并且增长的速度也非常快，这也使得数据的类型、结构变得更加丰富和复杂，人们的生活、学习、工作进入了大数据时代。在这一大背景下，面对竞争激烈、形式多变的市场，企业对信息资源的开发和利用在其赢得竞争、健康发展的过程中占据了更重要的地位。因此，企业应转变、优化之前的档案管理模式，推进档案信息化建设，从而提高档案管理工作效率，提高企业效益。

关键词：企业档案；信息化建设；措施

引言

电梯作为特种设备，其安全技术档案（以下称电梯档案）是电梯在制造、安装、维修、改造、检测检验、注册许可和使用中直接形成的具有保存价值。完整齐全的电梯档案不仅是使用者分析电梯故障原因及发生规律，及时排除故障，缩短待修时间，确保电梯安全运行的依据；而且是相关部门在电梯发生事故后，查明事故原因、落实相关责任的最直接、最有效的凭据。

1大数据时代的企业档案信息化建设的必要性

1.1　档案信息规模急剧扩大

在大数据环境下，随着企业销量的增加，面临着越来越多的档案信息需要存档，传统的纸质档案管理已经不能为管理层及时准确地提供数据参考，也不能为各个部门的档案整理提供一定的便利，不符合企业当下和未来的发展需要，不仅如此，电子文件作为企业档案的重要组成部分，其存档资料的多样化、数据量的庞大也为档案管理工作带来了一定的挑战，如何快速地整理这些文件，精准地找出能够转化为可利用资源的文件是档案管理工作中的难点，仅靠传统的电子版档案是无法解决的，必须要加强档案信息化建设。

1.2　办公向着自动化方向发展

随着OA、Teamcenter等系统在工作中的广泛应用，企业办公逐渐向着自动化的方向发展，改变了原本的工作环境。从目前来看，许多企业都开始应用自动化系统自动归档电子文件，及时储存和传递数据信息，使档案信息的收集、整理、归档等各环节的工作都形成了动态模式，促进了档案管理工作质效的提升。

1.3　档案信息资源越来越重要

传统的纸质版档案管理与大数据支持下的电子版档案管理，无论是在消耗的时间成本、人力成本上都存在一定的不足，并且也不符合现代企业的快节奏工作，无法满足信息资源及时、高效的采集、处理、整合等需求。基于此，为确保快速发展，企业应该有意识、有能力加强与完善档案信息化建设。

2企业档案信息化建设

2.1实现完整的产品文件数据管理

实现以研发中心生产图文档应用为基础的技术文件电子化管理，从文档创建、审签、更改、分发、利用到归档的全生命周期管理，过程可控，数据可查。系统可以进行多版本数据管理，解决了现行存档资料由于版本多、资料更改频繁等管理烦冗复杂、耗时耗力、极易出错等工作难题，一些处理弹性大而不易规范的工作流程也变得井然有序，建立、健全、完善了产品技术资料管理的体系、方法、工具与手段。

2.2实现多项目多部门协同管理模式

系统支持多项目多部门协同管理模式，充分协调和分配现有资源，获取最佳项目实施方案，实现了以信息系统为驱动、以统一电子数据流为载体，在不同部门、岗位和人员间进行流转，完成文件申请、审批、归档以及信息发布的业务协同工作。既保证上下级工作的配合与协调，又解决任务之间的冲突与矛盾。促进了档案室与各部门、各员工之间的协调工作能力。档案业务处理全过程，都纳入流程化管理，实现档案业务处理、业务监控和文件监控一体化。所有项目执行数据可借助工作流程实现在各级部门之间的纵向审批与部门内部的横向审批，使得组织内各级业务部门在统一软件平台上的“职能有形化”，增加了各部门在计划执行中的参与感和责任感，确保了任务执行过程中问题的提前发现和及时解决，降低了项目风险。

2.3建立移交目录清单、落实审查确认环节

现阶段要尽快按梯型建立国家层面统一的电梯施工移交资料目录清单，此目录可作为《特种设备注册登记与使用管理规则》的附件，也可以作为《梯管规》、《梯检规》的附件，明确其内容和要求，让制造商、施工单位与使用单位交接资料时有章可循；并设立三个监督环节、落实相关责任。三个监督环节为：一是在监督检验审查确认资料时，由检验员审查确认资料清单并履行签字程序，推行原件即时审核即时归还，对数量较多的、即时审核有困难的，可在明确接收资料目录的同时、明确返还资料目录和返还时间要求；经检验员审查确认签字的资料清单可作为施工单位与使用单位交接资料依据；二是特种设备监管部门在对使用单位办理电梯使用登记时，应严格审查使用单位的电梯资料清单，发现不完整时，可作为对施工单位资料移交不齐全的行政处罚的依据；三是定期检验时，检验员应严格审查使用单位提供的电梯资料清单。

2.4更新管理理念，统筹布局信息化建设工作

实际上，在档案信息化建设工作中存在的诸多问题，都与企业的管理理念相关。企业要想提高档案管理的信息化水平，须在提高档案管理战略定位，从经营管理的全局出发，科学规划信息化建设工作，明确阶段性任务，分步实施。同时，企业应转变档案管理理念和思路，加大对档案信息化建设的资金投入，同时引进和培养专业人才，将档案资料作为数字资产进行管理和更新。企业的档案信息化建设，需要引进具备档案管理、计算机、文献翻译等方面专业素养的复合型人才，从顶层架构上充实档案管理队伍。同时，企业还需要建立健全人才培养和评价机制，通过实行管理与技术条线并行的考核模式，为档案管理人员提供公平的竞争机会和完善的晋升渠道，致力于打造一支专业能力强、综合素质高的队伍，以提升执行层面的档案管理能力及水平。企业的网络管理员要做好档案的防入侵工作。与杀毒、捡漏两种软件相比，网络入侵检测技术安全性更高，将它应用在企业档案安全防护中，不仅能够过滤非法信息，发现异常问题，还能自动抵抗病毒。网络入侵检测技术主要有异常检测和误用检测两种，安全管理员要对其进行合理的、充分的应用，并注意及时更新和升级系统，进一步确保企业网络安全，为加强档案信息化建设提供重要保障。

结语

档案信息化建设是新时代档案事业发展的方向，也是档案创新发展的重要手段，要与企业信息化建设相协调，与发展战略相一致。档案信息化的健康和可持续发展，需要做好几项工作：一是建设体系，完善职能。档案信息化体系建设不单是管理档案部门的事，也是提供相关存档资料部门共同的事，公司及相关部门应给予足够的重视，在档案管理硬件和软件等各方面积极创造条件，否则就会出现短板问题，影响档案信息化进程。二是以点带面，逐步完成。档案信息化工作是一个过程，没有终点，要结合企业实际需求和资源能力统筹规划，以重点或难点工作带动档案全面发展，将信息技术应用稳步扎实地融入各项档案业务之中。三是学习改善，不断创新。持续深入开展档案信息化能力建设，通过不断迭代更新、系统集成，使档案工作与企业各层面形成良性的互动，开创档案工作新局面，从而提高档案工作的影响力和服务企业中心工作的能力。

参考文献

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