浅谈干部人事档案在人力资源管理中的作用

浅谈干部人事档案在人力资源管理中的作用

张洪强

济宁市任城区金城街道办事处 山东济宁 272000

摘要：人事档案管理与人力资源管理成了当今事业单位关注的重要环节，同时对于事业单位发展来讲，人力档案管理与人力资源管理是不可或缺的一部分，它是识别人才、选拔人才、使用人才的重要依据。科学的人事档案管理能促进人力资源的开发和使用，因为其所具有的真实性、多元性和潜在的创造性，同时也是记录干部在企业的业绩与水平的信息载体。时代的发展赋予人事档案管理新的内涵，人事档案的管理必须实现现代化，才能充分发挥人力资源管理的作用。

关键词：干部人事档案；人力资源；管理作用

前言

通过对干部人事档案管理工作的了解，充分认识到干部人事档案管理工作做好了有助于缓解和改善在历史发展中的矛盾，能够解决遗留的突出问题、疑难问题和扯皮问题，甚至是上访事件。在我国社会主义市场经济全面发展的历史背景下，做好干部人事档案管理工作，就要不断更新管理观念，勇于探索和尝试新的管理手段，全面、真实、客观的反应人力资源管理在企业发展中的整体面貌。随着经济体制的改革，企业对干部人事档案管理的要求也越来越严格，因为许多遗留问题和人事纠纷需要处理，这些都涉及查询历史翻阅干部人事档案，所以干部人事档案管理的重要性也日益显现出来，随之而产生了对干部人事档案管理的刚性需求。因此干部人事档案管理工作在我国现代企业制度的健康发展中有着承上启下的作用，做好干部人事档案管理工作对于促进人力资源管理的全面发展，提升企业在市场经济中的竞争力具有十分重要的意义。

1、人事档案的概念

人事档案是指一个人从大学毕业到工作中的学历、经历以及政治面貌、个人品德品质的档案记录，以文件形式来进行表达，对以后生活中的个人贷款、工资待遇情况都会有很大的 影响。人事档案是人力资源管理中的重要部分，在事业单位发展中更为重要。

2、干部人事档案管理工作中存在的问题

2.1.干部人事档案室建立不完善。个别单位没有设置专用干部人事档案室，干部人事档案资料往往是存在柜子里，硬件坏境和设施严重不足。所谓的干部人事档案室或许也是狭窄、潮湿，极易引起人事档案材料霉变、虫蛀，影响大部人事档案的美观整洁及完整性。干部人事档案室实际上成了废纸仓库，造成干部人事档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规划[1]。

2.2.管理理念薄弱，造成管理水平落后。从核心的精神层次分析，许多企业缺乏对干部人事档案管理认同的价值观，削弱了干部人事档案工作发展的基础。总体上看，目前有些企业在狭隘的以经济效益为重点的观念支配和引导下，管理者和广大员工的精神、思想和作风都以追求利润和财富为根本目标，处处以眼前的得失为重，这种功利色彩浓厚的价值观念危害严重，左右了人力资源管理的思维方式和决策方向，因此，很多企业都缺乏干部人事档案管理意识。

2.3.经过调查发现许多企业对干部人事档案的重视程度不够，没有认识到干部人事档案管理工作是人力资源管理工作的重要组成部分，是维护企业经济利益、合法权益，记录企业文化和历史真实面貌的一项重要的基础工作。长期以来，企业干部人事档案管理工作缺乏长期性、连续性的发展规划，对干部人事档案在企业中的重要作用认识不足，认为干部人事档案工作就是一般的事务性工作，不能和生产任务放在一个起跑线上，不能给单位创造经济效益，只要不丢失、不泄密，能应付外调、查档就行了。概而言之， 企业干部人事档案管理工作先天基础薄弱，缺乏原动力和主体积极性.，极大地制约和束缚了干部人事档案管理工作的顺利发展。

3、干部人事档案管理对人力资源管理的主要作用

3.1.弥补人力资源管理短板弱项

干部人事档案的真实性、完整性也是弥补或改善用人单位人力资源管理短板的重要参考依据，使人力资源管理能够始终围绕用人单位的业务发展、改革转型需要，为用人单位提供源源不断的高素质型人才队伍。目前，普遍存在人力资源开发形式单一，人员交流不畅，人才资源评估不规范，人才竞争机制不科学等问题。通过干部人事档案管理，利用大数据分析，全面掌握人力资源优势或不足等现状，有利于发扬优势，弥补不足；根据干部人事档案信息分析，把握岗位人才缺口或冗余情况，及时引进或交流，采取科学人才评估机制，防止出现人才短缺或人浮于事现象。

3.2.提高人力资源管理工作效率

人力资源管理效率是指人力资源有效利用的程度，即拥有的人力资源围绕单位绩效，所做出有效贡献的程度。影响人力资源管理效率的因素主要包括：系统、素质、匹配和激励四个主要因素。干部人事档案反映了所有人员的学历、经历，用人单位或部门通过查阅干部人事档案，便可全面了解其综合情况和能力，通过干部人事档案查阅，适时实地干预人力资源管理，也可根据干部人事档案掌握所拥有的人力资源结构是否科学合理，还可以根据干部人事档案分析人员技能与岗位匹配程度；当然，也可根据干部人事档案掌握其个性专长，采取相应的激励措施，从而达到人尽其才、才尽其用的预期效果。

3.3.保障人力资源信息的真实性

高质量的干部人事档案管理，尤其是通过“三龄两历一身份”审核的档案，能够显著增强单位人力资源数据信息的真实性、可靠性，帮助用人单位在其发展、壮大过程中全面把握已有员工总体业务素能，并根据干部人事档案将新进人员分配至合适岗位，可显著提升人力资源管理工作质量和效率。

3.4.确保人才招聘的科学性

通过干部人事档案数据分析，可及时掌握当年即将退休人员数量，根据空编情况或人才结构分析，帮助事业单位招收到对口专业、高素质型亟需人才，使人才引进更具针对性、科学性。

4、为了提升人力资源管理的应用价值需要加强对人事档案的管理

4.1.重视人事档案内容，增强人事档案的真实性，避免雷同

对于档案室的创建，需要根据事业单位内部人力资源部门所提出的需求进行人事档案的更新，以便很好地辅助人力资源部门工作。

4.2.在事业单位内部，建立健全完整的人事档案管理体与制度体系

在事业单位的发展中，人才的管理与控制人才流失是重中之重，因此加强人力资源部门的建设与人事档案管理体系的创建加强是当下必须要做的，加强人事档案管理势在必行。

4.3.增强事业单位内部档案管理人员的素质以及事业单位全员的档案意义

事业单位档案管理人员的思想道德意识与自身的业务能力是人事档案管理工作的基础，同时也是人力资源管理的保证，对于事业单位档案管理人员素质的提升以及人事档案工作业务能力的提高，主要应进行以下两点：首先，要对人事档案工作行业内的法定法规以及规章制度进行培训，并要求他们深度理解并学会运用；其次，要在生活实践中提升档案管理人员 的品德素质，这样的创新工作，可以为事业单位带来一个良好的工作环境以及人员相处模式[2]。

总结

本文通过对干部人事档案管理在人力资源管理中所起的作用，分析、理解和认识到干部人事档案在人力资源管理工作中的重要性。充分激发广大部人事档案管理工作人员的工作热情，及时研究如何吸收和借鉴优秀的干部人事档案管理工作新成果，指导干部人事档案在人力资源管理工作的进程中，科学规范的做好干部人事档案的管理，不断适应新形势，提升人力资源管理的总体水平，不但可以实现干部人事档案管理工作的自身价值，而且可以为企业的经济发展和人力资源管理做出应有的贡献。

参考文献：

[1]王国良.浅谈人事档案在人力资源管理中的作用 [J].黑龙江档案,2016,(3):46.

[2]陈纯颖.浅谈人事档案在人力资源管理中的有效应用 [J].卷宗,2018,(11):101.