基层事业单位档案信息化建设若干问题探析

基层事业单位档案信息化建设若干问题探析

叶尔肯·阿山

布尔津县窝依莫克镇农村合作经济（统计）发展中心     新疆维吾尔自治区阿勒泰地区布尔津县 836601

摘要：基层事业单位档案管理是我国事业单位日常工作的重点内容，随着社会快速发展与城市建设水平的提高，事业单位档案形式与内容也发生很大变化。文章对基层事业单位档案信息化建设问题与对策展开探讨。

关键字：事业单位；单位档案；档案管理；信息化

引言

事业单位是国家机关建立的社会公益性质的单位，所以事业单位的档案管理工作非常重要。现如今，很多事业单位在对档案信息进行管理的过程中依然采用传统的方法，这样不仅影响了档案管理工作的效率，同时也会影响到事业单位档案信息的管理效率。为了能够使这种现状得到改善，事业单位必须加强档案管理的信息化建设，并且还要根据事业单位的实际情况，将档案管理办法进行完善。只有这样，才能体现出档案信息的价值。

1事业单位档案信息化建设的意义

事业单位在开展档案管理工作时，通过引进信息化技术，加强档案管理信息化建设，可以让档案管理更加规范和可靠。在传统的档案管理中，档案资料主要以纸质材料为载体，这些材料容易受到各种因素的影响，如果受到损坏将无法修复，单位就会遭受一定的损失。通过引进信息化技术，能够将纸质材料保存在计算机系统中，避免档案信息丢失或者损坏，实现档案信息长时间保存，便于单位人员查询和使用档案信息。并且，通过加强档案信息化建设，能够给档案检索和使用提供便利条件。通过对档案信息分类保存，在档案管理信息系统的作用下，可以直接查找所需档案信息，取代了传统的借阅方式，便于档案信息的保存，提高了档案管理的质量，为事业单位内部管理和业务活动开展提供服务。

2基层事业单位档案信息化建设若干问题

2.1资料信息安全问题

档案信息安全问题是事业单位必须重视的基本问题。事业单位档案管理信息化关系到单位每一个人,一旦出现信息泄露,严重时可能危害整个事业单位。例如,现如今为人们所熟知的、深恶痛绝的电信、网络诈骗,他们利用一些网上的钓鱼软件,制作带有攻击性的病毒,利用病毒的传染性、破坏性、潜伏性等特性,通过微信群、朋友圈等媒介以链接的形式进行诈骗,获取他人信息骗得他人信任,甚至还大胆地对事业单位网站进行网络攻击,使事业单位网络遭遇崩溃的危机。此外,国家相关政策的颁布与实施首先从事业单位出发,事业单位相关内容的制定关系到国家机密,所以在此基础上,档案管理信息化存在的资料信息安全这一问题是事业单位忽视的事情。

2.2档案管理人才的匮乏。

由于绝大多数的档案管理人员都缺乏专业的档案管理培训，并不具备专业的知识与技能，不能适应新时代档案管理信息化建设的操作。加上档案管理需要工作人员较为细心、耐心的特点，需要对档案进行认真的整理与归纳，才能更好地符合档案管理的要求。然而现阶段档案管理兼职人员不能发挥出此作用，使得单位中的档案管理工作发展缓慢，所以亟须培养大批具有档案管理知识与技能的人才。

2.3信息化管理能力不足

从传统的档案管理方法来看，很多人对于现代信息技术的发展理解不足，因此对于档案影像化、信息化发展建设的重视程度不足，在档案管理与传播工作中存在人员管理与安排不够严谨的情况，工作人员并不清楚档案资源开发以及影像化传播对于其自身发展的意义，因此工作中存在管理杂乱的现象。除此之外，管理人员在进行档案管理工作时对于之前的档案处理不够科学，对于应该完善或者清理的档案分类认知不足，这样就会导致档案出现泄漏以及丢失的情况，造成单位的损失。档案管理不是任何人都能够胜任的，各单位应该招聘具有较高专业水平的工作人员参与管理，同时不断增强管理人员的先进知识培训，不能直接任用没有档案管理工作经验的退休人员参与工作，这样会严重影响事业单位档案管理工作的质量。

3基层事业单位档案信息化建设策略

3.1保障档案信息化资料信息安全

在经济全球化、信息化的背景下,网络环境也出现了很多问题,人们只要上网就会存在网页浏览过的痕迹,一些不法分子或黑客通过IP地址就能够快速地查找到另一个人上网的足迹,有可能出现信息泄露的事件。尤其是事业单位与国家相关政策紧密联系在一起,关系到国家机密,这就使事业单位不得不高度重视这个问题。比如,事业单位可以通过聘请专业性、高素质及技术水平超高的人才,结合自身实际情况让其编写一套防盗信息安全软件,在遇到不法分子或黑客攻击单位网络时,能够及时、准确地阻止,从而发挥其保护事业单位网络安全的作用。此外,事业单位应按照法律规章制度,对相关档案信息管理人员进行约束。比如,事业单位可以与档案信息管理人员签订保密协议,使其不得触碰法律的界限,规范其道德行为,这样就可以得到信息安全保密管理的加强；为了防止企事业单位信息泄露,可以以自身发展的需要为基础,同时着眼于实际情况,以逐渐优化与规范档案信息化管理机制,为实现档案信息化资料安全奠定坚实的基础。

3.2提升档案管理信息化人才的素质

要正确认识到人才素质的重要性，进而在档案管理信息化建设的过程中，加强对管理人员的培训，加强引进专业化的信息化管理人才和档案管理专业人才，以此来适应新时代档案管理信息化建设的发展与使用。要结合单位的实际情况调查管理人员的素质与能力，加强对能力与专业知识薄弱的管理人员的培训。通过定期进行专业化的培训，为档案管理人员提供更多现代化的档案管理技巧、知识与方法，并能让档案管理人员熟练地掌握信息化技术，具备互联网思维等。同时，还要加强档案管理人员的学习与交流，可以引进档案管理专家，让专家到单位对档案管理人员传授知识，开展讲座交流，以及让档案管理人员到优秀档案管理部门进行实地学习，以此来促进档案管理人员专业素质与技能的提升，更好地将学习到的知识与技能运用在档案管理信息化建设里，进而适应计算机网络操作的环境，推动其成为新时代发展下所需档案管理人才。此外，档案管理人员还要具备相应的维修管理技术，一旦计算机系统出现问题，能及时地与维修人员进行有效沟通。

3.3创新档案管理模式

要想落实事业单位档案管理信息化建设，就应该借助科技手段，完善软硬件投入，落实信息化建设。无论是传统档案管理工作还是信息化档案管理工作，都离不开有效且强大的软硬件设备的支持。针对部分事业单位存在的软硬件基础设施建设不足的问题，单位领导层应当深化对档案管理信息化建设工作的认知，增加基础设施建设的经费，为高效档案管理工作提供物质基础。具体来说，事业单位首先应当增加基础设施的投资比重，同时建立专门的档案管理部门，提高档案管理工作的专业性。与此同时，单位还应该积极引进先进的设备，与时俱进，提高档案管理工作的效率。其次，单位应该主动创新档案管理模式，积极借鉴同行业的成功经验，在档案管理工作中使用现代化管理技术以及信息技术，实现无纸化办公，提高档案管理的效率，进一步提升单位档案管理效能，降低人工管理成本，规范办公管理流程，促进事业单位的现代化发展。

结语

综上所述,在信息化发展的背景下,事业单位档案管理工作面临着新的机遇和挑战,应信息时代发展的需要,事业单位迫切希望档案管理信息化建设作为其支柱力量,只有跟随时代发展的脚步,才不会落后于时代。事业单位在工作中要加强档案信息化基础设施投入，完善管理制度，提高安全管理水平，充分发挥信息技术优势，提高事业单位档案管理工作能力。

参考文献

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[3]杨冬美.事业单位档案管理信息化建设优化策略探究[J].城建档案,2021(10):33-34.