机关事业单位数字化档案管理工作实践研究

机关事业单位数字化档案管理工作实践研究

丁巍

淄博市公共就业和人才服务中心255000

摘要：随着科技的不断发展，我国进入数字化信息时代，数字化技术的运用有效提升了档案管理工作效率，解决了实际工作中的一系列问题，节省了大量的工作时间。而机关事业单位作为国家的重点工作单位，其档案管理尤为重要，应与时俱进，引入数字化管理方法，提高档案管理工作质量与效率，从而促进事业单位不断发展。基于此，该文主要对机关事业单位数字化档案管理工作的优势、存在的问题及解决措施进行研究分析，为提升机关事业单位档案管理工作水平提供参考。

关键词：事业单位数字化管理现状分析存在问题对策

在机关事业单位的各项管理工作中，档案管理是重要工作内容之一，档案繁杂多样，在传统模式的管理下，档案容易丢失，管理工作困难，而数字化时代的到来为档案管理工作提供了新的管理模式，可以将通过扫描技术将原来的纸质档案转化为数字档案，避免出现损坏丢失的情况，还可以利用数字化平台实现信息共享，便于相关人员查阅、调用。另外，通过加强安全防护，保证数字档案的安全性，杜绝档案泄露、丢失[1]。数字化档案管理对于提升机关事业单位的工作效率与档案管理水平具有非常重要的意义。因此，作为档案管理工作人员，应了解当前数字化档案管理的现状与特点，深入分析工作中遇到问题，并制定相应的应对策略，以保证档案的安全性，使档案的价值得到充分发挥。

一、事业单位档案管理数字化的意义

档案进行信息化管理与无纸化办公进行对接时，能够大大减少管理工作的成本，从而有效提升档案管理工作效率。档案管理部门可以通过本地网络连接与单位的各个相关部门进行统一管理。不同类型的档案由于形态、年限、保密权限等不同，在进行管理的过程中有着不同的处理方式，当传统档案通过数字化处理后传到统一的档案管理平台，系统能够对资料进行合理的分类管理，为档案的保存、检索、查阅提供更便捷的服务，同时也避免传统档案在查阅过程中对档案本身的伤害问题。

二、档案数字化管理存在的问题

1、传统档案管理难以做到信息完整性

每个事业单位都有自己独特的实际情况，所采用的档案管理方式不尽相同，很多单位由于自身业务特点产生大量的档案，而在现实情况下，很多档案被随意搁置，未能及时有效地进行档案的收集整理，从而造成大量有价值的重要档案信息丢失，不利于档案信息管理的完整性。

2、传统档案管理不便于统一管理

完善的管理体系能够为档案管理提供必要的保障，而传统的档案管理方式很难让各个部门间实现有效沟通和配合，容易造成重要档案资料重复管理以及档案资料利用率较低等情况，这必然会导致事业单位档案管理稳定性较差，档案信息保密存在漏洞，人员开展档案工作不规范不严谨，难以对有较高价值的档案资料进行有效收集和保存。

3、传统档案管理方式涉及的范围难以扩展

当前，事业单位在日常的档案管理过程中，所涉及的内容十分广泛，如医院档案管理过程中，不仅要对普通的文书、财务、人事等材料，同时还会对医院的病例档案进行收集和管理。相较于以前，档案管理所覆盖的面变得十分广泛，而传统的档案管理方式很难对这些信息进行有效管理。

4、数字化档案建设意识不足

现如今，科研单位数字化管理实践实施情况还存在档案建设意识不足这一现象。一方面科研单位档案数字化管理实际运行情况与工作人员重视程度相关，可是因为缺少足够重视、没有与时俱进进行创新与管理，这自然也就无法提升档案管理效率。另一方面，档案数字化管理方式还是存在问题，员工自身数字化操作水平有待提升，最终也降低了其价值的发挥。三是管理标准有待完善也是管理期间的具体问题，缺少完善的档案管理制度约束管理人员，整个档案数字化管理质量自然也会受到影响。由此可见，数字化档案管理标准有待完善也是数字化建设期间存在的问题之一。

三、档案数字化管理问题的解决对策

1、树立正确的数字化管理观念。当前，档案管理工作现实情况与数字化管理方式的要求之间仍然存在差异。为合理解决此矛盾，档案管理工作者应该充分认识到档案资源数字化建设工作的重要性，需要在整个管理工作中积极引入先进的信息技术和设备，并不断提高人员的思想认识。由于档案的数字化建设不是一蹴而就的，涉及许多的内容，是一个系统和长期的过程，也是档案管理人员使用信息技术持续进行档案管理的过程。

2、培养档案数字化管理人才。能够较好掌握数字技术，同时对档案管理有较高专业度的人才是使档案数字化管理能够良好运行的前提。当前，事业单位在招聘人才时，应该关注新加入的人是否是满足档案数字化管理以及技术发展需求的人才。同时，还需要对已经在岗的人员定期进行培训和内部交流，及时学习和分享档案数字化管理的新知识和新动态。只有从业者能够从技能水平和思想认识上都能满足数字化管理需求时，档案管理的数字化才具有进一步发展的可能性。

3、对档案信息资源实行专题分类管理。档案数字化管理不仅仅是对档案的数字化加工和存储，而更多的是对信息资源的再开发再利用。传统档案资料原件的唯一性导致它只能在一个地方进行保存和使用，而档案数字化管理彻底改变了这种情况。数字化后的档案可以被复制成多份，能够根据档案的管理需要保存在不同的地方。如一些事业单位在进行某个专项任务时，可以根据实际需要将涉及该方面的所有档案数据资源复制到一个专题库中，从而便于信息的使用和掌握。

4、档案数字化管理需要弹性思维。档案数字化管理具有较多的优点，但依然无法完全替代档案原件的功能，因此在进行档案数字化管理过程中，应该根据实际情况进行操作。在进行档案数字化之前，应对档案进行合理筛选。优先对那些具有长期或者永久保存价值、重要但极易消失的档案资源进行数字化处理，而那些低价值或者不易数字化处理的档案可以酌情处理。

四、结语

档案的数字化管理正在一步一步的进行完善，在建设过程中可能会出现许多的问题，但是只要提高有关部门和从事该工作的人员的思想建设，将档案的数字化进行合理规划，实行可接受的章程，将问题解决，档案的数字化就会逐渐成为一个成熟的系统。

【参考文献】

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[3]李然.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].才智,2017(27):252.

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