建设工程施工档案管理存在的问题和对策研究

建设工程施工档案管理存在的问题和对策研究

沈桂芳

杭州金顺建设有限公司 浙江 杭州 310030

摘要：建设工程施工档案主要指的是工程项目施工建设过程中所形成的一系列具有保存和利用价值的各种记录，如工程技术资料、监理资料、项目管理文件、竣工图等，包括文字、图纸、图表、声像、模型、信息数据等多种载体。建设工程施工档案也是工程项目规范化竣工验收的基础，加强对这些档案资料信息的管理和挖掘利用，也能够为建设工程项目后期运营管理、改扩建、工程维修等提供科学依据和参考。强调提高建设工程施工档案管理水平，确保这方面工作的开展与工程建设同步进行，还需要加强信息化管理、数字化管理等，有效提高建设施工档案管理和利用的效率，促使其价值和作用充分发挥和体现。

关键词：建设工程；施工档案管理；问题；对策

随着经济的发展，我国基础设施建设事业突飞猛进。在建设工程中，完备的工程档案资料对于建设工程具有十分重要的意义。档案作为施工企业项目建设的重要工作，记录工程建设历程，代表着施工企业的工程技术实力，体现着核心竞争力。不仅是工程自身的历史记录，而且对其他同类工程建设有着重要的参考借鉴作用，可以使档案得到多次重复利用，是档案活力和价值的体现，是积累经验、储备技术的手段。

1建设工程施工档案管理的问题

1.1前期资料收集不全面

部分建设项目施工与管理工作的开展对于档案管理的重视程度明显不够，在建设施工档案管理方面，仍存在很多不规范、不到位的地方，同时也对建设施工档案资料的综合利用造成不利影响。例如，档案管理人员对自身的职责和工作内容缺乏清晰地了解和认知，没有深入施工现场，与工程项目保持同步进行档案的收集和整理工作，进而影响了施工档案数据信息的全面性和真实有效性。部分档案管理人员工作的开展和实施不够仔细和严谨，没有严格依照相关规范和要求汇总建设工程项目施工的资料信息，导致建设施工档案管理混乱，甚至还存在一些偏差和错漏问题，严重影响了建设施工档案管理和利用的效率，甚至还对建设工程项目的规范化竣工和质量验收等工作的开展造成不利影响。而且，建设工程项目施工档案资料信息的载体比较多，涉及到的内容和事项比较多，包含工程项目施工建设过程中的资料文件和相关记录，涉及到文字、图纸、图表、声像、模型、信息数据等各种载体和形式，无疑增加了建设施工档案收集和管理的难度，也更容易导致一些错漏事项的出现。

1.2档案资料日常和利用不规范

建设施工档案管理是一项复杂性的工作，要求规范化做好工程建设档案和资料文件的收集、整理、分类归档、科学存储和传递利用等工作，并促使档案资料信息在建设工程项目质量管理、工期进度管理、成本造价管理以及项目的后期运营管理和施工规划等方面发挥出应有的价值和作用，为其提供参考和依据。但是由于很多建设工程项目档案管理工作不到位，缺乏健全完善的档案管理制度和共享机制，在建设施工档案资料整理、归档、移交和利用等方面不同程度地存在问题和不足，如建设施工档案归档不及时、在归档和存储的时候无法实现对相关电子档案真实有效性等的准确科学判定、没有及时将档案信息进行公开与分享、档案信息安全管理工作不到位、档案信息的共享利用效率不高等问题。

2建设工程施工档案管理的要点和措施

2.1深化建设施工档案资源建设

在建设工程项目施工与管理过程中需要充分认识到建设施工档案管理工作的重要作用意义，加大这方面的重视程度，设置专门的档案管理部门，由专业的档案管理人员深入施工现场，做好一系列施工资料信息的收集、整理和归档、利用工作。在建设施工档案管理工作实施过程中，需要加强档案部门与建设单位、施工单位、监理单位、勘察设计单位等有关单位和人员之间的沟通和交流，实现建设工程项目施工全过程各项资料信息和文件的规范记录、及时整理和验收归档，在各有关部门和人员的积极配合下，保证建设施工档案管理工作的高效化实施。档案管理人员也需要保证建设施工档案资料在规定的时间内规范移交、统一归档和管理，能够科学合理地利用信息化技术和手段，实现建设工程项目施工所有资料信息、所有类型和载体的档案资料的快速收集、获取和分类管理，确保纸质文档、电子文档等的科学归档。为有效提高建设施工档案管理的效率和档案资料的利用效率，还强调在管理工作中持续健全和优化建设施工档案资料收集和管理的流程，加强建设施工档案资料数字化加工，加强档案数据应用平台建设，构建一个更加完善的电子档案和信息化档案数据库、大数据中心，实现对建设工程项目施工档案资料的高效化存储、传递、获取和利用，并借助大数据实现诸多建设施工档案资料信息的挖掘和分析，从中找出有价值的资料信息，保证这些档案资料信息发挥出应有的价值和作用。此外，还强调实现建设施工档案的共享共建，保证在建设工程项目施工中所产生的资料信息和施工记录能够及时移交给档案管理部门和人员，也能够促使各相关人员更便捷地获取和利用这些档案资料信息，为建设工程项目施工管理、规范化竣工验收、施工规划和管理等工作的开展提供依据和参考。

2.2完善档案数字化标准

新时期，在推进建设施工档案管理工作高效化开展和实施过程中需要持续健全和完善档案数字化标准，提高建设施工档案数字化质量以及档案资料信息的综合利用效率。首先，需要明确施工档案管理的目标要求，档案管理人员也需要明确自身的职责和工作任务，强调严格依照相关规定和要求做好一系列档案资料的收集、整理和移交工作，在施工过程中各部门需要配合档案管理部门收集资料信息，最后由档案管理部门对这些资料信息进行统一归档和分类管理。其次，建设施工档案管理继续要做好一系列纸质文档的管理工作，也需要对这些档案资料信息进行数字化加工，对图像中的文字进行准确识别和分析，实现建设工程项目施工中各种档案信息和文件资料的微缩数字化加工，并借助大数据等先进的技术工具，实现建设施工档案的精细化管理，尽可能防范建设施工档案不全面、资料信息不完整、信息丢失以及失真等一系列问题。电子档案的接收、归档和存储也需要规范，必要的情况下还需要科学设置相应权限，方便档案需求者查阅和借阅这些档案资料信息。

2.3充分挖掘和利用档案信息资源

建设施工档案管理是一个系统性的工作，不只强调档案资料信息的收集和归档管理，更需要充分挖掘和利用这些档案信息资源，确保能够为建设工程项目施工管理以及运营管理等提供支撑和服务。例如，构建完善的档案数据中心和信息化平台，方便档案资料的收集，整理和归档，以及共享利用；在这些档案资料收集完成之后，要对接到城市电子政务平台，为城市规划与管理等提供支撑和服务；强化档案管理服务意识，构建建设施工档案共享共建模式，以全面收集档案资料信息和高效利用档案资料信息；建立方便的索引，拓宽档案服务的渠道，方便及时获取和利用这些档案资料信息。

3结语

加强建设施工档案管理有着重要的作用意义，在项目施工建设与管理过程中需要监督落实好施工档案管理工作，与工程项目施工建设同步进行，做好一系列档案资料的收集、整理、移交、归档和利用工作，强调加强信息化和数字化建设，确保建设施工档案管理工作规范化进行，并发挥出应有的价值和作用。

参考文献

[1]杨丽娜.建设工程档案管理与工程质量的关系及管理要点[J].企业改革与管理，2019（21）：20+23.

[2]龚志军.市政工程档案采集与管理中存在的问题[J].中国管理信息化，2018，18（14）：207-208.