县级公立医院费用报销系统建设浅析

县级公立医院费用报销系统建设浅析

李,建

重庆金算盘软件有限公司 重庆 400050,重庆大昱医院管理有限公司 重庆400020

摘要：费用报销是医院财务工作非常重要的管理环节，大多数医院仍停留在手工报销阶段，存在效率低、管控不及时等问题，因此费用报销系统建设能帮助医院优化报销流程、加强预算管理、提供审批效率，对提升管理水平具有重要的意义。本文分析了公立医院费用报销管理现状，基于对重庆某区人民医院（下称“QJ人民医院”）的调研，就医院报销系统建设过程、内容、成果与不足进行探讨。

关键词：公立医院 费用报销 系统建设

QJ人民医院是重庆一家县级三甲医院， 占地面积100亩，编制床位1000张，设有临床、医技科室40多个，拥有在岗职工近1300人，年业务收入8亿元。随着智慧医院整体建设规划和医院高质量发展的要求，医院对运营管理工作和内控体系建设进一步加强，医院对全院精细化管理越来越高。日常报销支出管理业务量大、审核时间长、预算执行难到位、资金支付不及时等问题尤其突出。为此，QJ人民医院决定在2021年开始建设费用报销信息管理系统，并与2022年1月正式开始试用。

一、管理现状及问题

1、报销制度不完善。QJ人民医院虽然是县级医院，但业务覆盖也医疗、教学、科研等各个方面，这几年在医院领导带领下学科建设取得了骄人成绩，2020年已通过三甲复审。跟大多数医院一样，医院规模在高速发展时，往往医院大部分资源都会偏重业务，一切为业务发展，这恰恰忽略了管理，QJ人民医院也存在部分制度流程需要改进完善。

2、预算编制太粗，存在执行不到位。QJ人民医院从很多年前就开始预算编制工作，受诸多因素限制，预算编制仅以财务科为主，并没有延伸到相关业务科室和归口科室；预算编制以医疗支出预算为重，对医疗收入、基建后勤、科研教学等编制工作都没有细化推进；很多预算指标都按年编制，没有细化到季度、月份，也没有到科室，要么是全院整体一个指标，要么就是归口科室一个指标在进行管理，实际报销过程中预算执行情况科主任无法知道进度，而归口科室基于业务科室已签字确认，碍于人情没有严格把关，导致费用失控。

3、费用审批周期长。QJ人民医院手工报销大致流程：填单-科主任审批-归口科室审批-财务审批-分管领导审批-出纳-费用会计，虽然医院财务科规定了每周一、周四为固定报账日，但在实际工作中因科主任或分管领导上临床门诊、查房、手术、会议甚至出差在外等因素，导致报销人员要么排队等待签字，要么因领导不在无法签字，错过本周报账时间，一张报销单存在多次往返领导办公室签字，导致报销审批签字时间太长，影响医院员工对报销工作的满意度。

（4）制度执行不彻底。QJ人民医院对报销制度已做相关规定，但有些制度执行起来相当困难。比如借款制度就形同虚设，很多报销都需要先付款，付款完成后报销员并不能及时提交发票完成销账的相关手续;制度明确规定：前债不清，后债不启;但是由于报销不及时，往往借款还没还，又有新的报销费用发生,借款规定成为一纸空文[1]。譬如差旅费报销，报销制度规定了时效性，要求出差结束后两周内完成，原则上不跨月报账，但是实际工作中，由于无法找到领导签字，或者酒店发票没有寄到等原因，造成报销滞后。更有甚者在课题结束前，才想起好多费用还没有报销。

二、建设过程及内容

2020年QJ人民医院在报销系统项目立项时，已将整个报销系统定位成一套集预算、审批、支付、管理等功能，涵盖预算编制、执行、分析和考核，结合大数据、人工智能AI、移动应用等先进技术，支持电脑端、手机端、IPAD、智慧大屏等终端的先进管理系统。

2021年初实施时，软件提供方与医院人员共同组成实施团队，分别从组织架构、岗位职责、管理制度、业务流程、业务单据、管理分析报表等六个维度，对信息科、财务科、运营管理科、药剂科、总务科、医学装备科、科教科等科室进行访谈，记录、整理医院预算业务、支出业务、运营分析等业务现状，收集整理业务痛点和预期效果等需求，进行业务匹配和关键用户测试，形成现状调研报告、需求分析报告和实施方案。

2021年6月，软件进入试运行阶段，实施团队分批次对院领导、科主任、报销人员进行院内培训，并选择了院办、医务科、医学装备科共3个科室从7月开始试点，10月试点工作拓展到全院，所有业务全部纳入报销范围。通过三个月试运行，QJ人民医院费用报销系统与2022年1月系统正式运行。

本次实施费用报销系统，实施团队先将预算、课题、专项支出等预算初始金额作为初始数据导入系统，作为费用报销控制的依据；实施团队梳理了借款、差旅费、公务接待、劳务费、设备药品耗材、医疗纠纷赔偿、科研、基建后勤、退费（含保证金）及还款等10多种业务，涉及资金来源、归口科室、报销金额等不同，固化设置了每一个业务的审批权限、报销流程，系统会根据报销金额进行判断，对于不同的报销金额，科室主任、归口科室、副院长、院长有不同的

审批签字权限。当医院员工需要进行报销工作时，可以直接在自己科室电脑打开系统填制报销单，并通过高拍仪拍摄或上传发票附件提交审批，报销单据自动进入审批流程中；线上审批流程结束，单据会自动传递到出纳岗位并提示付款；当所有流程处理完毕，会计人员可以自动生成相应记账凭证。

三、建设成果

截止到2022年3月底，费用报销系统已正式运行3个月，参与报销业务科室达到60多个，填制报销单据800多张，涉及累计报销金额为1.2亿元。实施团队回访财务部门及业务科室，大部分人员认为该软件系统操作简单，方便快捷，正式实施上线后，报销时间缩短2/3以上，预算准确率提高到90%以上，基本到达立项目标。

1、完善报销制度，优化报销流程。任何医院上线实施管理信息系统，都不能完全按照实施医院的要求照搬到系统中，也不可能要求实施医院完全按照软件流程进行适应，只有将医院流程优化完善和软件适度个性优化结合起来，才能达到理想的效果。QJ人民医院领导对此期望高，也特别重视，要求医院信息部门利用建设报销系统的契机，配合财务部门重新梳理了医院相关管理制度和流程，完善和补充了相关的费用支出管理制度。

2、报销简单快捷，审批及时高效。通过三个月的运行，软件供应商也对系统不断改进和优化，实施团队将全部报销流程固化，报销单据格式设置好，每个报销工作台都配置了高拍仪，方便上传附件，报销人员根据报销业务类型选择单据模板，填单、上传附件、提交审批一气呵成；整个审批工作交给系统自动完成，报销人员可以利用微信动态跟踪审批进度。同样，提交审批的单据会根据预置的权限和流程，一步步流转到对应的审批环节，负责审批的领导也会收到提醒信息，可利用手机微信直接审批，及时将单据推送到下一步工作环节。

3、增强预算意识，强化预算管控。实施费用报销系统后，医院职工预算意识加强，领导们也比以前更加重视预算，预算工作开展得到了广泛的支持。在费用报销系统中，无论哪种业务，必须有预算才能填单报销，如果没有预算，科室必须先进行预算追加或者调整申请，只有当预算管理委员会或者院办会议通过，由专人在报销系统中进行相应的预算追加或调整后才能进行报销。在这种情况下，科室主任或主管领导必须对自己年初预算的编制慎之又慎，因为预算的完整性和准确性直接决定了能否顺利报销；年末对预算执行分析和考核工作也将对科室绩效产生影响，督促每一个科室领导必须认真对待年初预算，绝对不能敷衍了事，要让每一笔业务更为有计划、有条理，让他们重视自己科室的预算，从而重视自己科室的支出。

四、结论与建议

费用报销系统是智慧财务建设的重要内容，也是智慧医院规划建设的重要组成部分，是贯彻落实预算管理最好的工具，给医院带来财务管理水平的提升。同时我们也发现此次系统建设中，没有与医院推广公务卡结合起来，没有实现银医直连等[2]，系统还存在很大提升空间。医院财务部门作为医院管理团队的重要组成部分，如何将这些工具方法切实落地应用，如何推行公务卡、如何将银医直连，如何加强影像票据管理，需要医院财务管理者进一步去探索。

参考文献：

[1]马乃玉.医院报销系统建设浅析[J].中国总会计师,2020(08):148-149.

[2]邬丽艳.公立医院智慧费用管控标准化业务流程构建的探讨[J].中国卫生经济,2021,40(06):87-90.

作者：李建 18502315611 623193906@qq.com

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