人力资源管理与档案管理信息系统构建及应用探讨

人力资源管理与档案管理信息系统构建及应用探讨

叶鹏

身份证号码：612425198305220014

摘要：建立人力资源管理系统是实现信息化建设的必由之路，可以有效地改善企业的人事管理和文件工作的质量和效益。所以，要实现信息化发展的目标，就必须要完善信息系统的基础架构，制定一个统一的管理规范，强化对信息系统的保护，并不断地提升管理者的能力。

关键词：人力资源管理；档案管理信息；系统构建

1.人力资源管理与档案管理信息系统构建现状

1.1.数据安全保密性能差

在传统的人事和档案资料的管理中，通常采用纸制文件和手工加工的方法来进行资料的整理和存储。然而，由于大量的文件资料，不但占用了大量的存储空间，而且难以进行高效的归类、核查，而且在文件的更新上相对滞后、缓慢，无法实现及时的更新和动态的管理。而且，由于纸质文件易受潮、发霉、易损坏，易被人篡改，所以其保密和保密程度不高。在这种情况下，传统的人事、文件的管理方法已无法适应现代社会的发展趋势，必须要加强对档案的保护，同时还要加强对档案资料的及时、及时的分析与处理，以保证公司的长期发展。

1.2.管理方式落后、单一

许多企业依然采用传统的人力资源管理方式,依靠人工来进行人事档案的处理、分析和存储,在进行人事档案的查阅时需要通过烦琐的流程才能够顺利完成,并且需要管理人员在档案室中进行档案资料的翻找,这会使企业档案室中好的人事档案资源越积越多,也不利于人事档案管理效率和质量的进一步提升。这种陈旧的管理方式呈现出单一的特点,并不能真正推动人事档案管理和人力资源管理系统的优化升级。当企业领导或管理人员需要调阅职工的人事档案时,往往需要耗费教程的时间等待,进行查找的方式也相对落后,使得人力资源管理的质量无法真正提升。

1.3.数据库建设滞后

当前，很多公司还没有形成一个完整的人事档案信息库，存在着很多纸质文件，这不但增加了档案的工作难度，而且还会影响到整个工作的质量。目前，我国的人事档案工作已成为我国高校人力资源与档案工作的重要组成部分，但由于缺乏有效的档案信息系统，造成了档案工作的整体质量和工作水平，使得日常档案查询、处理、更新、存储的程序无法得到优化，也不能实现不同部门和不同地区之间的人事档案信息资源的共享，大大降低了信息交换的效能，从而阻碍了公司今后的发展。

2.人力资源管理与档案信息系统构建优势

2.1.实现分类高效管理

利用人力资源管理和档案管理信息技术，可以使企业的人事和文件管理工作更为有效。采用统一的信息管理体系，可以将员工的个人资料按照不同的类别进行有效的存档和保存，方便以后查阅、调取有关资料，为以后的工作提供方便，节约了大量的人力物力，让他们可以专注于更为关键的工作。同时，通过对信息系统进行分级的管理，使不同的人员在各自的工作领域上有了清晰的认识，达到更加精细化的企业管理，促进企业发展模式的转型升级，为企业的信息化发展奠定良好的基础。

2.2.实现数据共享

通过人力资源管理与档案管理信息系统的构建,能够进一步将各种管理数据上传到云端网络,通过权限设置来进一步提高数据信息的共享程度,扩大数据信息的共享范围,以便企业的上下级之间能够进行更加高效的人事调配。企业领导可以通过数据共享了解内部员工的具体工作情况、绩效考核和专业技能等内容,以便为员工提供更加科学的岗位分配、薪酬福利、晋升通道,以此来进一步激励员工提高工作的积极性；部门管理人员可以通过数据共享合理分配部门员工的各项工作,以此来提高企业运营的效率和质量；普通员工也可以通过人力资源管理与档案管理信息系统查阅自己的工作绩效、考核情况等各项数据,以便更好地调整自己的工作状态,促进工作效率的提升,同时寻求晋升渠道,真正实现自己的人生价值。由此可见通过人力资源管理与档案管理信息系统,企业内部可以形成上下贯通的人事档案数据共享格局,对于优化企业内部的人力资源配置有积极的意义,促进企业的长远发展。

2.3.实现智能办公

在我国信息技术飞速发展的今天，各大公司都在制定信息化发展策略，大力推进其发展。利用人力资源管理与档案管理信息系统的建设，将所有的员工和文件数据汇集到一起，使HR员工仅用电脑和相应的软件进行数据采集、分析、处理、储存，大大提升了员工的档案管理工作的工作水平，同时也可以促进企业的智慧办公。同时，公司客户部也可以利用该系统进行员工的档案查询，从而为公司的员工和其它的员工进行有效的交流，为公司的长期发展打下坚实的基础。

3.人力资源与档案信息管理构建应用策略

3.1.统一信息管理标准

在人力资源管理与档案管理信息系统的建设中，必须要有一个统一的规范，为人力资源管理的信息化应用奠定基础。企业必须明确人力资源部门的各种人员的权限，并根据人力资源的要求，建立一个统一的档案管理格式，将档案的所有工作程序标准化，建立档案的产生方式，用一个统一的编码来处理档案的资料，这样才能保证档案的有序、真实、可靠。

3.2.完善信息系统建设

为了建立良好的人力资源管理与档案管理信息系统,企业必须进一步完善信息系统建设,为人力资源管理部门购入信息系统构建所需的各种硬件设备与软件系统,帮助人力资源管理部门建立起一套完善的信息系统管理模式。同时企业还要进一步加强对基础设施的管理质量,定期对硬件设备进行检查和保养,并定期对软件系统进行维护,以此来保证基础设施的运行水平,确保人力资源管理部门在使用人力资源管理与档案管理信息系统时不会出现硬件或软件损坏的情况,避免影响人力资源管理部门的工作效率,也降低各项数据信息丢失或损坏的风险。

3.3.提高系统安全管理

为了防止病毒、木马侵入，防止文件资料被破坏或被窃取，增强了企业的安全。另外，还要有反病毒软件，进行反病毒检查，确保信息系统的正常运转。同时，企业还必须对员工进行培训，规范员工的工作，杜绝私自修改档案数据、删除档案数据等违法违规的现象，并对员工进行严格的工作程序，降低工作中出现的差错，防止档案数据被损坏。

3.4.培养信息管理人才

企业构建人力资源管理与档案管理信息系统的过程中,还需要加强对信息管理人才的培育工作,有效地提升系统运行的安全性和稳定性。企业应该进一步扩大招聘渠道,吸纳更多信息管理人才；企业也应该对内部人力资源管理员工进行信息化的教育培训,让企业员工的信息化专业水平不断提升。企业还可以邀请专业的信息管理专家在企业内进行专题讲座,引导员工积极学习信息化管理的最新技术和最新知识,让企业人力资源管理人员能够更快适应信息系统的使用方式,并通过信息系统的各项功能为企业提供更加优质的人事管理服务,为企业的长远运发展奠定良好的基础。

4.结束语

综上所述，在信息技术飞速发展的今天，信息化已经在各个领域中形成了一种新的潮流，它深刻地影响了人们的日常工作。人力资源的经营是保证员工工作正常进行的一个重要条件。所以，推进人事管理信息化，建立一个有效的档案管理体系，可以使企业的人事管理水平得到进一步的提升，使企业的人力资源得到最大程度的优化，达到一个更为有效的信息分享与动态的数据库，为企业的专业化分工打下坚实的基础。

参考文献

[1]陈希,张丽.人力资源信息系统在人事档案管理中的应用[J].农家参谋,2018,(02):229.

[2]李臻.人力资源信息系统在人事档案管理中的应用[J].经营与管理,2012,(09):52-53.