高职院校档案管理信息化建设策略

高职院校档案管理信息化建设策略

张杰，张立云

山东医药技师学院，271000

摘要：随着科学技术飞速发展，档案信息早已走向信息化管理模式。为了紧跟时代发展步伐，适应社会发展需要，高职院校需要强化信息化建设，结合现代化先进管理理念与思想，弥补传统档案信息管理的不足，确保高职院校档案信息化管理效率与质量的提升。本文主要当前高职院校档案信息化管理现状进行分析，并结合实际工作开展情况，提出高职院校档案管理信息化建设策略，希望给相关人员提供参考建议。

关键词：高职院校；档案管理；信息化；建设

所谓高职院校档案信息内容，主要围绕教学、科研以及党政管理活动开展中，逐渐形成的相关信息数据，具有一定的保存价值与应用价值，反映出高职院校各项活动开展的真实情况。档案管理工作作为高职院校管理重要组成部分，是衡量高职院校人才培养水平以及管理水平的重要标志。将信息化管理手段应用到高职档案管理中，提升档案管理质量与效率，为高职院校可持续发展夯实基础。

一、高职院校档案管理现状分析

（一）档案管理未能实现与时俱进

当前，高职院校档案管理过程中，管理手段与管理观念存在一定的滞后性，无法符合时代发展需求。档案作为高职院校重要信息资源，其工作开展要做到与时俱进。然而实际工作开展中，有些高职院校在档案管理中，存在片面的认识，认为档案管理只是将资料的整理与分类，工作内容十分简单，不需要投入过多的时间与精力。然而这种想法是不正确的，究其原因，高职院校对档案管理工作认识不够全面与彻底，甚至配备的管理人员也非专业出身，大多数是从社会上招聘的临时工[1]。

（二）档案管理信息化建设重视不够

高职院校档案管理主要服务于日常教学，属于教学活动开展辅助环节，对高职院校发展来说，直接影响作用并不明显，因此，得不到高职院校的重要。在档案管理信息化建设中，高职院校领导认为，只要购买几台计算机，连接上互联网，就实现了信息化建设，但是这些只是基础环节，想要真正实现信息化还远远不够，只有将档案信息化管理融入到学校各个管理活动中，才算初步完成档案管理信息化建设。

（三）信息化管理队伍建设缺乏

根据相关调查结果显示，我国大多数高职院校档案管理信息化建设中，资金投入较少，管理人员时间与精力投入也不足，从而影响档案管理质量。导致这一结果的主要原因可以从两个方面阐述，其一，高素质专业人员紧缺，导致档案管理工作水平持续下降，由于高职院校聘请大量非专业人员来管理档案信息内容，导致其管理队伍专业素质良莠不齐，影响其工作效率与质量，阻碍工作的顺利开展。

二、高职院校档案管理信息化建设策略

（一）完善档案管理制度建设，突显规范性与科学性

高职院校档案管理信息化建设中，需要坚持统一规则与标准，制定出更加完善且健全的档案管理制度，为加强信息化建设提供基础保障。首先，全面落实国家提出的相关规定要求，了解省级部门的具体号召，掌握所在管辖范围内，各类技术的标准与规范，以此作为参考依据，加强职业院校与社会机构的联系，构建相互连通共享的信息化网络平台，实现档案信息的传播与共享。其次，高职院校档案管理部门，严格按照国家颁发的技术标准与规范要求，制定出更加完善、匹配与符合实际需求的电子档案工作标准模式。

（二）加强硬件设施环境建设，实现档案资源的共享

高职院校档案管理信息化建设属于一个庞大的系统工程，其一，校园网站的成熟运用，为学校档案信息化管理提供了网络环境，是体现档案信息服务的重要场地。高职院校要充分利用校园网络这一环境，联合档案管理部门加强局域网建设，加大资金的投入，及时更新档案设备与管理技术，进而满足档案信息化建设的实际需求。另外，基于电子文档的快速发展，高职院校根据自身特点，研制出不同版本与形式的电子档案管理软件，并参考高职院校统一管理模式，进行软件的开发与使用，在进一步优化完善中，研制出更加适用且新型的电子档案管理软件，最终保障档案信息资源的共享[2]。

（三）加强档案管理队伍建设，提升人员的专业素质

档案管理人员专业素质高低，直接影响档案管理信息化建设的成果。信息化时代对人才有了特殊的要求，要求他们不仅要具有深厚的专业素养，还要掌握档案管理专业知识，能够自主高效完成档案管理工作。因此，高职院校可以通过培训指导教育方式，设立专门的人才培训部门，适当引入激励机制，激发工作人员的工作热情与积极性。另外，在得到行政管理部门以及财政部门的支持下，高职院校档案管理既要服从学校管理，还要结合自身业务特点与需要，加强自身与行政主管部门之间的联系，共同规划发展方向与目标，主动接受主管部门的指导，从而完善自身工作情况，保证档案管理信息化建设更加标准、科学、规范。

（四）统筹档案管理信息建设，优化档案管理模式

高职院校按照国家统一要求，对档案进行集中管理，其管理制度的建立，既要与实际工作相符合，还要满足时代发展需求。高职院校档案管理部门，需要建立严格的管理制度，从技术与管理两个方面入手，确保档案载体与实体的安全性，采取纸质档案与电子档案共同存储模式，将二者编为一致的档案号，以便于查找与管理，同时做好档案的备份管理，以免遭受到破坏攻击，造成档案信息的丢失

[3]。针对一些条件优越的高职院校来说，在档案管理过程中，可以逐渐建立数字化档案馆，将不同载体以及不同地理位置的档案，通过数字编号形式进行储存，以综合档案信息资源作为处理核心位置，将工作模式向外扩张，形成大规模、大信息量的数字全覆盖模式，最终实现档案信息资源的有效共享。

结论：

综上所述，现阶段，高职院校档案管理信息化建设仍然处于初期研究阶段，在其建设过程中会遇到各种各样的问题与挑战，需要高职院校结合自身特点，参考国家相关规定与要求，按照相关政策的提出，对档案管理进行信息化建设，促进校内与校外之间的联系，保证信息化建设与时代发展相适应，体现出一定的现代感与科技性，通过培训指导方式，加强档案管理队伍建设，为高职院校档案管理工作更好发展奠定基础保障。

参考文献：

[1]张晓静. 高职院校档案管理信息化建设探讨[J]. 发明与创新·职业教育,2021(8):204,206.

[2]李清良. 智慧校园背景下高职院校档案管理信息化建设的策略探析[J]. 发明与创新·职业教育,2019(9):81,79.

[3]姜波. 基于"双套制"模式的高职院校档案信息化建设策略研究[J]. 散文百家,2021(9):72,58.