提升大数据背景下档案资源质量管控水平研究——基于“大档案”观念指引

提升大数据背景下档案资源质量管控水平研究——基于“大档案”观念指引

马薇薇

泰兴市党史方志办公室，江苏 泰兴 225404

摘要：在现代信息社会迅猛发展的时代背景下,即指本文所述的大数据背景，档案管理工作的进展虽然得到了必要的现代化支持,但是受到档案资源质量管控理念的滞后,以及配套设施建设不齐全等原因的影响,该项工作的发展还未实现理想效果,且相对落后于新时期信息经济社会的发展趋势。欲切实提升档案资源质量管控水平,就需要改变以往传统载体的档案资源质量管控模式及方法,积极构建与之相适应的现代化档案保管制度。文章以“大档案”观念为指引，研究大数据背景下的档案资源质量管控工作现状及工作过程中存在的困难,并基于“大档案”观念指引，提出提升当前档案资源质量管控水平的具体对策,以期能为当今我省提升档案资源质量管控水平工作提供些许借鉴作用。

关键词：大数据背景；“大档案”观念；档案资源质量管控水平；提升；泰兴智慧档案馆

1当前大数据时代对档案管理工作的影响

1.1信息技术的发展改变了档案形成的方式

诚然，自计算机技术广泛应用以来，人类社会长达数千年的文件材料记录方式的发生了根本性改变，从可辨析直读的文字符号类信息等到肉眼不可识读的计算机代码，从传统的照片和实物支撑形成的“实物档案”，到当今大数据时代信息载体主导的“电子文档”，人类对于信息数据的登记方式和文档持有记录都发生了颠覆性的变化。在大数据时代，文件的形成、修改、传输等过程都可以在网络环境中完成。

1.2计算机技术助推传统档案管理理念与方法的深刻变革

信息化建设蓬勃发展,使文件信息记载的方法和媒介载体都出现了根本变化,更多的文档信息以电子形态出现,格式也多样化,档案保存方法已由纸张等传统媒介载体文档逐步向电子档案转变。这一现象,就需要我们一定要转变人类长久至今进行的传统档案保存理论和管理方法。今天,信息化技术和社会生产生活早已离不开、深入融为一体,更多的社会生产活动早已由"线下"走到了"线上",人民也逐渐完全依靠通过网络来进行活动,许多政务服务事宜早已实行"一网通办",这就需要我们也要相应调节档案管理的方式,运用信息化手段进一步提高档案保存的使用水平,加强归档部门服务工作大局、服务于党的建设、业务关系国计人民的工作能力,以适应人民日益增长的归档使用需要。

2 大数据背景下档案资源质量管控工作现状及存在的问题

2.1 档案资源质量管控水平有待提高

目前在档案保管工作中,尽管现代档案保管体制机制已经相对完善,但还是更多的面对着传统载体文档以及比较简单的电子文档资源质量管控模式,对档案的获取、管理、利用方式也多以传统形态出现,并没有建立起完善的新时代信息化现代化档案保管制度。随着现代信息技术的飞速发展,由于现代信息技术的便利优势导致了人类获取信息的途径也越来越多元化,从而导致了处于传统档案保管形态下的档案信息挖掘与利用工作更加落后。

2.2 现有档案管理队伍亟待优化

由于历史因素,与社会关怀和中央工作人员的关注相比，部门、分部门、企事业单位和社区机构的领导干部对档案工作重视不够，档案机构和档案管理员的受重视度不高,档案人员的准入标准亦是如此，现有档案管理队伍亟待优化。故现今的档案工作者大多缺乏专业技术的理论基础，对档案工作者的重要性认识不深，对档案管理机构的相关服务标准和专业技术认识也欠扎实，社会绩效能力不强。特别是在现代档案和信息资源质量管控方面，由于缺乏熟悉信息技术和现代档案服务的专业人员，现有档案管理团队适应和接受现代新信息技术的能力较弱，也导致现代档案的收集、管理和利用始终欠缺必要的技术支撑和人才保障。

2.3 档案资源质量管控设施建设不足

由于互联网信息时代的到来,数据信息增加,档案保管日益繁杂,工作量也愈来愈大。做好新时期档案信息化开展工作必须有现代化发展技术作保障,但其最基本前提当为配备足以适应资源质量管控工作的设施配备和工作场地等等,即必须有相应的人才、物质、财务的支持。但目前,不少工作单位档案保管信息化建设水平程度还不高,档案信息化技术设施建设也相对滞后，其建设水平明显落后于社会时代发展和档案利用需要。

3 提升大数据背景下档案资源质量管控水平的若干对策

3.1 利用大数据信息化技术提升档案资源质量管控实际水平

在市场经济新常规新条件下,档案管理的现代化发展必须努力做到与时并进,符合新时代的需要。应进一步优化传统的管理工作形态,进一步探索技术创新,加快开展档案信息化管理工作。要继续奋斗地实行"储量文档数字化、增加文档信息电子化"的策略,并采取集聚资源优势能力攻坚推广和购置社会化公共服务等方法,实现馆藏档案数字化。

3.2 加强档案管理队伍建设

人才培养是归档工作事业蓬勃发展的内在动力。抓好现代大数据管理背景下的新时期档案保管工作,就必须建设思维素养高、专业技能强的专门团队。并通过积极地引进人才与提高现在的工作人员技术水平两个方面,统筹促进了档案工作干部队伍建设,进一步推动了其业务与综合素养的提高。力求建设成一个政治过硬、业务娴熟、凝聚力极强、战而能胜的工作团队,为档案事业发展创造了必要的人力保障。

3.3 加强大数据背景下档案资源质量管控设施建设

提高新时期的档案管理工作水准,现代化设施与设备必不可少的。需要采用现代化管理理念和管理方法,以克服现代档案管理工作中出现的新问题,以促进档案管理工作的现代化建设。除了现代科学管理观念以外,还需要加强新设施的完善。积极招募专业科技工作者,以提高管理人员队伍的服务能力,同时还需要合理配置相应设施,从而反映出档案管理人才的现实意义。此外,还需要把现代大数据思想应用于现代档案管理工作流程之中。

3.4 做好档案信息的开发利用工作

文档信息化建设的根本目的就是推进资料现代化管理与使用,并通过现代化技术手段,在完成文档电子化的基石上推进文档现代化发展使用。对线下审查费时较长、实地翻查工作效率低下、信息内容查找不完全等影响原有文档查阅使用质量的提问,都可利用文档信息化技术加以解决。

3.5利用大数据、信息化服务人民群众

为了更好的服务人民群众，泰兴市市委市政府全力推进泰兴市智慧档案馆项目。该项目历时10个月建设，于2022年2月投入使用。项目改造了原有机房，新增模块化机房，不仅将原有老系统数据迁移至新系统，还在利用新的档案转换、信息化录入软件持续进行档案数字化工作。

经过改造，该馆档案接收更加方便，新数据直接通过政务网传输到系统中，数据及时更新，同时由智能系统进行辨识、归档，可及时发现扫描异常。档案接收更加灵活，能更精确地界定档案的保存年限。

智慧档案馆一改原有档案更新慢、查询需到馆申请等缺点，简化了存、管、用流程，更方便、更高效。办事群众只需要在泰兴市任一档案查询窗口通过身份证刷卡和人脸信息识别，即可查阅自己的档案同时也让群众少跑腿，更便民、利民。同时借助长三角档案一体化发展的云优势，在民生档案“异地查档、便民服务”方面，智慧档案馆更是发挥了不可替代的作用。

4 结语

大数据时代下,开展提升当前档案资源质量管控水平行动既时不我待,也任重道远。唯有冲破常规的思路桎梏,与时代共同探索创新发展积极构建“大档案”观念，提升档案资源质量管控的现代化水平,才能切实体现新时代档案管理工作的重要效用,切实满足人民群众日益增长的档案使用需要。笔者书以此文，以期能为当今我省提升档案资源质量管控水平工作提供些许借鉴作用。

参考文献：

[1]李恩洁.浅析新时代人事档案的开发与利用[J].兰台内外.2021(28):79-81

[2]张昕苒.“互联网+”时代合肥市档案信息资源开发与利用研究[D].安徽大学.2018(08)