医院采购档案管理的规范化管理方法

医院采购档案管理的规范化管理方法

吴安琪

四川大学华西第二医院     610041

【摘要】：社会经济和科学技术的持续快速发展，促使我国各个领域都在不断创新变革，而在医疗卫生事业中，采购工作也越发引起重视，明确指出医院采购工作要落实规范标准化，而要想实现规范化采购，就必须要从采购档案管理工作入手，针对采购档案是实施规范化管理，提高档案信息的真实性与安全性。现代信息技术的快速发展，为当前医院的采购档案管理工作提供了强有力的技术支撑，从而让医院采购档案管理的工作效率和质量得到有效提高。

【关键词】：医院；采购档案；规范化管理

采购档案作为医院档案当中重要的组成部分，不仅是以往采购工作的经验积累，而且也能为今后的采购工作提供一定的借鉴。医院在采购过程中，会产生各种内容繁杂的文档资料，如招标文件、投标文件、采购计划、标书、汇总表等等。新时期背景下，医院针对采购档案的管理工作应注重因势利导，及时转变工作理念，采用现代化管理方法和现代信息技术，为医院的整体建设与发展起到应有的推动作用。

1. 医院档案管理工作的特点分析

1.1档案资料来源广泛

医院通常都需要大批量的采购各种物质，由于采购的种类各不相同，因此档案资料的来源也较为广泛。根据国家相关的采购规范，医院会将采购材料分为工程类、货物类和服务类，其中工程类包括医院内部的信息网络工程、基建工程和视频监控工程等；货物保护医院常用的药品、医用耗材、医疗设备、车辆以及办公用品等；服务类主要包括保洁服务、安保服务、物业服务以及医疗设备的维护保养等。

1.2档案内容具有较强的系统性

医院的档案内容具有较强的系统性特点。这主要是因为医院档案资料必须要保证足够的真实，这样才能把采购物质的实际价值有效的记录下来。同时，医院的采购档案还具有较强的整体性。医院内部在管理采购档案时，要对其内容实施有效整治，保证内容的一致性。随着采购物质数量和种类的逐渐增多，档案管理的作用和价值就越发凸显出来，同时医院相关管理部门对于采购档案的存储管理也制定出新的规范标准。随着档案信息的不断更新，在保证原有档案妥善存储的基础上，还应做好后续的补充工作。因此为了确保采购档案内容的真实准确性，必须要加强对档案资料内容的规范管理。

1.3档案管理较为分散

为推进医院内部采购工作，实现采购档案的规范化标准化管理，各级医院都陆续开展行动，医院内部相关部门也成立了政府采购委员会，并设置了专门的采购办公室。但是因为目前医院的采购档案管理尚未达到规范化标准，因此在人员配置方面还存在一定的问题。采购办公室更多的时候都是在处理常规的工作项目，而具有较强专业性的采购，还是由医院的其他职能部门负责。

2.医院采购档案管理工作中存在的问题

2.1管理制度尚不够完善

目前我国医院的采购档案管理机制尚不不够完善，存在一定的缺陷和不足。自《中国人民共和国采购法》出台以来，各级医院都以此作为内部采购的重要参考条件，从而对医院的物质采购方向产生直接影响。但是在应用初期，并未在此基础上制定出全面切实的档案管理规划方案，从而导致一些问题的出现。例如在档案分类标准方面，究竟是根据采购方法、采购对象进行分类，还是依据采购资金的来源来进行分类。因此，今后针对采购档案实施管理时，需制定科学、合理的管理计划，以此来不断优化完善现有的管理制度。

2.2档案管理人员专业度不足

医院在针对采购档案管理工作进行人员招聘时，应选择专业出身对口的人员。由于采购档案管理工作的重要性，因此所聘用的相关工作人员必须要先试岗，合格后方可正式参与医院内部的采购档案管理工作。但是从目前医院的采购档案管理实际工作情况来看，大多数档案管理人员都不是专业出身，多为转岗人员或关系户，这些工作人员不仅缺乏专业系统的理论知识与管理能力，并且对相关的管理规范章程也不够熟悉，管理人员专业性不强，导致医院的采购档案管理工作缺乏规范性，从而严重影响到档案管理的工作效率和质量。

2.3档案管理信息化程度偏低

现阶段我国医院采购档案管理的信息化程度严重不足。在某个项目结束后，采购档案的相关管理人员经常会其搁置。顶多就是下次再遇到类似的项目时，才会将之前的档案调出来查看一下，调阅查看后也没有其他更多的想法。医院针对采购档案进行实际管理的过程中，为了确保档案的有效保存，采购人员应对此制定相应的保存方案，以便在后续工作中遇到类似的项目时，方便研究，从中总结以往项目的经验，进一步提高采购档案的信息化管理程度，从而能够对医院的利益起到更好的维护作用。

3.医院加强采购档案管理规范化的方法和措施

3.1制定科学完善的档案管理机制

各级医院在针对采购档案进行管理的过程中，为了确保档案内容的真实准确性，相关管理人员应不断加强对档案管理机制方面的研究。通过建立健全的档案管理制度，提高档案资料保管的科学合理性，档案资料当中所记录的都是医院在日常采购项目中的学术成功，而这些学术成果，极有可能成为今后采购项目的创新突破口，从而为医院的政府采购提供更多的便利条件。因此，医院在开展采购档案管理时，相关工作人员应及时更新档案管理工作，并妥善处理相关的采购档案资料，定期擦拭整理，以免档案落灰，导致档案受到损坏，给医院带来不必要的资源损失。

3.2加强对档案管理人员的专业素质培养

要想确保医院的档案管理工作能够顺利推进，医院方面应重点关注对相关管理工作人员的整体专业素质的培养。只有保证医院档案管理队伍具备较为专业的工作素养，才能确保档案管理工作能够保质保量的完成。而要想打造均有专业化素质的档案管理队伍，首先，就必须做好岗前培训工作。在培训过程中，组织所有参与培训的人员重点学国家和各省市制定的医院采购项目的档案管理办法，不仅能够提高档案管理工作人员的法律意识和法治理念，还可以确保医院采购人员在刚参与工作之处，就能充分认识到资料收集和妥善保管的重要性。其次，重点加强档案管理方面的基础培训，对采购档案管理人员的条理性、系统性思维能力以及档案归档整理能力进行重点培养。最后，加强档案管理人员与其他部门人员相互之间的沟通交流。医院档案管理人员在实际工作张红，应加强与采购人员之间的互动交流，这样不仅可以确保档案资料能够及时归档，而且还可以确保档案资料的归档质量。

3.3提高档案管理的信息化程度

随着数字化信息时代的来临，各级医院也应做到与时俱进，针对档案资料开展科学信息化的管理工作。所谓信息化，即是指利用现代信息技术，通过网络平台能够方便快捷的查阅档案资料信息，通过制定APP，能够快速准确的查阅所需要的档案资料，从而为医院的临床一线工作提供更好的服务，以便医院能够为广大人民群众提供更加优质的医疗服务。对此，医院在政府部门的大力支持下，充分利用网络技术和现代化信息技术来优化和完善档案管理机制和管理流程，进一步提高医院采购档案的管理工作效率，从而对医院采购工作的顺利推进起到积极的促进作用，促进医院整体的持续健康发展。对此，医院档案管理工作人员应充分运用现代化信息技术，及时转变以往陈旧的档案管理工作理念，大胆创新，不断提高医院内部档案的信息化管理程度，将档案信息的实际应用价值充分的发挥出来，从而让医院内部的采购档案管理工作达到一个新高度。

参考文献：

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