浅谈基层单位档案工作信息化建设

浅谈基层单位档案工作信息化建设

黄国庆

东明县渔沃街道办事处卫生院

摘要：目前，随着社会信息化的快速发展，档案工作已成为社会发展的主要趋势之一。基层单位要认清形势，加强档案信息工作，在档案信息化中发挥更大作用。促进单位工作的发展。

关键词：基层单位；信息化；档案；重要性；措施

前言：

目前，随着信息技术的飞速发展，档案信息化是我国档案工作中的一个重要问题。因此，本文从档案工作的重要性、存在的问题、应对措施等几个角度，对如何进一步加强档案工作进行了深入的探讨，以供参考。

1.基层单位档案工作信息化建设的重要性

档案工作是一个单位建设的一个重要环节，它是一个单位的整体面貌和整个项目建设的全过程，是保证档案安全、档案工作的高质量、高效率是保证档案工作的关键。目前，我国的档案工作量大，操作繁琐。这些传统的档案主要是纸质档案，不但价格昂贵，而且很难保存和查询。纸质档案容易受潮，容易受到虫蛀、火灾等危害，每年都要花费大量的资金，并且档案无备份，容易导致档案丢失。同时，由于纸质档案的多次翻阅会造成原始档案的损坏和丢失，给档案工作造成一定的困难。随着现代信息技术的飞速发展和应用，办公自动化系统在许多基层单位得到了广泛的应用。档案工作的信息化，是从传统的“以保存为主”向“以信息”的形式向“为社会提供信息”的转变。在整理档案资料、归类、分析和抽取，能有效地改善档案工作的效率。各种类型的电子文档都是以办公软件为载体，通过视频、录音、多媒体等多种方式进行的，使其易于存储、修改、查询等，与传统的档案管理方法相比较，可以有效地提高档案利用的效率，降低管理成本。

2.基层单位档案工作信息化建设存在的问题

2.1思想认识不到位

目前，目前，我国基层档案工作还存在着“轻保存轻使用”、“闭架借阅、你查我查”的传统做法。此外，一些档案工作者由于长期从事档案工作，对传统的档案工作方式感到满意和熟悉，同时也感到自己所从事的工作“熟练”，不愿向信息化方向发展；同时，由于工作人员结构陈旧、思想落后、文化程度低，与时势不符。随着信息技术的普及，传统的社会经济效益等旧观念的影响，已经成为制约我国档案事业发展的一个重要因素。

2.2对档案建设投入不足

当前，一些单位的领导还没有把档案工作看得很重，觉得档案工作很简单，就是把档案归档，让用户查阅。还有一些人认为，档案工作是可有可无的，不需要建立一个专门的档案工作部门。此外，基层单位的资金也十分紧缺，于要确保各项工作的正常进行，同时还要保障人员的日常开销，因此，一些基层的档案部门，没有对档案的基本保存和管理的最基本条件，更谈不上档案的信息化[1] 。

3.基层单位档案信息化建设的措施

3.1转变思想，增强档案信息化建设意识

一是，要转变思想，增强对档案工作的重视。信息化是当今社会和今后发展的一个重要方向，是一个必然的趋势，各级各单位要从大局着眼，要将档案信息化工作纳入单位的长期发展计划，在人力、物力、财力等方面予以大力扶持。二是，要提高档案工作人员的思想认识。档案工作人员要转变思想，增强对档案信息化的认识，自觉地掌握有关技术知识，在档案信息化的发展过程中，要不断地加强自身的工作能力，逐步完善现有的档案管理方式。

3.2加强档案信息化安全防范措施

在信息化建设中，为了保证档案的安全，必须加强档案的管理与维护。确保档案资料的真实、完整、有效。为了保证档案资料的安全性，必须将档案资料与外部网路进行有效的隔离，并对档案资料进行身份验证及密码管理。在使用档案时，使用者必须分开进行授权。同时，档案工作制度是由专门的人员和电脑组成，只提供档案和网页管理员。在保护环境、手段等方面，建立防火墙、及时升级防病毒软件、认真做好备份、正确处理电子档案和纸质档案之间的关系。利用信息技术、身份认证等方面，以增强电子档案的安全度。

3.3档案信息化应做到规范化、标准化

规范化、标准化本文从理论和实践两个角度对档案信息化的发展进行了探讨。根据《全国档案信息化建设实施纲要》的具体要求，结合我国档案工作的实际，对其进行了全面的分析。制定内部档案管理标准，并在实际工作中加以改进。档案资料库必须满足国家有关规范，并便于实际操作。对档案内容、数据库结构、格式等进行了统一的规范，并对软件、硬件文件格式、数据指标等进行了统一的规范。这样一来，以后的电子档案存储在档案库里，就可以进行数据的共享，避免了因为软件的问题而无法读取和转换。同时，要强化档案工作的标准化、规范化，确保档案工作的正常开展[2] 。

结束语：

总而言之，加强基层档案信息化建设，把档案工作的各个环节都进行数字化，是实现全系统各项职能的根本和手段。

参考文献：

[1] 范春媛.档案工作信息化建设的思考[J].卷宗，2015(6)：95-95.

[2] 田强波.档案工作信息化建设的思考[J]. 活力，2012(1)：43-43，45.