探究如何提高房产档案管理水平的思考

探究如何提高房产档案管理水平的思考

李安强

泰安市泰山区房产管理服务中心 山东省泰安市 271000

摘要：房地产企业档案是企业生产经营活动的真实记录，在企业调整经营战略、领导决策、日常工作参考、项目手续的顺利办理等方面发挥着重要的作用。时下，房地产企业自我关注点往往都在建设工程质量上以及房子卖得如何，而对公司内部管理运营和档案管理工作普遍重视不够。在城市化进程快速推进的今天，房产档案数量已经达到了一个相当大的规模，其发挥的作用也越来越重要。在信息时代背景下，房产档案信息化管理服务已经成为必然趋势。

关键词：房产；档案；管理水平；思考

中图分类号： G275     文献标识码：A

1 档案管理工作存在的问题

1.1档案管理工作机制不健全

房地产企业相当一部分人员包括企业领导只是重视房屋质量建设，认为档案管理不是企业的主要工作，不能创造经济效益，只会花钱，只要不丢失，不泄密，需要时能查能用就行了。这种认识误区，致使档案工作不能及时纳入企业整体发展规划之中，使得档案管理机构不健全，档案管理网络不完善，档案的收集控制处于半无序状态。长期以来档案的收集整理和利用处于十分被动的不利局面，无法适应新时代下的房企档案工作新要求。

1.2档案管理制度不健全

房地产开发企业发展迅速，虽然内部职能部门设置齐全，如办公室、企管部、营销部、品牌部、成本部和工程部等，但由于房地产开发企业成立时间短，内部管控模式不完善，管理流程欠缺，扯皮推诿现象时有发生。特别是档案管理制度需要完善，文件的收集、整理、归档未纳入有关工作程序，文件收集过程控制措施不完善。同时，房地产企业人员流动性大，这一系列因素造成了归档文件的齐全完整无法保证，造成档案丢失、损毁甚至无法查考的现象。特别是房地产企业形成的基建档案数量多，种类杂，需要内部各个部门和外部多家协作单位共同配合努力才能完成收集归档工作，如果未做好资料收集过程控制措施，很难保证档案资料的齐全和完整。有的房地产企业只是将档案材料装入档案盒，未建立系统的案卷目录和文件目录，未进行系统的分类编号，未进行规范地整理。档案管理流程、方法需要改进和提高。

2提高房产档案管理水平策略分析

2.1增强全员档案意识，建立有效的档案管理网络

一方面，省、市及地方档案管理部门应加强档案执法检查，加强对房地产企业的监管力度。用法律法规强化房企领导、员工的档案意识，营造以法促规范的良好的工作氛围。促使房地产企业健全档案工作体制和机制，健全档案管理网络。房地产企业也应以档案行政执法部门的执法检查为契机。健全本企业的档案管理机制，实行档案资料的集中统一管理。建立由分管领导、部门领导、专、兼事档案管理人员组成的档案管理网络，设立档案工作领导小组和综合档案室，由综合档案室负责档案工作的日常组织、协调和管理工作，各部门档案管理人员负责本部门文件资料的收集、整理和归档。明确职责，各负其责。加强对相关部门领导及员工的绩效考核。把档案工作纳入年度、月度工作计划，做到月月有计划，月月有考核。通过多种途径树立员工的全员档案意识。使员工了解档案工作，重视档案工作。

2.2加快房产档案信息化建设，提高信息化水平

在信息时代背景下，房产档案管理必须把信息化建设摆在重要位置，以此优化档案管理模式，提升档案信息服务水平。在开展档案信息化建设过程中，要采用从易到难，从零散到系统的管理模式。采集完成各项档案数据后，及时完成数据统一，之后再把所有数据统一纳入管理中心。此外，还要加大对档案信息化加工管理及档案信息化软件研发等方面人才的引进力度，这样不仅可以使房产档案信息化技术得到更好应用，还能有效提升房产档案信息化建设效率[3]。与此同时，在房产档案信息化发展过程中，还需要加强重视档案安全管理工作，对数字化房产档案进行加密备份处理，从而确保房产档案的安全性。在面向社会服务过程中，仅仅开放档案方案的浏览、访问以及下载权，针对某些重要的房产档案，就需要设置专门的访问权限、密钥认证体系，以此进一步增强房产档案的安全性。

2.3转变传统管理理念，树立创新意识

在新时期背景下，房地产企业领导要重视档案管理工作，认识到档案管理工作的作用与价值，并为员工普及相关知识，以身作则，推动企业内部的上行下效。档案管理并非没有用处，它能够为企业带来相应的经济效益。虽然档案管理具有一定的商用价值，而且企业掌握着档案信息的所有权，但并不代表企业管理人员有权将档案信息用作商业用途。如果企业管理人员出现私心，擅自使用档案信息获取利润，将会为企业和个人造成一定的影响，严重者更有可能危害房地产行业的健康发展。除此之外，房地产企业档案管理人员也要建立相应的责任意识，履行好自己的责任，将档案信息的价值和作用最大化。由此可见，必须从整个企业出发，提高所有人员对档案管理工作的认识，这样才能保证房地产档案管理工作的顺利开展。并且在工作开展过程中，各部门都与其配合，共同为企业的经营发展贡献力量。

2.4加强企业档案管理制度建设，强化规范化管理

应建立并完善档案归档制度、档案库房管理制度、档案借阅制度、档案统计制度、档案鉴定销毁制度、档案信息审批制度等一系列规章制度。企业应依据国家标准和规范编制适合房地产企业的档案分类大纲、归档范围和保管期限表，特别是针对项目建设档案的特殊性，更应从细节上做好收集过程控制。包括归档数量、装订方式等对内部及外部协作单位（包括施工、检测、监理等）提出要求并按规范严格执行，同时，优化管理模式，做好项目文件材料和档案管理一体化，做好项目文件材料的追踪工作，坚持谁形成，谁归档，这样，才能从档案形成的源头上做好项目建设档案收集过程控制。才能保证档案资料的齐全完整，才能实现档案管理工作的制度化、科学化和规范化。在完善制度的基础上，同时要加强制度的贯彻落实，加强日常的收集、整理和监督检查。把基建档案工作“三纳入”“三同步”制度落到实处。紧跟工程建设节点，随时检查项目前期资料（立项、可行性、勘察设计、招投标、合同等）、施工文件，竣工图、竣工验收文件，特别是前期文件和竣工验收文件，一定要及时收集，及时归档。同时企业档案管理责任部门一定要紧抓内部、外部的具体文件形成单位和责任人，纳入年度绩效考核，并占一定的分值。用制度来促进档案管理，用制度来向企业要效益。

2.5完善档案管理制度，提高管理的制度化和标准化

建立完善的房地产档案管理制度是档案管理工作顺利开展的前提和基础。首先，完善的房地产档案管理制度能够帮助工作人员明确工作流程，提高工作标准的规范性，制度中的相关条例能够约束房地产档案管理工作人员的工作方式和工作内容。其次，完善房地产档案管理制度能让工作人员对档案信息进行集中统一管理。总负责人可以将档案工作分类，然后派给不同的人员，由其专职负责，统一进行调配和管理。最后，企业要根据房地产档案管理的相关规定制定档案管理人员的奖惩考核任务，提高档案管理工作人员的工作目标性。完善的制度还能实现档案管理工作的标准化，其在企业中发挥的作用，在一定程度上取决于档案管理工作的效率和质量。完善制度有利于实现档案信息的严格审核、入档，提高档案信息、案卷内容的标准化和规范化，方便其他人员查看和寻找。

结束语

  房地产企业各级领导以及档案管理人员应提升档案意识，增强档案观念，积极探索和创新现代企业档案管理模式，不断提高档案工作的质量，使档案工作在企业的生产经营工作中发挥应有的作用。

参考文献

[1]陈玉婷.房产档案管理工作的创新思考[J].区域治理,2020(03):201-203.

[2]李刚.浅论房产档案管理的信息化建设[J].长江丛刊,2018(30):136.

[3]李刚.房产档案管理的创新路径[J].智库时代,2018(26):215+218.

[4]高磊.关于提高房产档案管理水平的思考[J].长江丛刊,2017(29):136.

[5]高磊.浅谈房产档案管理的问题及对策[J].办公室业务,2017(19):124.