基于共建共享的数字档案馆建设研究

基于共建共享的数字档案馆建设研究

杜俊生

广西畅远信息科技有限公司 广西南宁 530000

摘要；每一位档案馆工作人员都要积极投入这次变革与建设当中，并探索全新的服务模式与途径，应用全新的技术，努力构建一个能满足人们个性需求、主动性服务、移动终端查询等多功能的服务环境，从而为档案馆发展作出贡献。

关键词：共建共享；数字档案馆；建设研究

1.建设背景及必要性

一方面，随着我国电子政务快速发展，数字档案馆从以纵向业务平台建设为核心的大规模建设期，已转入以政务网络共建共享为核心的转型与创新期，推进“一网通办”前提下的“最多跑一次”改革，提高便民化服务效率，驱动数字档案馆建设向共建共享创新发展。另一方面，电子文件、电子档案的法律地位得到明晰，电子文件版式文档、元数据规范及电子文件四性检测等标准规范得以实施，《政务信息资源共享管理暂行办法》《政务信息系统整合共享实施方案》等顶层设计文件都要求加快整合各类政务信息资源，以共享为原则、不共享为例外，这些政策环境为基于共建共享的数字档案馆建设带来重大机遇。

2.数字档案馆建设存在问题

2.1.存在未全部建立馆藏档案目录数据问题

测试工作中发现，有些单位档案目录数据建设欠账多，目录覆盖范围不全、质量不高，管理混乱。未能按照国家要求开展文件级目录著录，按案卷管理的档案尚未开展文件级著录。目录著录缺乏系统思维，缺啥补啥，未进行系统化整固。

2.2.存在未开展电子档案接收问题

受前端办公自动化建设制约，缺乏业务基础，无法有效开展电子文件归档管理。对立档单位电子文件归档业务监督指导力度不够，相关业务工作滞后。对档案行业相关标准规范理解不到位，工作存在偏差。

2.3.存在馆藏档案数字化比率不达标问题

馆藏纸质档案数量统计不准，底数不清，缺少数字化工作长远规划，得不到政府持续经费支持，无法规模化开展数字化。档案数字化质量把控策略设计不科学，管理系统功能落后，不能有效应对大规模数据质量校核与管理，返工严重。四是存在档案资源质量问题。著录项存在缺项、错著、错字，档号、题名、时间、页数等不准确、不规范及图像歪斜失色、分辨率低，错页跳号、信息缺失，图像格式不规范。

2.4.存在安全措施不到位问题

涉密档案数据同非涉密档案数据混合管理划分不清，未按照国家保密部门要求对涉密数据进行管理。对局域网安全重视不够，存在通过某一设备桥接其他网络问题。未按照要求配备必要的安全防护设施设备，存在非法入侵、未审批数据拷贝等安全风险。安全管理制度不完善，未严格实施，台账记录不清，存在制度风险。

3.共建共享的实现路径

3.1.基础设施的共建共享

充分利用“互联网+政务服务”实施机遇，将数字档案馆建设纳入电子政务、数字政府建设总格局中，共享数字基础设施。课题组依托省电子政务中心开展托管服务，共申请21TB总存储容量的数据备份服务器、3400GB的文件备份服务器及2台虚拟主机。同时，电子政务平台在省市县三级纵向贯通、横向联通，具有较完善的信息安全保障体系，存储设备和安全防护设备更加专业，技术保障力量相较档案部门更加雄厚，开展基础环境、安全技术等合作共建，能够有效加强档案数据及业务系统容灾备份能力。

与区域内档案馆合作，按照新发展理念，给出大、中、小三种规模数字档案馆配置建议，包括机房软硬件配置、网络配置、经费清单等，分享数字档案馆共享硬件数据交换接口、机房建设关键技术、项目管理经验等，促进和带动各级档案馆基础设施互相协调、共同发展。

3.2.标准规范的共建共享指导

微观指导，制定数字档案馆纸质档案、照片档案、录音录像档案数字化技术规范和目录数据库结构规范，以及家谱档案著录规范、中福公司档案著录细则等十余项标准规范，制定数字档案馆数据交换接口技术规范，形成统一术语，规范数据交换格式、文件格式、质量指标等，为市县数字档案馆建设提供支持。

3.3.业务平台的共建共享

面向全省各级档案馆无偿开放数字档案馆的主要业务系统，共享软件建设成果。在省政务专有云，搭建全省档案信息资源共享平台，省内综合档案馆经身份认证后登录系统，根据授权共用系统，实现档案信息资源的上传下载功能。系统内档案数据采取分布式存储和统一管理方式，分别在政务外网和互联网设置前台用户界面，展示共享的政务公开信息、开放档案目录、专题编研成果等，用户通过前台注册后，可查阅本地数字档案资源，也可以向指定档案馆提出利用申请，被指定档案馆在规定时限将数字档案再推送给前台提出申请的用户，实现馆际档案信息资源的共享利用。在省政务公共云搭建移动档案服务系统并入驻“豫事办”App，系统由信息发布平台和智能手机客户端组成，用户登录支付宝经身份认证后，可以查阅和办理区域内各类档案业务。

3.4.档案数据的共建共享

（1）共享数据的组织

来源上，共享数据主干为馆藏档案数字化成果和采集接收的电子文件，还包含立档单位及利用者使用系统产生的管理数据；种类上，有文本、图像、音频、视频、数据库、网页等；内容上，有档案目录及全文、档案馆概况、查档指南、政策法律、利用者个人信息、查询浏览操作、需求偏好、满意度等。

数字档案馆依据数据的来源、种类和内容，通过分析线上业务流程和各系统间业务关系，基于3个平台搭建起多个系统模块，规划了档案数据接收库、数据管理库、数据利用库和数据长期保存库，数据接收库中，接入政务外网的省直立档单位，将本单位需要归档的数据归档至虚拟数字档案室，再将虚拟数字档案室系统中需要移交进馆的数据通过电子档案移交接收系统在线向档案馆移交，从而进入数据接收库；无政务外网接入的省直立档单位通过离线移交方式，将本单位需要移交进馆的数据移交进馆，导入到数据接收库。接收库中的数字档案资源通过整理、检测后，进入数字档案馆局域网平台的档案核心管理库统一管理。

数据管理库中，馆藏历史数据通过数据迁移方式进入管理库，馆藏档案数字化加工数据通过数据挂接方式进入管理库。管理库具备档案划控和鉴定功能，对需要长期保存的数据进行数据检测、数据封装等操作后将其移交保存库进行长期保存，确保管理库中的数据在数据丢失或损坏时，可通过保存库恢复数据。

（2）共享数据的安全

局域网平台，制定《数字档案馆应急预案及灾难恢复方案》，依托省馆安全防护设施设备，从应用层、系统层、网络层、物理层和管理层，分层对各数据库进行防护。政务外网和互联网平台，融入省电子政务中心安全保障体系，按照《政务云管理暂行办法》，制定《档案馆使用政务云平台加强档案信息安全管理措施》，签订三方协议，采取统一身份认证、访问控制、数字签名、关键数据加密存储等安全防护，电子政务云管理机构定期检测档案业务系统及数据安全情况，每月汇总相关安全提醒发送至省馆综合研判。

4.结束语

综上所述，建设数字档案馆，能够从根本上提高档案馆的工作效率和信息化管理水平，能够保证数字档案信息的长久存储和安全保管，能够促进各级国家档案馆公共服务能力的拓展和实现档案信息资源的广泛共享，能够助力提升档案治理能力，推动档案管理现代化。

参考文献

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[3]李宝玲,郭立鑫.基于共建共享的数字档案馆建设研究[J].中国档案,2022,(04):68-70.