装备招标采购项目管理分析

装备招标采购项目管理分析

张潇

海装装备招标中心  100071

作者简介：张潇（1995.10--），女，山东潍坊人，汉族，硕士研究生，研究方向为装备招标采购。

装备采购活动是推进装备发展建设的重要手段。现行装备采购模式下，招标采购是完成装备采购任务的重要方式。在项目管理知识体系中，采购管理属于九大管理任务之一，属于项目管理工作的重要组成部分。就招标采购任务而言，招标采购工作具有目标唯一性、临时一次性、期限性等项目属性，招标采购任务周期也具备项目管理的周期特点，招标采购项目也符合服务类型项目的一般特征。因此，将招标采购任务视为一个项目，借助项目管理理论进行管理，有利于高效高质量的完成装备采购任务。

一、装备招标采购项目管理特点

招标采购项目与装备建设项目相比，具有其独有的特性：

1、招标采购项目组织规划特点

招标采购项目具有标准化的工作流程，对于不同的招标内容，其工作内容、工作周期相对固定，因此招标采购工作入门难度不高，但实际工作过程中会发生各种各样的问题，想要确保完成好一个招标项目需要拥有丰富的工作经验。组织招标采购所需的人力资源相对较少，专业技术人员通常是随机性的参与某一个项目，为充分利用人力资源，通常由一个招标团队管理多个招标采购项目，实行项目群式管理，运用项目集成管理方式同时协调开展多个招标采购项目。

2、招标采购项目进度计划

装备招标采购项目不止包含成熟货架产品的采购，还包括许多技术研究类、维修类、配套产品类项目，这些项目通常是某个装备建设项目的一部分，制定进度计划时，必须在满足整体项目进度要求的基础上进行招标采购工作节点规划。此外，招标采购周期相对较短但任务量较大，因此在制定进度计划时应充分考虑完成招标采购任务的合理性、紧凑性。

3、招标采购项目成本控制

招标采购的目的是以合理的价格获取最满足需要的服务或产品，其最终目标就是控制成本。通过招标方式进行采购，招标采购过程也会产生一些费用，例如人力资源费、组织会议费、办公物资费等。因此合理组建招标团队编制招标计划、科学制定招标方案控制招标成本也是招标采购项目管理的关键。

二、装备招标采购项目管理任务分析

参照项目管理理论，招标采购项目管理同样具有九大管理任务，其中综合管理、人力资源管理、质量管理、风险管理、进度管理等5个管理任务属于关键性任务，下面对上述5项管理任务进行分析。

1、综合管理

综合管理是招标项目群式管理的总抓手。综合管理主要包括项目综合计划管理、项目档案管理、制定管理流程和措施、协调各方面资源等工作。综合管理通过把项目的需求、资源、知识、过程等内容合理的组织到一起，形成一个完整的、可靠的管理系统。项目综合计划管理需要对年度执行项目制定工作计划，同时需要对开展的项目从立项到完成招标采购进行全流程中的工作节点记录汇总，但该项工作目前主要依靠传统的人工方式实现统计汇总归类，通过借助项目管理领域的自动化、可视化的管理工具可以直观、生动的展示出项目状态，有利于高效沟通、快速达成共识制定决策。招标采购项目管理工作是一项复杂的管理活动，在在执行和控制过程中需要与多方进行沟通协调，例如与上级管理部门的沟通、与项目相关方的沟通，与投标人的沟通，与第三方的沟通等，实现沟通的简洁高效化也是综合管理需要重点考虑的内容。

2、人力资源管理

人力资源管理是完成招标采购任务的关键。招标采购的执行过程、沟通协调过程都离不开工作人员。人力资源管理要注重以下几点：一是要组建合适的招标项目组、制定合理的责任分配和任务分配计划，充分发挥团队力量和个人特长；二是注重提升招标项目工作人员的工作能力素质，工作人员包括招标单位人员、第三方代理机构人员、评标专家等，可通过定期集中培训或考核等方式来提升能力素质，也可以随项目进行培训，在实干中积累知识，增长经验；三是加强团队合作，提高工作人员的士气和效率，可以借助人力资源管理的管理理论、激励理论、团队合作方法等找寻团队合作的最优解。

3、质量管理

质量管理一直是装备建设的重中之重，也是项目管理的重要内容。现行装备招标采购法规以及相关条例、规定中都强调，装备建设、装备订购工作要坚持质量至上。招标采购项目质量管理包括招标过程质量和中标内容质量，招标过程质量会直接影响到中标内容质量。为保证招标工作能够高质量完成，装备招标部门可从以下几个方面入手：一是参照法规明确的招标采购流程，结合工作实际与单位组织运转模式，制定更为细化的基本工作流程，通过工作模式的固定化降低偏离工作计划的概率；二是组织编制招标方案、招标文件基准文本，共性化内容统一要求，个性化内容根据实际情况制定修改原则，通过标准化格式在保证工作质量的同时提高效率；三是制定招标过程监督管理办法，通过建立监督管理机制保证招标工作质量的高品质。从而确保招标采购方式获得的技术、服务或产品的高质量。

4、风险管理

风险管理是招标采购工作中需要特别注重的问题。通常通过招标方式进行采购的项目数量较多、金额较大，涉及到多方的利益，容易滋生贪污腐败问题。例如投标人之间串通投标，投标人与招标人或投标人与评标专家串通投标，这既不利于实现招标采购的目标，又导致发生违法乱纪现象，影响行业风气，破坏市场规则。因为招标过程本质上是一个商业竞争的过程，在招标实际执行过程中可能会因为各方面原因引发质疑投诉或废标等问题，无论过程中发生哪种问题，都会直接影响到项目执行进度。招标采购风险管理可以从以下几个方面入手：一是加强法治教育，注重对从业人员的法治教育和廉政教育，树立起正确的道德法治观念，在招标过程中始终坚持公开、公平、公正原则，从源头上预防违法违规问题发生；二是建立完善的违规违纪处罚措施，加大处罚力度，提高违法违规成本；三是借助现代化技术手段对围标串标现象进行检查，例如开发电子招投标系统，不仅是对投标文件文字材料进行对比，同时对编制文件的IP地址，文档生成时间等内容进行对比；四是加强对专家名单的保密管理，升级专家抽取系统，尽量减少人的参与，实现自动化、智能化抽取。

5、进度管理

进度管理直接影响到招标采购项目是否能够按计划顺利进行。制定进度管理计划时需要统筹考虑整体项目进度、单个招标采购项目进度以及多个招标采购项目的协调进度，通常情况下方案招标的招标进度较快、招标周期较短较为固定，实物比测招标的进度较慢，且招标周期因项目特点不同存在较大差距。可通过使用项目管理中的工作分解结构、网络图和关键路径等一系列方法和技术，科学合理安排各项任务的先后顺序。因评标工作参与人员通常涉及地域范围广，评标会议的参会人员较多，近几年受新冠肺炎疫情影响，无论方案招标或实物比测招标都受到巨大阻力，在实际工作过程中很难以按计划的时间节点完成招标工作。电子招投标在招标采购领域发挥了重要作用，并得到了快速发展，但由于装备招标采购的保密性和特殊性，电子招投标在装备招标领域的应用与发展受到了很大的限制，但在某些方面仍然可以采用。一是评标会议可以不局限于所有专家同在一个会议室内，可借助内部视频网络连线会议，实现评标专家的物理隔离；二是通过组建局域网实现评分算分的电子化，改变以往仅依靠人工统计计算方式，提高评标效率。

通过项目管理理论借助项目管理工具对招标项目进行管理，有利于合理安排项目执行计划，优化资源配置使用，可以及时发现招标项目中的重点难点问题并快速做出决策，从而保证项目能够按计划有序完成开展，并有效降低项目成本。