中小企业合同内控管理探究

中小企业合同内控管理探究

杨艳

内蒙古荣信化工有限公司  内蒙古鄂尔多斯市达拉特旗   014300

摘要:企业在经营过程中需要对外签署合同，合同管理是市场经济条件下企业管理的一项核心内容，是企业持续有序经营的基础。但是部分中小企业在合同签订、履行环节缺乏内部控制意识，没有建立一套完善的内部控制制度，导致执行时无“法”所依；又由于企业过度追求经济效益，对内部控制没有做到风险控制和成本投入的平衡，实际执行时，企业领导对合同管理的重要性认识不足，经济合同法律意识淡化，一人多岗、工作中更多通过邮件传递信息，缺少自动化办公系统（比如：OA、ERP）线上审批流程控制、不相容职责分离等，导致制度执行不到位或形同虚设，给企业造成经济损失或影响企业信誉和形象。

关键词：中小企业；合同内控管理；管理措施

中图分类号：F715文献标识码：A

引言

合同是企业项目展开时与其他组织协商后提出的约定，对多方有约束作用，因此当合同签订之后，企业或其他组织就必须按照合同约定行事，不能做出违反合同约定的行为。如果企业在合同签订之前没有做好风险防范，那么合同签订后企业就可能承受一些风险，而风险会对企业造成巨大影响，可能导致企业在项目开展后承担严重后果，其后果不仅涉及企业经济，甚至还会涉及法律。

1 企业进行合同管理的重要意义

目前，在法治的时代背景之下，国内无论是大型企业还是中小型企业都开始注重企业内部的合同管理。对合同进行管理的过程中，企业能够明确自己与其他企业的合作内容，帮助企业自身形成短期内的经营目标规划，相关部门也会对企业员工进行绩效考核，共同发力完成这一经营目标，所以，合同管理能够促进企业的经营目标规划，提升现阶段的企业经营管理效率。

2 中小企业合同内控管理存在的问题

未及时签订合同或合同签订未经适当审核及授权批准，可能使企业资产或利益受损。已经签订的合同，企业存档不全或信息安全措施处理不当，可能导致合同履行存在经济风险或商业秘密泄露。合同存续和终止，合同条款未恰当履约或监控不当，可能引起合同违约损失和企业信誉受损。合同履约过程中存在的风险和纠纷未恰当处理，可能导致企业权益受损，损害企业信誉和形象。

3 解决问题的对策

3.1 加快建设合同管理信息化系统

企业通过电子信息化技术规范合同管理，建立合法化、标准化、系统化的全方位合同管理平台，不仅能为企业经营计划提供依据，提高企业在市场经济中的核心竞争力，还能规避传统合同管理的风险，为企业树立良好的企业形象和诚信，是企业的最佳选择。合同管理系统应具备的基本功能：（1）合同起草、修订、导入等；（2）合同审批；（3）合同文件管理；（4）合同进度查看及风险提示；（5）其他业务，如合同变更管理、结算管理、项目管理等。

3.2 健全合同标准化管理机构

首先，在进行合同标准化管理的过程中，企业应该积极构建与企业实际发展情况相符合的项目申报部门。项目申报部门则需要负责整个经营项目的具体申报事务，结合合同管理的具体内容，充分调动企业内部其他各个部门，从而有效提升企业的经营发展效率，为项目的顺利开展提供有力保障，提升企业经济效益。其次，企业需要设置专门的合同标准化管理部门，这样可以有效减少合同履行过程中职责重复的现象，实现对合同标准化的统一管理。在企业经营发展的过程中，通过合同标准化管理部门可以避免内部其他部门出现权责不清甚至推脱责任的情况，有效提升企业的经营发展效率。同时，企业还应该针对合同签订程序、合同解除与变更，以及验收标准等，设置符合实际情况的管理制度。这样才能够有效提升同管理的有效性，使其能够严格按照规定要求开展合同标准化管理。最后，企业还需要设置独立的合同管理监督机构，负责对涉及合同管理的相关部门进行协调沟通，做好针对各个部门的监督管理工作，如在针对管理层进行监督的时候，就需要积极开展合同签订前的准备指导工作。同时，企业还需要针对合同谈判与签约的过程进行有效监督，这样才能够避免基层合同管理人员出现工作上的失误。

3.3 建立健全合同内控管理制度

建立健全合同管理职责分工及不相容职位分离控制制度，以规避资产挪用、财务报告不实、资金滥用和记录篡改、发生错误及掩盖错误而不被察觉的风险。合同按照业务内容分类：执行采购类合同（重大采购，专门由采购部负责签订）、非采购类合同（合同金额小，可以由职能部门负责签订）、销售类合同（与收入有关的合同）、其他类合同等确定具体分管部门；企业合同管理由行政部总负责，归口管理为各部门。各部门具体负责授权范围内的合同谈判、拟稿及履行、存档工作。确定合同控制岗位职责表，明确企业法定代表人、各部门经理、业务经办人、法务人员、财务人员、合同管理员、合同档案管理员、印章管理员的主要职责和不相容职责。企业拥有一支高技能的合同管理团队，对于持续稳定地节省开支、增加产量、改善安全性以及降低合同风险起着至关重要的作用。建立健全企业的授权审批制度，规范管理人员的授权范围、权限、程序和责任，以确保信息沟通流畅，提升企业管理效能。

3.4 重视资信审查，做好信息调查

合同签订中各主体的资信水平是否达标，是双方建立信任关系的基础，也是双方签订合同的必要前提，因此企业在合同签订期必须对对方的资信水平进行审查，应重视对方资信审查结果。从这一角度出发，建议企业改善内部合同管理机制，要求专管人员在与对方达成协议之后对对方的资信进行审查，如果对方资信水平达标，那么就可以与其签订合同，而后在合同生效节点上，专管人员必须向企业高层出示对方资信审查结果，得到高层确认之后才能在合同上盖上公章或合同章，使得合同生效。另外，因为当前资信审查的机制并不健全，相关组织在获取资信信息时有可能出现信息不完整、虚假信息等问题，所以一定程度上资信审查结果的可靠性并不如预想高，而为了避免这种现象发生，企业在了解对方资信审查结果的同时，也应对方的相关信息进行一些基础的调查，诸如调查对方最近开展的项目，了解该项目建设过程中是否存在相关风险等，将这些信息与资信审查结果相结合，能够更好地判断对方是否可信，然后再签订合同。

3.5 加强合同动态化管理

合同标准化管理工作的内容不仅体现在合同的签订中，其应该贯穿合同的整个过程中。企业需要开展动态管理。例如：在合同的准备环节，有针对性地去了解合同另一方的资信情况和履约能力；在合同的谈判环节，需要在保障合同公平公正的基础上，维护自身企业的合法权益；在签署合同的过程中，企业需要保证合同的文本内容符合法律法规的规范要求；在最后的合同结算支付的过程中，需要对合同支付关口进行有力控制。只有加强对合同标准化管理的每一个环节的监督，才能够避免出现合同纠纷和风险，促进企业的稳定发展。合同管理是一个连续渐进的过程，因此任何一个环节都会影响到合同管理的效果，最终影响到企业的经济效益。因此，企业各部门需要做好相互配合的工作，建立长效合作机制。一方面，合同履约部门需要做好合同的管理和收集，并保证合同相关档案资料的完整性，同时将资料档案交予合同管理部门备案。另一方面，合同管理部门需要及时将相应数据和相关条款进行存档，并对招标过程中的所有数据进行归档，促进合同标准化管理的实施。

结束语

随着经济发展和国力增强，我国法治建设越来越完善。为了提高中小企业的市场竞争力，企业应以合同内控管理为切入点，培养积极向上的企业文化，争做重合同、守信誉单位，为依法治理企业、规范企业经济活动，提高企业经济效益，推动提升企业管理水平奠定基础。

参考文献

[1]曾一舟.浅析国有企业合同管理法律风险的防范对策[J].投资与创业,2018(8):120+126.

[2] 阎海兵．国有企业合同管理中的风险及其防范措施探讨［J］．质量与市场，202（024）：119-120．