如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平

如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平

韩先会

禄劝彝族苗族自治县融媒体中心  云南 禄劝 651500

摘要：我国经济水平在不断提高，社会发展速度越来越迅猛，企业之间的竞争性也在随之上升。为了提升事业单位的自身竞争力，就需要加强人力资源档案管理工作。人力资源档案管理工作不仅能体现出事业单位员工队伍的整体精神面貌，还可表现出事业单位每个员工的工作能力。无论是对事业单位的发展还是员工的发展都起着极为重要的作用。若想满足社会发展需求，首先需解决事业单位的人力资源档案管理问题，明确提出科学有效的管理方案与措施，提高实际管理效果。本文将事业单位人力资源档案管理作为重点讨论内容，通过简单分析目前事业单位人力资源档案管理问题，阐述了相应的解决措施，希望可作为提高档案管理效率与质量的参考依据。

关键字：事业单位；人力资源管理；相关问题；对应措施；

引言

人力资源工作效果可直接决定事业单位发展的深度和广度，而档案管理工作是人力资源的重要工作内容，对人力资源档案管理工作加强重视度，可为事业单位的员工调配工作提供重要参考依据，同时通过人力资源档案管理工作可充分掌握事业单位的人力资源结构，并在此基础上为事业单位优化调整人才资源，为其日后发展奠定良好的基础。但是，根据档案管理的实际情况来看，在整体管理过程中经常发生各种问题，较为明显的是人力资源档案内容出现造假情况或者相关工作机制不够健全等，这些问题的出现增强了事业单位人力资源档案管理的工作难度。为此，需要对目前人力资源档案管理中所存在的问题进行深入分析，制定出针对性的解决措施，以此来保证事业单位的正常运行。

1、人力资源档案管理工作在事业单位发展过程中的重要性

1.1可为事业单位提供良好的发展基础

事业单位发展、人力资源管理、资源档案管理三者之间具有紧密的联系，档案管理效果是保证事业单位良好发展的基础。通过人力资源档案资料，管理者可了解单位每位员工的基本情况，还可以作为管理者策划未来发展的参考依据。只有充分发挥人力资源档案管理工作的作用，才能使单位立于不败之地。人力资源档案管理工作涉及到的内容较为广泛，通过档案资料了解到每个员工的优势和特点，然后结合岗位需求将员工分配到合适的位置，不仅能为员工提供充分展示自我的空间和舞台，使其发挥自己的聪明才智，还能有效提高整体工作效率。在管理员工过程中，还可利用查阅人力资源档案的方式，了解员工的综合素质和工作能力，而且人力资源档案中还记录着员工的一言一行，从中可反映出员工的道德素质，从而可对员工作出全面且精准的评价。每个事业单位都需要制定出符合自身发展的内部考核制度，而人力资源档案则是制定内部考核制度的重要依据，其中需包括对员工的任免、调配、奖惩等措施。人力资源配置可促进人与物的有机结合，同时也能充分发挥人力资源对员工的管理作用[1]。人力资源管理与事业单位的其他管理工作不同，具有较强的动态化特征，这是由于事业单位在不断发展，人员流动性较大，而且岗位变化幅度也比较明显所决定的，为了调动员工的工作热情，使其主动参与到岗位工作中，还需要落实人力资源档案的共享功能，从而保证人员浮动的合理性，使人力资源配置达到最优化。由此可见，人力资源档案管理在事业单位的发展中起着重要的促进作用，不仅能帮助管理者制定出较为完善的发展战略，还能确保事业单位的可持续发展。

1.2可为单位员工提供充分展示自我的舞台

事业单位发展的目的是为了向社会提供更为优质的公共服务，从而带动社会经济的进一步发展，为了实现这一目的，必须充分发挥人力资源的人员管理作用，将其价值发挥到最大化。在调动岗位工作时，需要进行全方面的考虑，比如员工的工作能力、业务水平、性格特点等都属于人力资源管理工作的考虑内容。这些内容在人力资源档案中均有记录，而且可确保记录内容的真实性，对于员工来说，档案内容和自己的职业发展有着脱不开的关系。因此，强化档案管理工作，不仅是管理者的主要工作内容，也是员工极为重视的工作内容。另外，人力资源档案中还包含着员工的职称评定情况，对员工的工资调整情况也有详细的原始记录，由于部分职称较为特殊，需要对员工的工龄、工作情况进行全面调查与确认，而人力资源档案中对这些内容都进行了一一记录。人力资源档案并不是一时性的，而是需要伴随员工的整个职业生涯，可对员工的工作行为起到有效的约束作用，同时也能激励员工规范自身的操作行为，避免在日常工作中出现违规违纪情况[2]。

2、事业单位人力资源档案管理中存在的问题

2.1人力资源档案资料存在造假情况

部分事业单位的发展效果并不理理想，导致这一现象产生的主要原因是档案信息不具备真实性，而且出现这种问题的频率极高，特别是管理者对人力资源档案工作不够重视，相关操作不具备规范化，对于资料审查也是一带而过，此时员工的心理也会发生微妙变化，为了走捷径从而出现档案资料造假情况，而且伪造的内容也可以达到以假乱真的程度。但是，人力资源档案管理人员并没有针对上述问题制定出有效的解决措施，也没有其他手段惩罚此种行为，所以档案造假情况已经屡见不鲜，逐渐降低资料内容的真实性，轻则影响单位内部管理，重则将会严重阻碍事业单位的进一步发展。

2.2人力资源档案管理技术不具备先进性

事业单位都以不断进步为发展目的，而创新则是促进事业单位进步的有效途径，在事业单位创新过程中，需要对各项工作环节进行优化改革，在重视人力资源管理的基础上，强化档案管理工作，采取有针对性的措施实现促进人力资源管理的升级，比如改变传统的纸质档案，使其转变为电子档案，这是人力资源档案管理工作改革的重中之重。纸质档案对存放要求较高，稍有不慎有可能发生遗漏、丢失、破损等情况，而且在事业单位发生人员调动时，也需要以传统的方式进行档案调动，纸质档案的使用率就会直线上升，在使用后难以保证档案的完好性，而这些情况都会给人力资源档案管理人员带来巨大的工作量与难度。因此，需要将先进的科学技术融入到档案管理工作中，为档案管理者提供便利的工作条件，为人力资源的整体管理工作做好提前准备[3]。

2.3人力资源档案信息开发利用不足

人力资源档案管理工作较为繁琐，一方面要保证档案资料管理机制的完善性，增强档案管理人员的管理标准化和规范化等特性；一方面应赋予档案管理信息化特点，使档案信息资源的开发利用度发挥到最大化，这样才能彰显出档案资料价值，为单位赢得更大的进步空间。但是，管理者对档案管理不够重视，导致档案信息开发利用不足，很多信息资料都无法发挥自身价值。部分档案管理人员的思想还停留在传统的资料档案模式中，比较注重信息的采集和归纳，在制定事业单位的后续发展、发展目标过程中，也没有参考人力资源档案，不仅不利于人力资源工作的正常进行，还有可能制定出错误的发展方向。另外，档案管理者的管理能力、综合素质偏低，没有意识到档案信息化建设以及档案资料开发利用的重要性，也没有在档案协同共享方面制定有效的实行措施，同时缺乏先进的管理方法，这样就很难提升人力资源档案管理效率[4]。

3、事业单位人力资源档案管理水平的提升策略

3.1落实规范管理，明确管理责任

若想提升事业单位的人力资源档案管理水平，需要根据实际单位内部的人力资源情况，制定出完整且具体的标准规范，这样可为档案管理人员提供必要的档案管理依据，使其做到有章可循，同时也能提升档案管理工作质量。在制定标准规范过程中，需要将行业内的管理制度作为基础，并结合单位自身的规章制度构建出完善且合理的管理体系。在对人力资源档案实际管理中，应将管理体系落实在工作实践中，以此来保证档案管理工作的切实可行性。从事业单位的管理者层面进行考虑分析，应定期组织档案管理人员学习相关管理知识，提高其管理能力，同时还应要求管理人员结合单位的实际情况正常有序的开展人力资源管理工作，从而增强人力资源管理工作以及管理体系的规范化特征。另外，构建出标准、规范的人力资源档案管理体系，有利于档案管理工作的正常进行，同时也可为档案管理人员提供管理动力， 使其以积极状态投入到档案管理工作中。为了促进档案管理工作与事业单位的共同发展与进步，就需要组织业务水平较高的管理人员组建成专业的档案管理团队，这样不仅能提高人力资源档案管理水平，还能确保档案管理工作的独立性。在对档案管理人员进行管理知识培训时，需要明确各个岗位的工作权利、责任与义务，帮助档案管理人员认识人力资源档案管理工作的价值，增强其工作责任心，端正其工作态度，全身心投入到人力资源档案管理工作中，尽自身最大的努力实现零失误、零犯错的工作目标。档案管理人员在事业单位内部薪资体系中的位置较为特殊，事业单位应制定出条理分明的考核体系，无论是精神激励还是物质奖励都可内化为档案管理人员的工作动力，以此来调动档案管理人员的工作积极性[5]。

3.2结合先进技术，更新管理手段

信息技术已经成为社会发展的主要支撑力，在提升事业单位人力资源档案管理水平的过程中，也可将信息技术融入到档案资源管理工作中，从而使得档案管理工作走在事业单位的前端，同时也能赋予其与时俱进性。应用先进的信息技术，是社会与时代发展所趋，也是不断更新和完善人力资源档案管理工作的重要手段。借助计算机互联网技术，可有效提升人力资源档案管理工作质量，同时也能为事业单位节省大量的成本支出，比如人力、物力的使用都会相对减少，与传统的人力资源档案管理模式相比，也更加简单便捷，可有效增强档案管理的精确度。另外，还需要将制定人力资源档案管理体系与实践管理工作进行有效结合，严格要求档案管理人员按照相关管理制度、规定开展档案管理工作，充分发挥人力资源档案管理的作用，避免在管理过程中出现单一、虚假等问题，保证档案资料的真实性。只有紧跟时代步伐，顺应社会发展，不断引入先进的信息化技术，保证档案管理工作手段的实时性，才能取得预想的人力资源档案管理工作效果，推动事业单位的稳定发展[6]。

3.3保证管理制度科学性

在事业单位发展过程中，想要充分发挥人力资源档案管理作用，可立足于人力资源管理角度对档案管理工作进行研究与分析，制定出多样化的人力资源档案管理措施，同时还需要保证人力资源档案管理的科学性。何为人力资源档案管理的科学性，是值得事业单位管理层深入思考的问题。从目前的研究成果来看，在进行人力资源档案记录和管理时，首先应考虑自身单位的形式，分析出单位的实际管理情况，以此来制定出与事业单位发展相统一的人力资源记录与管理方式。采取此种方式所制定的人力资源档案资源管理方式更符合事业单位的总体发展需求，也比较贴合单位内部的实际发展情况。另外，人力资源档案管理制度的科学性还体现在档案资料的收集与记录两方面，此时就需要人力资源管理部门加大对这两方面的管理力度，采取有效措施提高档案资料的收集与记录效率。通过这种方式能够在极短的时间内查询出员工的最新档案信息，从而对员工信息进行有效整合。事业单位的部门较多，每个部门在查询员工信息时，需要对应部门自身的功能与价值给予其不同的权限，这样可有效保护事业单位工作人员的个人信息，避免出现泄露信息等不良情况。因此，保证事业单位人力资源档案管理制度的科学性，对事业单位的后续发展起着极为重要的推动作用，也是在人力资源管理角度下，提高人力资源档案管理工作水平的重要手段。

3.4加大系统化建设

在大数据时代背景下，增强事业单位人力资源档案管理工作水平，就需要将科学合理原则作为人力资源档案管理基本原则，构建出系统化的人力资源档案管理工程。人力资源档案管理与硬件软件设施建设有着千丝万缕的关系。事业单位需要加强此方面的建设，安排技术人员构建相应的工程软件，使整个档案系统更加完善。同时，还需要选择性能较高的硬件设备，保证软件系统的正常运行。在管理员工档案资料过程中，需要综合整理原有的纸质档案资料，再依据人力资源管理情况进行分类和上传，所有纸质资料都需要进行备份，但是需要依据事业单位的相关规章制度开展档案备份工作。为了保证人力资源档案管理系统的先进性，可聘请专业的计算机人才负责此项工作，以此来开展档案的日常维护和管理工作。在日常管理过程中，档案管理人员需要处理文字或者数字类的信息文件，此时需要合理利用大数据、互联网等信息技术，安排专业人才建设具有数字化特征的人力资源档案系统。值得注意的是，事业单位应提高人力资源档案管理基础水准，使人力资源系统以科学、合理、稳定的形式呈现在事业单位的人力资源管理过程中。在应用人力资源数字化管理系统的过程中，不仅要确保系统的可靠性，还需要保证系统使用过程中的安全性，比如磁盘阵列式产品的效应效果较为显著，但是应用过程中需要严格遵守相关标准。

3.5保证档案资料的安全性

在科学技术不断发展的背景下，数字环境也变得复杂、多变，在事业单位进行人力资源档案管理过程中，资源也会随着数字环境的变化而发生改变，呈现出更多的数字化文件信息。档案管理人员可借助互联网渠道，将这些数字化文件上传到各大信息平台上进行保存和备份。假如在管理过程中，档案管理人员出现工作失误或者因为其他原因导致原始数据遭受损害，通过网络平台的备份信息可迅速恢复档案管理系统的正常运行，从而降低不利影响。事业单位不同于普通企业，人力资源档案管理工作对事业单位的发展有着重要的影响，事业单位需要投入更多的人力、物力与财力来提升人力资源档案管理水平，以此来保证事业单位的可持续发展。

结束语

综上所述，在社会不断发展、进步的环境下，经济制度也得到了有效的完善，事业单位应加强各项管理制度，以此来提升自身竞争力。在此过程中，人力资源档案管理是事业单位重要的管理内容，也对事业单位的发展起着重要的促进作用。因此，需要加强人力资源档案管理重视度，不断优化人力资源档案管理制度，采取有效措施培养高素质、高水平的档案管理人员，充分提高人力资源的的利用率，促进事业单位的可持续发展。

参考文献

[1]韩晓蕾.提升事业单位人力资源档案管理水平的措施[J].财富时代,2021(09):95-96.

[2]薛翔芸.探究如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平[J].老字号品牌营销,2020(07):117-118.

[3]程华.论如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平[J].今日财富,2020(13):96-97.

[4]李凯辉.如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平[J].上海商业,2020(05):38-40.

[5]许立男.如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平[J].中外企业家,2020(06):147.

[6]李春红.如何有效提升事业单位人力资源档案管理水平[J].中外企业家,2019(08):118.