电力工程档案建设与管理研究

电力工程档案建设与管理研究

陈钧章,李林容,杨军,王涛

国网定西供电公司 甘肃 定西 743000

摘要：电力工程档案作为企业工程建设的重要组成部分，能够集中、客观、真实地反映工程建设的具体情况，为后续工程运行及维护改造提供依据。有必要给予电力工程档案管理工作足够的重视，实现对电力工程档案信息资源的有效保管和利用。新形势下电力工程档案管理，既要在工作方式方法上进行创新，也要主动采用现代信息技术，推动档案管理信息化建设，进一步提升电力工程档案管理水平。

关键词：电力工程；档案建设

1 电力工程档案管理内容及其重要性

电力工程档案是指在工程建设施工各个阶段形成的各种有保存利用价值的真实记录，包含施工文件档案、工程竣工档案、工程验收档案等。电力工程一般工期长，参与主体多，其档案管理呈现分散性和复杂性特征。要想提升电力工程档案管理质量，就必须明确电力工程档案管理的具体内容。

2 当前电力工程档案管理工作中存在的主要问题

2.1 电力工程档案管理人员管理意识不强

部分企业对电力工程档案重视不够，未安排得力人员负责此项工作，档案管理工作人员的管理意识不强，没有充分认识到电力工程档案管理工作的重要意义，加之很多项目工期长，工作任务重，往往将项目管理和工程进度作为的主要方向，并没有结合项目进度安排专人抓好企业建筑工程档案管理工作，导致很多重要的档案信息没有及时得到收集整理，有的档案错漏或不齐全完整，严重影响了档案管理工作的推进。此外，部分档案管理人员没有经过系统的档案专业培训，在电力工程档案管理工作中多是墨守成规，没有结合电力工程的具体需要对档案信息资源进行有效整合，提炼出有价值的档案信息服务于项目建设。有的工作中未严格落实保密要求，造成重要的档案信息泄露，影响档案信息安全，在一定程度上影响了电力工程档案整体管理质量，影响服务作用的发挥。

2.2 电力工程档案管理与项目施工不同步

电力工程档案管理需要与电力工程项目同步推进，结合项目建设的具体环节，及时、准确、有效地对工程档案信息进行收集，确保工程档案信息的完整性和系统性。但当前部分电力工程档案在施工过程中涉及多个环节，且很多重要的档案信息分布在不同主体之中，客观上增加了电力工程档案信息收集和管理的难度，加之专业人才较少，导致了电力工程档案管理与项目施工不同步，很多重要的档案信息还停留在不同主体手中，很多施工单位对于档案管理重视程度不足，存在较大的隐患。一旦档案管理工作与项目建设施工不同步，没有对庞杂的工程建设档案资料进行整合收集，很容易造成重要工程档案信息的错漏或者丢失，不仅会增加档案管理人员档案信息收集的压力，也会形成恶性循环，越是积压档案，就越增加档案收集的难度。

3 电力工程档案管理工作创新对策

3.1 积极推进电力工程档案信息化建设

很长一段时间，电力工程档案管理采取纸质管理模式，档案管理人员通过手工操作对档案进行收集和整理，不仅增加了工作压力，也无法对电力工程档案信息资源进行有效整合，服务企业项目建设。随着网络信息技术的不断发展，为电力工程档案信息化建设提供了外部条件，企业在电力工程项目建设过程中也越来越注重电子文件档案的生成和管理，相应地，未来企业在电力工程档案管理过程中既要实现制度机制创新，也要积极推进电力工程档案信息化建设。应积极主动引入现代信息技术，将其运用到电力工程档案管理工作之中，通过电力工程档案信息管理系统与其他系统进行有效连接，在更大范围内对电力工程档案信息进行收集，形成工程档案数据库，并结合工程档案管理实际需要形成在线收集、档案整理、在线归档、在线服务、在线利用等多种功能，更好地为企业工程项目建设提供多样化档案信息服务，进一步提升档案信息资源的管理质量和利用效率。

3.2 完善电力工程档案制度机制

电力工程档案管理工作只有遵循一定的制度规章，完善相应的技术标准，才能提升管理质量。为此，一方面，企业应成立电力工程档案管理工作领导小组，加强对这项工作的领导，对档案管理体系规范进行完善，集中开展电力工程档案制度机制建设工作，并结合当前电力工程档案管理工作的实际需要，对原有的制度机制进行调整和完善，进一步增强制度机制的针对性和有效性。同时明确划分档案管理各单位的职责，明确电力工程档案管理具体责任人，通过层层压实，进一步提升电力工程档案管理质量。另一方面，应完善工程建设参与单位档案管理组织体系。为进一步提升电力工程档案收集的针对性、系统性和完成性，档案管理部门应与相关单位加强联系和互动，针对有关单位档案管理存在的问题进行认真梳理，并以问题作为依据，对相关单位档案管理进行完善，形成相应制度规范，为施工单位档案生成、收集、移交提供制度保障，进一步提升施工单位档案管理质量，确保电力工程项目档案资料完整，为后续档案收集、档案移交、档案资源开发创造有利条件。

3.3 对电力工程档案信息资源进行开发和共享

档案信息资源只有得到合理开发和共享，才能发挥其功能和作用。因此，电力工程档案管理工作应将档案信息资源开发和共享作为重要任务。一方面，应充分认识电力工程档案只有得到利用才能体现其价值，特别是随着现代信息技术的发展，为工程档案信息资源开发提供了更为多元化的手段，企业应主动采用大数据、云计算、人工智能、区块链等技术，对电力工程档案信息资源进行有效整合、系统开发，更好地服务于企业工程项目建设，服务企业中心工作。另一方面，应突破信息壁垒，打破信息孤岛，实现电力工程档案信息管理系统与其他业务系统的有效对接，对于重要的电力工程档案信息进行快速收集和传递，无缝对接、协同管理，实现资源共享，进一步提升电力工程档案的服务效率。

4 电力工程档案管理工作的动力机制

4.1 以系统化管理推动档案管理工作创新

企业应重视电力工程档案管理工作的价值和作用，在档案管理工作上形成统一领导，既要有档案管理部门负责具体的档案工作，也要在领导层面成立领导小组负责档案管理工作，通过落实责任制，最大限度地保障电力工程档案各项工作顺利开展。成立监督检查小组，对电力工程档案管理工作进行监督，进一步提升档案管理工作质量。应形成与监督检查工作相对应的监督机制和制度体系，对电力工程在施工过程中的整个流程以及档案管理工作进行监督。应通过平时检查和抽查的方式，确保工程档案资料真实可靠、齐全完整，为后续档案信息资源的开发利用创造条件。

4.2 以优化组织调控推动档案管理工作创新

档案管理工作领导小组应经常召开专门会议，对电力工程档案管理工作中存在的问题进行讨论和研究，并结合建设项目施工情况给出专业的指导意见，进一步提升档案管理质量。为确保档案管理工作真正落地，还要定期召开项目档案管理推进会，要求工程建设单位和档案管理部门共同参加，进一步明确每个阶段、每个参与单位档案管理工作的重点，对电力工程档案推进情况进行全面安排和监督。

总之，新形势下，企业必须给电力工程档案管理工作足够的重视，并将其作为企业管理工作的重要方面，为其配备专门人员，采用现代信息技术，进一步提升电力工程档案管理信息化水平，充分发挥电力工程档案信息资源的价值和作用，更好地为企业工程项目建设服务。

参考文献

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