浅谈如何做一个合格的档案管理员

浅谈如何做一个合格的档案管理员

唐党英

湖南衡阳南岳区国土资源局不动产登记中心

摘要：档案管理人员在档案管理岗位上，必须具备的基础知识、基本技能、政治素质、道德素养、管理能力及分析处理的基本能力等，都直接会影响档案管理工作的效率、质量和水平。在这结合这些年自己在档案工作中的一些粗浅的认识和理解，和大家一起探讨。

关键词：档案管理、素质、能力

随着科技的进步，档案管理工作在经济社会中的作用越来越重要，也越来越受人们的重视，同时随着我们房产行业市场的不断加深，涉及的市场面也越来越广，对档案管理工作提出了更高的要求，因此做好新时期的档案管理工作显得尤为重要，对如何做好档案管理工作，各单位领导都非常重视，也都建立健全了档案管理制度，完善了档案管理设施，但是在档案管理人员的选配上却还没有引起足够的重视，其实档案管理工作中最关键的环节就是管理人员能力的大小，素质的高低直接关系到档案管理工作的好坏。

一、档案管理人员应该具备的基本素质

档案管理人员自身业务水平的高低在档案管理工作中占有重要的地位，一个单位档案管理工作的好坏与档案管理人员的业务素质有着很大的关系，一名合格的档案管理员必须具备以下七种基本素质。

1、爱岗敬业：档案工作是一项非常繁杂琐碎，枯燥单调，辛苦的工作，但是责任重大，所以档案管理人员必须爱岗敬业，热爱档案管理工作。

2、服务意识：档案管理工作是一项服务性很强的工作，它的价值就在于为领导决策提供依据，为单位工作执行提供服务，档案管理人员要善于围绕单位的中心工作主动开展档案管理，在工作中要牢固树立主动意识，积极完善服务方法，提高服务质量，既要坚持原则，照章办事，又要主动，热情，及时，准确，全面，周到地为档案使用者提供帮助，这样才能在服务工作中提高工作效率。

3、有责任心：档案管理人员的责任心就是把单位宝贵资料自觉的管理好，利用好，维护好档案的完整和安全。

4、有事业心：档案管理工作和其它各种管理工作一样，在管理过程中会遇到许多困难，还会遇到一些无法预料的问题，作为一名档案管理工作者，需要有强烈的事业心，坚定的职责信念，对自已从事档案管理工作有执著的追求，始终以旺盛的精力，满腔热情投入到工作中。

5、遵守职业道德：档案管理工作的职业道德，要求档案管理人员必须维护档案和历史事实的原貌，既不能任意篡改和歪曲档案内容和特征，也不允许主观臆断随心所欲的鉴别档案，无论在什么情况下都要实事求是，坚持据实用档，尊重历史，忠于职守，维护党和国家档案的历史真实面貌。

6、严守秘密：由于档案管理工作是不同于其它服务性的工作，档案管理人员对于档案的使用者和借阅者不能“来者不拒，有求必应”，要按照法律法规和工作纪律的要求正确处理保密与利用关系，要具有严格保密的观念和良好的保密习惯，在不违背保密原则的前提下，充分开发利用档案信息资源，确保档案在政治上的安全。

7、作风严谨细致：档案管理工作是一项科技性，服务性和技术性很强的工作，也是一项复杂，细致，繁琐的工作，它要求我们在区分全宗，分类，立卷，编目，鉴定，确定保管期限，汇编档案内容，利用档案咨询及信息反馈等各个工作环节中都必须做到准确无误。

二、档案管理人员必须具备的基本能力

一个合格的档管理人员应具备一定的理论水平和基本素质，同时也要具备一定的业务能力，以保证档案管理水平的提高。

1、要具备熟练操作计算机能力，利用计算机网络等现代化科技手段整理档案，可发挥计算机管理优势，减少手工操作，提高工作效率，因此，档案管理人员需要熟练掌握计算机应用技术，掌握计算机相关知识，能促进对档案信息进行电子化，数字化的有效控制与管理，能迅速有效地收集信息，完整安全地保护信息，及时准确提供信息，最大限度地运用信息，使利用者在短时间内寻找到所需信息。

2、要具备综合协调能力，在档案管理工作中，档案管理人员的协调能力的发挥常常与档案的齐全完整联系在一起，为了做好档案工作，档案管理人员要和有关部门，有关人员打交道，如何才能得到各方面的支持，除了靠有关的规章制度外，更主要的是靠档案工作者自身协调能力的发挥，通过工作达到各部门档案管理协调统一。

3、要具备写作能力，档案管理人员有一部分工作直接与文字打交道，要有较高文字书写能力和较强的文字系统概括能力。

4、要具备主动学习能力，档案管理人员要主动学习，要经常参加系统的知识更新学习与继续教育培训，不断扩展自已的知识，提高学历层次，才能适应社会发展的客观需要，要多参加系统培训，讲座或以自学这主要形式的素质教育，要系统学习和掌握档案学知识，熟练掌握《档案学概论》《档案管理学》《科技档案管理学》《档案保护技术学》《档案文献编篡》等理论知识学习，提高自已的业务水平能力。

档案管理工作对任何单位来说都是至关重要的，因此相关单位必须将重点放在档案管理工作上，加强统一认识和与宣传意思注意档案管理安全工作的实施，提高管理人员的素质水平，实施档案管理一体化，做好相关的统筹和安排，以及加在对档案信息化建设的力度，从而达到提高单位档案管理的工作效率。

最后，在今后工作中努力做好档案管理工作，不断改善档案工作的方式方法，不断加强档案系统的知识更新学习，积极参加档案各类教育和培训，提高自身业务能力和档案管理水平，为单位和档案事业的发展而做出尽有的贡献。