工程招标代理的信息管理与具体运用

工程招标代理的信息管理与具体运用

方玲霞

建正工程咨询有限公司   浙江  310000

摘要：在我国社会经济的发展进程中，工程招标代理作为具有公开市场竞争机制的重要行业之一，在工程建设领域中得到了快速的发展。工程招标代理在工程招标、工程勘查、工程监理、工程施工等方面，为市场提供多元化的服务。当前，我国建设工程招标代理工作并不完善，仍然存在着需要改进的地方。随着信息化时代的到来，我国的工程招标代理机构在日常运营的过程中，应当加强信息管理，合理运用现代信息技术，进一步提高招标投标质量，促进工程招标代理行业健康有序发展。

关键词：工程招标代理；信息管理；运用；

引言

招标是工程建设的一个重要环节，在招标中一个重要内容就是招标信息，对这些信息进行科学合理的管理，可以为企业的决策提供依据，提升决策的正确性和科学性。而招标代理就有利于对这些信息进行管理，招标代理机构需要掌握各方的信息，包括投标企业、招标投标管理机构、专家、招标企业和评标机构等，进而全面的掌握招标企业的意图，在各方面的要求、还有招标企业在投资资金安排方面的设想等，全面把握投标企业的情况，及时关注招标投标管理机构以及专家等方面的最新情况。

1.工程招标代理存在的弊病

在经济水平不断提高的背景下，我国城镇化进程的不断推进，工程招标代理行业近年来已经得到了快速的发展。与过去相比，我国工程招标代理机构的数量不断增多，工程招标代理体系日益壮大，随着相关制度的不断完善，我国的工程招标代理工作逐渐走向法制化道路。然而，在实际的运营过程中，工程招标代理工作仍然存在着一些弊病，阻碍了工程招标代理行业的健康发展。一方面，受到各类工程招标代理的管理制度约束的影响，工程招标代理中存在的一些流程比较复杂，所需的时间周期也比较长。受这些条件的影响，在一些中小型的工程项目中，工程招标代理这种形式难以得到有效的推广与应用，普及率比较低。另一方面，工程招标代理行业的资质门槛比较低，因此，不同的工程招标代理机构在技术水平、财务状态、硬件设施等方面存在着很大的差异。另外，相关从业人员的专业素质也存在一定的差异，专业素质参差不齐。一些弄虚作假、暗箱操作等情况仍时有发生。

近年来，互联网技术在我国得到了快速的发展与应用，当前我国正处于网络蓬勃发展的时代。信息的快速传递，不仅提高了数据传输的速度，还能有效保障数据的准确性。在工程招标代理工作中，合理运用信息技术，能够有效提高招标投标等工作的效率，最大限度的避免由于信息不畅造成的资源浪费。因此，加强工程招标代理的信息管理，有利于提高工程招标代理机构的综合实力，具有重要的现实意义。

2.工程招标代理机构对信息管理的需求

根据工程招标代理行业自身特点，对信息管理的需求不尽相同，招标代理的各个阶段对信息的需求也不相同：

2.1信息管理的前期阶段

前期阶段的工作内容就是根据工程项目特点和招标人的需求，选择招标方式、办理招标备案、编制招标文件，需要全面采集工程招标的项目信息；

2.2信息管理的中期阶段

在中期阶段，招标代理机构的主要工作内容是发布招标公告、资格预审、现场考察和答疑，需要采集相关投标信息；

2.3信息管理的后期阶段

招标后期的主要工作内容是开标、评标、定标、招标结果公示、发中标通知书和签订合同，需要收集中标信息。工程招标代理机构要对已经掌握的招标相关信息进行及时的分析、整理，并与其他相关数据资源进行整合、完善和补充，建立招标案例信息库。

3.工程招标代理的信息管理与具体运用

3.1信息管理的工作流程和基本要求

在工程招标代理工作中，信息管理是重要的组成部分，与工程招标代理业务的各个环节联系十分紧密。工程招标代理的信息管理工作主要包括以下几个方面的内容。（1）项目的招投标策划；（2）标书的网上预订与下载；（3）相关文件的编制与审查；（4）项目公开的布告；（5）项目招投标的答疑；（6）整套资料的最终归档。在工程招标代理工作中，要想实施全过程的信息管理，需要满足以下几个方面的基本要求。首先，对于项目工程招投标的相关报表等内容，应当保证可以实时地查询。其次，可以根据部门分类、委托人的选择以及项目的分类等多种条件，对于项目工程招投标的相关信息，进行有效的筛选，以提高相关工作人员的查询效率。再次，工程招标代理机构的从业人员，能够依据自身的工作权限，对于所负责的具体项目及其运行过程实现有效的跟踪，及时掌握数据的变动情况。

3.2工程招标代理中业务数据库的具体运用

工程招标代理中的业务数据库主要有行业信息库、工程项目信息数据库、投标企业信息数据库和评委专家库。建立自己的市场信息数据库网络来动态地掌握招标代理的内部信息、外部信息，做好各类信息资料的收集、分类、加工整理、储存、传递和利用等一系列工作。

工程招标代理中业务数据汇总统计分析查询模块的具体运用

工程招标代理中的业务数据汇总统计分析査询模块应具备分类汇总统计、按条件査询不同业务数据的功能，满足公司业务需求 ：协调会议、业务调度会议、部门业务统计汇总、资质上报申请需要等，数据应做到准确、统一。

3.3工程招标代理中业务辅助系统的具体运用

工程招标代理中的业务辅助系统应能够按照公司发布的招标文件范本模板，自动生成相应的招标文件 ；在线査询登记开标厅和评标室 ；开标文件、评标表格、初步审査、电子清标、报价对比等辅助生成。依据公司发布的评标报告模板，自动生成相应的评标报告文本 ；依据公司发布的模板，自动生成中标通知书、成交通知书、招标结果通知书以及投标保证金收取退还记录査询。

3.4工程造价模块的具体运用

在工程招标代理的业务流程中，工程造价属于重要环节。因此，在工程造价这一模块，同样要加强信息管理，具体涉及到的内容，包括以下几个方面。（1）定额及其配套文件。（2）人工、材料、设备等各种要素价格信息。（3）各类工程造价指数。

3.5招标资料、档案的信息管理

有关的工程招投标代理机构需要注重档案和资料的归档，要全面的落实好这项工作。对于其中存在的问题，要进行具体的分析，结合招标的具体类型，选择资源、档案归档的程度，包括部分归档和全部归档。要是发现有需要进行归档，但是还未来得及提交的档案和资料，就需要第一时间进行催交。

信息管理是工程招标代理中的关键部分，其主要功能有：项目招标策划、发布公告、编制和审查相关文件、网上预订和下载标书、项目招标答疑、整套资料的最终归档。要做到全过程的信息管理，就需要实时查询有关的报表等内容，按照各种分类条件进行筛选，让公司有关人员可以依据自己的权限，实时跟踪自己负责的项目和其运行，公司领导也能够实时掌握相关的招标代理项目的具体进展。

4.结束语

在工程招标代理工作中，有效利用信息技术，提高工程招标代理机构的信息管理水平，不仅能够最大限度的提高工作效率，降低交易成本，提升服务能力，适应电子化招投标，还为有效解决传统弊病，提供了全新的方法与思路，为工程招标代理企业进一步提升品牌影响力和号召力奠定了坚实的基础，对促进工程招标代理事业的和谐与稳定的发展，将起到至关重要的作用。

参考文献

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