网络时代事业单位文书档案信息化管理模式构建研究

网络时代事业单位文书档案信息化管理模式构建研究

吴叶华

施甸公路分局   云南省保山市  678200

摘要：文章先分析了事业单位文书档案信息化管理价值，随后介绍了网络时代下事业单位文书档案信息化管理具体策略，包括创新管理观念、打造信息平台、加强基础软硬件设施构建、创建共享机制、注重安全建设，希望能给相关人士提供有效参考。

关键词：事业单位；文书档案；信息化管理

引言：随着信息技术的持续发展和应用，逐渐融入事业单位文书档案管理当中，通过融合信息技术能够提高事业单位中各种文书档案管理效率，优化档案管理质量，提升档案管理效率，为事业单位各项工作提供有效支持。

一、事业单位文书档案信息化管理价值

事业单位中的文书档案涵盖通知、决定、命令指示等材料信息，除此之外，还包括工作总结、会议记录、信函、简报、批复、告示和布告等基础信息。从事业单位实际运行管理层面分析具有重要意义，除了需要对过去资料进行追根溯源调查以外，还能够为事业单位未来改进发展提供有效建议，不断积累各项经验，属于事业单位中的重要资源材料。在新时期档案管理全面变革创新背景下，事业单位相关文书档案管理工作中应该积极融合信息技术，支持管理工作的信息化转型，借助信息化管理取代传统人工管理，提升文书档案应用、管理效率，激发出文书档案价值和管理效能。信息化背景下提升了事业单位中的档案管理便捷性和管理效率，有效保障档案信息安全，从事业单位层面分析实施文书档案管理具有重要意义[1]。

二、网络时代下事业单位文书档案信息化管理策略

（一）创新管理观念

新时期发展中，事业单位中的档案管理者需要积极创新传统管理观念，引导各部门人员和档案人员创新管理观念，形成现代化管理意识，科学指导文书档案管理实践，促进信息化理念融入文书档案工作当中，支持信息化档案管理工作有序实施，打造现代化管理环境。借助计算机信息技术管理文书档案，简化档案管理工作，针对文书档案管理实施细化分解，及时汇总日常零散档案信息，事业单位中不同业务部门和领导人员也应该意识到信息化技术对文书档案管理价值，主动参与信息化管理当中，摆脱传统管理模式，通过新型管理模式和管理观念健全文书档案整个管理流程，得到有效人力资源支持，促进文书档案管理顺利走入正轨，减少人为参与，合理规避人为操作风险，简化文书档案的储存、采集和管理流程，促进信息化档案管理顺利落实。提高管理人员的信息化管理技能，提升整个管理队伍业务水平和团队水平，确保其更好适应新时期档案管理工作，优化文书档案管理准确性和及时性。组建信息技术突出、专业素质高、管理能力强大的优质档案队伍，在原有文书档案管理队伍基础上积极引入优秀管理人才，创新管理模式和管理理念，引入新型管理技术。注重管理人员能力建设，加强合作交流，做好档案管理各项工作，提升管理队伍凝聚力[2]。

（二）打造信息平台

事业单位在针对文书档案实施信息化改造过程中，需要率先创建信息系统平台，激发出平台全面共享共建优势，有效汇总各种档案信息，在统一管理平台中整合各种零散文书档案资料，促进文书档案实现查询、加工、管理、储存、保密工作的一体化发展。有效的信息管理平台能够进一步提升文书档案综合管理水平，搭配恰当的管理软件，优化文书档案管理水平和管理效果，帮助事业单位减少日常管理工作量。针对文书档案管理创建完善的信息化网络，并和外网有效隔离开来，创建物理隔离层，做好信息安全防护，对各种关键档案信息进行全面保护。大部分事业单位普遍应用防火墙技术实施认证管理，对重要文书档案实施安全隔离，对外部侵入者进行有效过滤、筛选，对防火墙各种信息活动进行全面记录，支持整个系统平台实现可靠、稳定、安全运行，保障事业单位文书档案的安全建设管理。

（三）加强基础软硬件设施

在事业单位针对文书档案进行信息化管理改造过程中需要注重基础设施建设，保障各种基础设施的妥善配置，注重做好基础软硬件设施的优化升级，积极迎合信息化管理需求。事业单位基于网络系统和信息技术支持下全面引入各种先进数据信息采集设备，设置计算机控制系统，针对现有信息系统和基础设备实施全面升级、更新，有序开展信息化管理工作。事业单位中的档案管理者应该明确软硬件设备应用标准，借助自动化办公系统不断扩展各项管理功能，覆盖事业单位各项档案管理流程，优化文书档案管理，从档案资料的采集归档、文件归类整合、管理工作到设计编制电子文号、文书档案鉴定、档案存放、追加归档和档案销毁等方面形成完善规范制度，健全各个环节设备系统，为档案信息化管理提供基础支持。事业单位日常工作主要内容是各种文书档案资料，为此需要形成充足的人员、技术和资金支持，确保各种电子设备能够完整、准确、详细、全面输入各项档案数据信息，增强文书档案管理功能，合理利用网络技术和计算机技术管理文书档案，优化构建档案信息系统，促进文书档案相关采集、归档、整理实现一体化编目检索，充分激发出相关文书档案应用价值

[3]。

（四）创建共享机制

事业单位在实际开展信息化文书档案管理中普遍存在技术人员不足的问题，增加了档案管理难度，新时期的文书档案数量相继增加，但档案管理者却未能实现数量层面的增加。为进一步提升事业单位文书档案管理效率，促进实现信息化管理目标，改善管理人员供需不平衡问题，应该全面推广档案信息共享，提供资源共享服务，提升事业单位中各种文书档案综合利用率，使文书档案发挥出自身价值，有序开展档案管理工作。具体来讲，档案管理者应该深入研究云储存和档案管理融合，并在云储存终端中额外增加文书档案共享模块，帮助事业单位各个部门按照提前设定权限对相关文书档案进行借阅、访问，及时上传各种零散的文书档案资料，促进文书档案信息化管理实现协同发展，注意共享服务主要面向那些不涉密资料。除此之外，事业单位内各个部门需要针对档案信息资源实现全面共享共建，方便传递各种文件政策，减少多余工作环节，促进事业单位相关文书档案管理节点实现全面连接，提升文书档案管理质量，优化档案资料的信息化管理效果。

（五）注重安全建设

事业单位在实施信息化文书档案管理中需要注重做好基础档案备份管理工作，做好文书档案的安全保密建设。部分文书档案存在某种公开属性，而部分文书档案应该进行保密管理，除了利用防火墙实施安全保护，还应该针对特定文书档案设置查看权限，开展生物识别后，允许相关人员查阅应用。并针对保密文件实施加密处理，额外设置相应的加密时间、加密期限，提升保密文件整体加密处理效果，保障文书档案资料安全性。档案管理者需要对文书档案做好备份管理，并在光盘和移动硬盘等基础载体内存储档案信息，做好数据备份管理，借助本机备份或服务器存储，或通过专门介质以及实物进行备份存储，方便及时提取文书档案资料，支持文书档案保护、保密以及信息共享和提取工作。

结语：综上所述，文书档案作为事业单位中的重要管理材料，会直接影响事业单位整体发展运行。结合现代化的信息化管理趋势，需要事业单位积极创新文书档案的管理方法，优化档案管理模式，加强档案信息化管理构建，从管理理念入手到档案管理模式和基础设施实现全面创新，提升文书档案管理成效。

参考文献：

[1]李焱.探析事业单位文书档案管理的方法、路径与保障[J].兰台内外,2021(36):21-22.

[2]孟爽.信息化背景下优化事业单位文书档案管理的措施研究[J].数字通信世界,2021(08):241-242.

[3]凌小英.信息化背景下优化事业单位文书档案管理的措施[J].办公室业务,2020(11):101+103.