做好新形势下办公室管理工作的几点思考

做好新形势下办公室管理工作的几点思考

雷辉

陕西黄陵煤化工有限责任公司   陕西延安    727307

摘要：办公室的管理在生产和运作方面发挥着重要作用，将部门性质结合起来，并提供协调和相关服务。良好的办公室管理技能有利于公司办公室业务的全面发展，大大提高了公司的形象。然而，在新的情况下，办公室的管理也面临管理模式老旧和创新能力低等问题。基于此，以下对做好新形势下办公室管理工作的几点思考进行了探讨，以供参考。

关键词：办公室管理工作；管理措施；分析

引言

办公室管理是各组织单位行政管理的一个重要组成部分。在新形势下，作为核心支柱的办公室管理在管理方面发挥着重要作用，既包括对管理人员最有用的工作，也包括对其他部门的监督和协调。因此，在新形势下妥善管理办公室非常重要。

1办公室工作的特点

1.1服从性

在社会生活中，人与人的交往具有较强的主观性，会按照个人意志与他人打交道。办公室的社会交往并不都是按照个人意志来进行的，而是由服务对象和工作职责所支配，从而约束了办公室人际关系的主观性，也强化了人际交往中的服从性。

1.2综合性

办公室作为综合办事机构，在职责上包括参与政务、撰写文稿、调查研究、协调监督、服务领导等；在工作内容上包含文书、档案、会务等；在事务上包含日程安排、值班接待、行政后勤等。作为企业的中枢神经，办公室需要统筹协调，促进职能部门协同合作，对日常工作督办督查，传达领导的决策部署、协调各方关系、保障工作运行。作为企业对外的联络窗口，办公室需要密切联系上级单位和从属单位，保证政策执行到位，维持企业平稳运行。

1.3双重性

办公室是为领导直接服务的，既要为领导决策当参谋，又要为领导代办和处理一些具体事务，在人际交往中，既有代表组织（或领导）交往的一面，又可以有个人交往的一面。在人际交往中，人们往往把办公室看成领导的影子，因而谋求解决某一问题，事先与办公室接触，然后通过办公室促成问题的解决。

2新常态下办公室管理的困境

2.1企业办公室管理方法缺乏创新

在社会发展的新时代，办公室的管理也必须以时代的特点为基础，需要不断创新。创新的目标不仅应是改进管理方法，而且最重要的是要改革传统的公司办公室管理方法。但是，鉴于公司的情况，许多公司办公室的管理尚未更新，管理概念和方法仍然落后，管理模式已经过时。因此，员工没有创新能力，只能根据有关管理人员的要求开展工作，造成公司办公室管理方面的严重和经常性缺陷，并逐渐减少员工的积极性。

2.2制度问题

统筹协调是办公室的重要职能之一，其本质是企业资源调配。企业内部资源复杂多样，理想状态下各部门分管不同领域内的资源，相互独立，互不干涉。但在实际中，部门间的分管内容存在交叉现象。使用精细化管理手段梳理、完善规章制度可以有效避免部门间因分工不清、业务重叠造成的“踢皮球”现象。推动规章制度的精细化建设，细分岗位职责，充分把握企业内部资源、合理调配资源，驱动各部门积极配合办公室落实工作的需求极为迫切。以会议管理为例，办公室具有会议管理职责，但会议相关的事务却涉及多个部门。会议事务具体包含会议制度、会议安排、会议组织、会议通知、会议报名、会议室准备、会务管理等。通常会议制度及会议安排由办公室负责，会议组织、会议通知、会议报名由会议承办部门负责，会议室准备及会务管理由指定责任部门负责。在制度中清晰界定各部门在会议举办中的分管责任、负责内容和实施方法非常重要。若未能在制度中详细清晰地界定这些工作，会造成承办部门组织会议时遇到无从处理的问题不知向哪个部门咨询情况，办公室需要花费更多的精力去解答和宣贯，同时可能会造成其他责任部门拖沓懈怠、拒绝履行相应职责的现象发生。

2.3员工综合素养有待提高

在传统的企业办公室管理中，对人员配置没有太多限制，一些员工没有反映出他们的工作效率，只做委托给他们的工作，即领导规定的工作。他们在公司办公室失去了工作热情和创新能力。由于缺乏评价、专业素质不配套和对办公室管理的认识不足，本组织办公室的管理效率达不到预期。

3做好新形势下办公室管理工作的几点措施

3.1提高办公室管理工作的效率与质量

首先，作为其日常工作的一部分，办公室人员应根据其工作地点的优先次序、优先事项和优先事项精简其工作时间表，以提高工作的效率和质量。该办公室的相关人员必须充分发挥其参与、横向沟通、内部和外部沟通的作用，及时向管理人员提供有效信息，确保管理人员提前作出工作决定，并及时向其他部门提供领导和工作部署。第二，在后勤支助方面，必须及时核对办公室用品，并及时通知办公室主任库存不足以补充和分发的物品，以避免在使用有关服务方面出现任何延误。

3.2定岗定责，权责对等

办公室精细化管理必须严格遵守“定岗、定责、定标准”的要求，以此为基础，建立并完善办公室工作责任体系。“定岗”就是在设置各个工作岗位的过程中，必须综合考虑办公室行政工作流程。“定责”明确各个部门，各个工作人员的工作职责，确定工作环节之间的衔接点，保证各个部门以及工作人员之间分工明确，密切配合。“定标准”就是以企业整体发展目标为基础，优化各个部门、各个工作流程的工作，形成规范。以优化行政管理工作流程为大前提，建立并完善行政管理体系，从机制角度保证办公室行政管理工作中的责权统一，是实现办公室精细化管理、科学化管理的关键和重点。优化流程，有序运作。建立完善的、简约的、清晰明了的工作流程，是推进办公室行政管理工作精细化的基础和前提。在开展办公室行政管理工作的过程中，引入先进的现代管理理念，明确管理目标，优化工作流程，加强信息共享，努力实现各环节间的“无缝衔接”，让企业各个部门之间可以相互制约，相互促进，提高管理效率的同时，降低工作纰漏问题的发生。

3.3加强学习和积累

正所谓活到老，学到老，也就是说一个人从出生开始就要不断地学习，而且这种学习状态将会伴随一个人的一生。办公室从业者亦是如此，在很大程度上，办公室从业者并不一定是专家，但是一定要是杂家，也就是说办公室从业者需要了解的东西比较多。对此，办公室从业者需要始终保持三人行必有我师焉的工作态度。在日常的工作中，办公室从业者要注意不断地学习，补充专业的理论知识，进而提高自身的专业能力与素养。在科学技术快速发展的时代背景下，如果因循守旧或者是墨守成规，将会被社会所淘汰。对此，办公室从业者需要保持学习的态度，并能够积极主动地学习外界的新鲜事物，不断地提升自我。除此之外，一部分领导可能会因为工作过于繁忙而无法及时学习新的政策等，此时办公室人员需要做好领导的外脑，积极主动地学习外界新事物和新知识，进而为领导的决策提供必要的支持。

结束语

在新形势下做好办公室管理工作有助于提高单位的总体管理水平。在此基础上，本文提出了若干战略:提高办公室管理人员的总体素养，提高办公室管理的效率和质量，提高办公室管理团队的总体水平。上述战略旨在提高该办公室的管理效率，确保各部门的工作顺利进行，并促进企业的可持续发展。

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