卫生防疫业务档案中声像档案管理探讨

卫生防疫业务档案中声像档案管理探讨

郑江

曲阜市疾病预防控制中心，山东 曲阜 273100

摘要：卫生防疫档案是防疫部门保存资料、共享信息、统计数据的重要载体，不仅能促进卫生防疫业务的发展，还能有效控制疾病的发生流行。声像档案作为卫生防疫业务的重要组成部分，能否顺利地收集和管理，显得尤为重要。基于此，本文就卫生防疫业务档案中声像档案管理进行了探讨。

关键词：卫生防疫；业务档案；声像档案

引言

声像档案作为档案的一种特殊载体，它广泛地利用光学、电、磁等技术，及时记录并真实地呈现出丰富多彩的声像图像。卫生防疫业务档案中声像档案管理工作较为复杂，需要综合考虑多种因素的影响，不仅要加强声像档案的收集与整理工作，而且要更好地为卫生防疫工作的开展提供服务。

1 卫生防疫业务档案中声像档案管理的工作内容

卫生防疫业务档案管理涉及慢性病防治、传染病防治、计划免疫、地方病防治、食品安全、环境卫生、理化检验等诸多工作，呈现出业务档案形式各异的特点。其中，声像档案作为重要组成部分之一，能够将卫生防疫单位的疾病防控实施情况、业务宣传活动、个案调查材料、流行病调查分析等工作信息以声像为载体形式留存下来，并配以文字说明提高资料信息存储质量，给卫生防疫工作提供可靠的参照依据[1]。

2 卫生防疫业务档案中声像档案管理的制约因素

古往今来，每一种新事物的成长，都要经历一段艰难的时期。从传统的档案管理模式向现代化的数字化信息管理模式转变，也是一个特殊的历史节点，一些制约因素制约着声像档案管理的发展。第一，重视不够，投入不足。卫生防疫作为特殊服务部门，其服务宗旨是以卫生健康为保障。相比之下，档案管理就显得不那么重要，认为仅仅起到辅助作用，因此重视程度远远不够，人力物力投入相对较少，一般都是由其他人员兼职管理，没有专门的场所，也没有专业的档案管理人员。造成档案管理整体水平低、管理质量差。第二，管理体系还不完善。声像档案管理的工作制度和职责规范还不完善，由于没有制度的强制要求，各部门的声像资料归档意识不强，有的声像资料分散存放，甚至出现丢失，档案管理缺乏制度保障。第三，档案管理人员素质参差不齐。档案管理工作大部分都是兼职人员，没有经过系统的培训，无法达到声像档案管理工作要求[2]。

3 卫生防疫业务档案中声像档案管理策略

3.1 健全档案管理机制

健全的声像档案管理机制是保证卫生防疫单位档案管理工作顺利开展的基础，各部门要严格按照档案管理机制行事，促进管理工作的不断完善。特别是声像档案管理员应充分考虑卫生防疫业务的实际情况，采取适当的优化管理机制，合理分工，明确收集、归档、利用声像档案的具体责任[3]。同时，不断拓宽声像档案信息的收集渠道，为卫生防疫业务的开展提供信息参考。

3.2 通过精细检索目录

声像档案管理的最终目标是为卫生防疫工作提供充足的资料，以提高卫生防疫工作的质量和效率。卫生防疫单位应加大对声像档案管理的资金投入，配备电脑、扫描仪、媒体资源管理器等电子设备，并根据业务范围建立档案资源数据库，方便声像资料的录入和归档。根据防疫工作的类别、内容进行分类整理，建立重点事件、时间、地点、人物等关键信息的精细检索目录，提高档案的查阅效率。此外，利用计算机网络技术，实现与其他卫生防疫部门的信息交流和共享，提高档案利用率[4]。

3.3 加强声像档案保密管理

首先，建立完善的声像档案管理数据库系统，遵循档案生命周期理论，从源头上保证声像档案的收集完整。其次，建立目录数据库、全文数据库，按类别、年度、内容、形成时间进行有序的结构化，并加强重点档案的保密管理，网络管理员定期维护、更新档案。最后，对档案管理系统保存的声像档案，应保留原始数据，提供使用记录。此外，使全体员工认识到档案管理的重要性，规范档案管理工作程序，注重系统防火墙的升级，不断提高管理系统的安全等级，以保障档案的安全性[5]。

3.4 改善档案保管环境

根据声像档案的物理特性，改善档案保管环境，在存放档案时，应将温度控制在14℃-24℃，湿度控制在37.5%-67.5%。存储音频和视频的房间，温度和湿度控制在18℃-24℃、40%-60%之间。底片、磁带、录像带应避免平放，并存放于专用防磁柜内，避免磁化。光辐射对声像档案存储材料的稳定性影响很大，需要做好遮光处理，选择白炽灯作为日常照明。声像档案储存材料中含有氧化铁、粘合剂、聚酯等易燃物质，除控制温湿度外，还需配备足够数量的防火设备。声像资料按规定需要定期复录、转存；录像资料每四年一次倒带处理，每十年一次复录处理；光盘资料每四年一次转存处理。

3.5 加强档案管理人才队伍建设

随着信息技术的飞速发展，声像档案管理对管理人员提出了更高的要求。首先，要建设一支高素质的档案工作队伍，提高档案工作者的主动性、积极性。管理人员需要形成良好的价值观和责任感，摆正心态开展档案管理工作，充分突显档案管理的价值。其次，结合声像档案管理模式，定期组织档案工作人员参加培训，提高其职业素养。为了加强档案管理人员的综合素质，可以邀请专业人士进行培训，也可以组织档案工作者到社会培训机构学习，为相关人员提供在职进修机会。在培训过程中，应为档案管理人员营造互动平台，以供工作人员分享工作经验，同时需要注意培养档案管理人员的计算机操作能力

[6]。最后，管理人员应转变发展观念，充分发挥榜样作用，使每位工作人员认识到声像档案管理的重要性。此外，将现代技术与声像档案管理有效结合，可以根据管理人员对计算机的熟练程度进行技能传授，切实满足档案管理人员的发展需求。

3.6 实现档案管理工作信息化建设

首先，合理配置各类软硬件设施，确保档案管理信息化。在硬件建设上，要着眼长远，坚持科学规划和论证，适当增加经费，合理配置办公设备，提高办公环境。其次，为提高声像档案管理效率，积极探索应用软件，定期进行更新，以确保管理系统的平稳运行。建立健全的档案管理制度，是促进声像档案管理规范化的重要内容。声像档案管理工作的当务之急是建立档案库，利用计算机进行检索，使声像档案信息得到科学利用，从而促进声像档案服务水平的提高。同时，依托网络技术推进信息化进程，加强声像档案管理资源开发，不断完善档案管理制度，进而规范档案管理人员的行为。档案管理信息化系统应充分利用信息压缩的特点，及时共享档案信息，方便用户使用。

4 结束语

综上所述，声像档案是卫生防疫业务的见证，是卫生防疫工作发展的重要依据。但传统的声像档案模式已不能适应卫生防疫业务的发展需求，严重影响了卫生防疫业务质量。因此，必须对档案管理工作模式进行改革，加强管理工作建设，建立符合卫生防疫业务发展的管理体系，从而充分发挥声像档案的作用。

参考文献：

[1]安美兰.卫生防疫业务档案中声像档案管理探讨[J]. 兰台内外,2020(6):57-58.

[2]王力,潘峰,杨媛媛. 卫生计生单位声像档案管理中的问题与对策[J].甘肃科技,2018,34(19):110-111.

[3]潘真.探究卫生健康单位声像档案管理中的问题与对策[J]. 环球市场,2019(10):263.

[4]伦华美,陈晓燕.大数据背景下卫生健康声像档案资源管理路径分析[J].卷宗,2020,10(34):139.

[5]邵芸芸.卫生健康数码照片档案管理工作的思考[J].山东档案,2020(3):43-44.

[6]盖凤.大数据时代声像技术与声像档案管理结合的思考[J].办公室业务,2021(20):178-179.