数字化时代高校档案管理信息化建设

数字化时代高校档案管理信息化建设

郭文学

菏泽家政职业学院

摘要：智慧校园建设是高校开展各项工作的重要基础，也是高校教学档案管理数字化、智能化发展的重要保障。借助现代信息化技术提高档案管理工作效率，全面保障高校档案信息安全、可靠，同时还能提供更为优质的档案服务。因此相关部门应制定统一规范的信息化管理体系，从多方面入手促进档案管理转型升级。本文结合档案服务对象的需求，对高校档案服务方式、服务内容进行创新，更好地实现档案信息的价值和作用。

关键词：数字化时代；高校档案管理；信息化

中图分类号：G623  文献标识码：A

引言

作为高校运行重要组成部分的档案管理面临数字化的转型升级。高校档案对智慧校园建设有重要作用，通过档案可有针对性地对学校的教学科研情况进行分析和评估，促进学校的健康、可持续发展。目前我国高校档案数字化已经取得了一定的成效，但仅仅依靠传统模式来进行档案数字化管理远远不够，应探索智慧校园建设背景下档案管理数字化的新路径，更好地为高校数字档案馆和智慧校园建设服务。

1 高校档案信息化管理现状

1.1 职能重叠

由于智慧校园是一种新兴的环境业态，在实践和构思上依然处于初级阶段，尚未建立规范化的体系，而且各个区域、不同学校之间的差异比较明显，档案部门和数据信息管理部门的职能也存在交叉状况。此外，一些高校有关部门之间缺乏有效的沟通机制，使得人力、物力严重浪费。再加上很多学校的协调机制不完善，加剧了责权不清、沟通不畅现象，出现问题互相推诿，未能及时收集、整理和归档数字档案，档案数据难以融入到智慧校园建设中，档案资源的价值未能得到更好的发挥。

1.2 软硬件配备不完善

高校档案管理仍然以延续传统管理模式为主，缺乏现代信息技术手段的广泛利用。由于资金投入严重不足，致使部分高校档案管理部门计算机、高清扫描仪等设备陈旧老化，档案管理软件落后，很大程度上制约了高校档案信息数字化进程。档案信息数字化需要档案管理系统软件不断升级开发，数字化设备要及时更新换代，数字档案信息进行迁移转录，这些都需要大量人力物力财力做支撑。随着我国高等教育办学规模的逐年扩大，许多历史悠久的高等院校，因其办学时间较长，馆藏档案的数量十分庞大，特别是一些年代久远、保存价值高、破损严重的档案，从保护和利用的角度考虑，急需全部进行数字化外包转录，也需要巨额资金支持，因此，资金投入不足会严重阻碍数字化档案的开发。

1.3 缺少制度规范

中国档案管理缺少相应的法律政策，并且滞后于社会发展现状，尤其是高校档案建设方面缺少约束力，导致档案信息化建设没能积极落实，并缺乏相应的指导标准可以参照。由此可见，在标准不统一的条件下，势必会造成高校档案信息化建设困难，甚至引发建设不力的局面。另外缺乏规范标准也无法对档案信息化建设展开评估，难以对高校档案建设所处阶段进行科学、客观判断，才会引发档案信息化建设过程中的偏差、错漏。如果没能及时发现并纠正，最终将会对高校发展造成负面影响。

1.4 服务基础相对薄弱

一是数字档案信息收集不全面，标准不统一。高校档案信息化建设涉及多个主体、多个层面，要想实现对档案信息资源的全面收集和利用，就需要高校相关部门的密切配合和广泛参与。但高校一些部门对档案信息化重视不足，并未主动与档案管理部门沟通协调，导致部分重要的档案信息收集不全面。有的档案信息内容不全面、格式不准确，也在一定程度上影响了数字档案信息的质量。二是数字档案信息服务范围较小。部分高校所形成的档案信息资源只为校内师生服务，在一定程度上阻碍了高校档案信息资源共享的发展步伐。

2 高校档案管理信息化建设要点

2.1 推进档案数字化与智慧校园建设

首先，将档案数字化纳入智慧校园建设规划中。各高校应将档案管理数字化和智慧校园建设进行深度融合，将其列入智慧校园建设规划体系中，使档案管理流程标准化。推进档案管理系统电子档案和纸质档案的一体化管理。在档案信息资源数据库创建中，各类档案信息分配、整理、归档、存储的每个环节都要做到规范管理，确保档案的精准性、完备性；围绕档案数据的共建共享，避免数据库信息冗杂，持续优化档案系统。同时，在智慧校园建设过程中，应推进整个校园内各个部门的智能一体化，加强沟通，使档案管理部门、教务管理部门以及图书馆等机构实现有效的沟通协调，促进各个管理系统的整合对接，不断提升高校档案的数字化服务水平。其次，完善档案数字化管理的职能责任机制。高校档案管理部门应聚焦自身档案数字化管理发展中存在的问题，借鉴其他院校经验，结合本校的实际情况，制定一系列契合其建设需求的档案管理职能责任规范，从而有效助推档案管理的数字化进程。此外，还要加强对档案管理数字化的宣传推广力度，引起广大师生的重视、参与和支持。

2.2 完善软硬件设施

高校必须不断加大资金投入，完善与当前乃至未来高校档案信息数字化发展相匹配的软硬件设施。主要包括：数字化采集相应的软硬件设施，如计算机、采集app、高清扫描仪、复印机等，以实现纸质档案、图纸、照片等数字化转化；档案数字存储相应的软硬件设施，如Nosql、Hadoop、云服务器、超大存储容量服务器等；智慧档案系统软件，如档案的基本管理系统、档案的智慧服务系统等。增加档案管理系统的指纹识别、多重密码技术的设置。建设智能化的档案管理平台，消除人机交互性较差的弊端，大力提高档案收储工作的效率，真正建立起随时随地能为高校师生提供档案需要服务的智慧档案平台，形成一个档案收储利用的良好生态信息环境。

2.3 完善管理制度

首先，重视档案过程管理，对重要的档案资源展开生命周期管控，由档案全审到数字化转变，充分把控档案文件形成质量，确保真实文件与数字化档案相符，借助信息技术做好收集、整理、分类、归档保管，支持检索工具搜索。其次，针对档案信息进行整合管理，在数字档案建设过程中将档案资源信息化全过程看作有机系统，充分融入集成管理思想，采取全方位、全阶段的管理模式，增强档案信息化管理动态性。

2.4 加强管理人员教育培训

一方面，结合高校档案信息化建设和数字化转型的实际需要，提升档案管理人员的信息化素养和专业技术能力，使高校档案管理人员对于大数据、云计算、人工智能技术有全面了解，并能够主动将掌握的信息技术与档案管理工作有机结合，为档案管理质量提升积极贡献力量。另一方面，向社会引进优秀的档案管理人才，充实到档案管理队伍之中，为高校档案信息化建设提供扎实的人才保障。

3 结束语

档案信息化管理建设逐渐成为高校发展的关键战略，只有遵循信息时代流动特点，才能发挥出档案资源的最大化价值。因此，高校相关部门要协调配合，做好档案信息服务网络化工作，同时选拔具有信息素养的管理人才，作为档案管理工作保障，为信息化转变创造有利条件。

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