建设工程档案管理工作面临的问题和对策

建设工程档案管理工作面临的问题和对策

夏菁菁1,刘丹丹2

1.身份证号码：372301198905192428

2.身份证号码：372301199103191428

摘要：工程建设过程中的档案管理工作是指，档案管理从业人员对建设项目从酝酿到投入使用的整个过程所涉及的相关资料进行科学、严谨的管理。档案管理工作对工程实施过程细节追溯、造价审计原始资料查询、隐蔽部位的施工记录及详细参数查阅等工作的作用巨大。本文对工程管理过程中建设方的档案管理工作进行了客观分析，阐明了档案管理工作的特点，总结了在工作过程中出现的问题，并针对具体情况提供了改进措施与建议，以供从业者参考和借鉴。

关键词：新时代；建设项目；企业；问题；探讨

引言

企业建设项目档案是企业在工程建设、项目运行、技术革新等一系列活动中逐步形成的，是工程管理工作的有机构成，是企业进行项目建设的原始记载，也是工程质量审核和验收及后期设备维修、技术改造的基础资料。企业建设项目包含了新的生产项目的厂房或车间建设、为了提升生产规模的扩建、促进科技提升的更新改造项目、对现有设备厂址的翻新以及对存在问题项目的修缮等。对企业建设项目档案管理的特点、价值、制约因素及优化路径等问题进行探讨，促进其工作，十分必要。

1企业建设工程档案管理内容及其重要性

建设工程档案是指在工程建设施工各个阶段形成的各种有保存利用价值的真实记录，包含施工文件档案、工程竣工档案、工程验收档案等。建设工程一般工期长，参与主体多，其档案管理呈现分散性和复杂性特征。要想提升建设工程档案管理质量，就必须明确建设工程档案管理的具体内容。从建设工程施工阶段看，企业建筑工程档案管理主要分为前期准备阶段档案、设计过程档案、施工阶段档案、竣工时期档案、后期运营管理档案等。前期准备档案主要包含项目立项、可行性报告、项目选址、项目任务书、征地拆迁、环评、基建规划、勘察测绘、初步设计、施工图设计、相关招投标文件、开工备案材料、合同协议和上级批复文件等。设计过程档案包含工程施工图、设计说明、改扩建文件、设计文件、预算文件等。施工过程档案主要包含施工各个阶段施工准备文件、施工情况文件、总结性文件等。竣工时期档案主要包含工程竣工图、验收报告、验收证明、验收合格证书、工程决算书、竣工验收会议纪要等。后期运营和管理阶段档案主要包含投入使用过程中的改建、维修等一系列档案。企业建设工程档案管理时间跨度大，来源复杂，具有多样性和复杂性特点，应给予足够重视，加大管理力度。工程建设档案及其管理工作贯穿工程建设的整个生命周期，其档案管理工作质量高低直接影响企业建设工程的效用。工作中，应注重档案材料收集的全面性。选派专人负责档案收集，坚持档案收集与工程项目建设同步进行。特别是在施工过程中存在着很多隐性环节，如果企业建设工程档案收集不及时、不全面，可能会造成部分重要档案信息丢失或损毁，在一定程度上影响档案收集的系统性和完善性，对后续工程建设和管理利用非常不利，影响工程建设的正常推进。因此，应结合企业建筑工程施工的具体进度和施工情况，及时对档案管理工作进行调整，实现企业建设工程管理与工程档案管理的有效契合，进一步提升建设工程档案管理质量，更好地发挥企业建设工程档案信息的价值和作用。

2当前企业建设工程档案管理工作中存在的主要问题

2.1档案管理制度不完善

近年来，随着建设工程的快速发展，建设系统内的管理越来越细分化，对建设工程项目档案管理工作的要求也越来越多，标准也越来越严格。尽管整个行业在档案管理水平上已有所改善和提高，但制度建设仍有待健全，如档案管理职责分工、档案立卷、存档流程、保管和对档案的检查制度等方面，不仅需要制度更新，而且需要根据建筑工程的特点，从细节上进行优化和完善。

2.2档案管理人员的综合素质较低

项目档案数据资料的收集、整理和保存工作基本是由建设单位、施工机构和监理单位等来负责的，缺乏专业档案管理者。这些从事档案管理的工作人员相关知识储备和管理技能都严重不足，使得档案资料的规范化收集和整理受到了很大的限制，一些企业借助兼职的档案人员来管理档案，由于这些人员本身的流动性较大，无法及时做好档案管理工作。工程建设项目高素质人才缺乏，培训体系不完善，影响了工程建设项目档案管理工作的有效开展。一些涉及经济利益和施工核查的档案资料，如果管理人员未能在限定的时间内完成工作，就会导致施工单位无法按期交工，损害了施工单位的权益。

3企业建设工程档案管理工作创新对策

3.1完善建设工程档案制度机制

企业建设工程档案管理工作只有遵循一定的制度规章，完善相应的技术标准，才能提升管理质量。为此，一方面，企业应成立建设工程档案管理工作领导小组，加强对这项工作的领导，对档案管理体系规范进行完善，集中开展建设工程档案制度机制建设工作，并结合当前建设工程档案管理工作的实际需要，对原有的制度机制进行调整和完善，进一步增强制度机制的针对性和有效性。同时明确划分档案管理各单位的职责，明确建设工程档案管理具体责任人，通过层层压实，进一步提升建设工程档案管理质量。另一方面，应完善工程建设参与单位档案管理组织体系。为进一步提升建设工程档案收集的针对性、系统性和完成性，档案管理部门应与相关单位加强联系和互动，针对有关单位档案管理存在的问题进行认真梳理，并以问题作为依据，对相关单位档案管理进行完善，形成相应制度规范，为施工单位档案生成、收集、移交提供制度保障，进一步提升施工单位档案管理质量，确保建设工程项目档案资料完整，为后续档案收集、档案移交、档案资源开发创造有利条件。

3.2增强对档案管理人员的培训和引导力度

档案管理工作的核心载体是人，所以工程建设企业应大力推动对档案管理工作人员的培训，通过构建完善的培训体系和多元化的培训内容等手段，来培养具备综合素养的专业人才，为档案管理工作的高质量发展提供人才支撑。一是应丰富培训内容，增加法律知识、制度知识、网络信息化知识等相关培训内容，使档案资源管理工作井然有序。二是定期组织专题知识讲座，传播先进的档案管理理念，使档案管理工作人员能够在最新的思想意识指引下修正档案管理行为，实现档案管理工作的与时俱进。三是借助继续教育体系来深化档案管理人员的知识储备，引进经验丰富的档案专家或者能手进行重点知识讲解，提升档案管理者的专业技能。四是通过与其他企业之间的交流学习，使得档案管理人员能够开阔自身的视野，将理论和实践相结合，实现档案管理创新目标。

结语

在建设工程项目管理过程中，建设方的档案资料是项目建设全过程的真实记录和准确体现，发挥着重大作用，能够为后期的改造升级、维修等提供基础信息。所以在档案管理过程中，档案管理人员应及时更新和完善档案管理制度，同时加强对档案的系统控制，确保档案资料的系统性、同步性、完整性和准确性。

参考文献

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