高速公路工程档案管理存在的问题与对策

高速公路工程档案管理存在的问题与对策

符小翠

贵州省交通建设咨询监理有限公司  贵州  550000

摘要：高速公路文档文档,是指高速公路系统在计划、施工、筹建、运营、管理等工作中,直接产生的具有保管价值的图纸、文本、声像等各种各样、截然不同形态载体的原件记载,属于中国国家文档的组成部分。目前,中国的高速公路档案管理质量并不好,这种现象不利于整体管理工作的顺利进行。

关键字:高速公路;工程档案管理;问题与对策

前言:在经济全球化的步伐不断的推动下,我们正在加速的国际化的进程,而在此背景下,中国高速公路行业也得到了进一步的发展性提升,逐渐朝着新的发展方向迈进。公路施工过程中为合理的减少资料的耗费,管理人员必须对公路档案实施细致的管理,把档案管理工作当成一个硬指标,全面提高工程品质。因为工程档案保管工作所牵涉的人员、内容等很多,无形中提高了工程档案管理的复杂程度,应用有效的对策进行解决具有一定的现实意义。

一、高速公路工程档案管理概述

公路工程建设离不开档案保管工作,它是整个工程的核心。从公路工程需要进行立项、申请、图纸设计等,到工程后期的施工交接、验收等,为项目的正常运营与管理工作,打下了强有力的物质基础。公路档案保管工作重点是按照国家有关项目档案的组卷规范,根据需要整理系统,公路施工建设中形成的文字资料,如实反映了公路工程建设的实际状况,以良好的质量保障了公路的正常运营。在一般情况下,公路建设工程档案保管的功用,主要表现在如下二个层面。其一,工作重点是提升公路施工品质,为领导部门带来相应的决策,协助工程作业负责人完成施工考察任务,也可以推动学术研究的进展。其二,高速公路建设档案管理也是对建设项目、施工改造过程的历史记录。

二、高速公路档案管理的重要意义

从整个方面考虑,政府管理国家高速公路档案的作用主要体现在如下几个方面:

(一)公路档案管理,可以为公路的管理提供重要数据参考

高速公路也担负着主要的交通作用。但由于民众日常生活技术水平的日益提升,私人车的数量也愈来愈多。在这个背景中,加强高速公路工程建设存在着相当的重要性。由于制约高速公路工程建设效率的原因较多,要进一步提高其施工效率,就必须通过对高速公路、档案的充分利用,为今后的建设工作提供合理的信息依据[1]。

(二)对高速公路档案管理的间接带动了效益的形成

高速公路档案管理服务本身,并不包含经济成分。有效的归档保管工作能够提高有关档案资料的使用率,从而间接带来相应的经济收益。除此以外,人们还应该把归档保管工作看作是一项行之有效的科技指导,其技术指导作用的发展也可以间接地带动效益的形成。

(三)促进高速公路管理质量的提升

高速公路档案管理中所包含的内容比较多,如建设工程档案查阅、归档整理、存档等。档案资料也是后续公路建设计划的主要参照数据,所以,通过有效的档案管理促进公路管理服务质量的提高,将对公路的良性发展形成巨大的作用。

三、当前公路工程管理中存在的问题

（一）成本管理不健全

工具项目管理中面临的首要难题就是项目成本花费控制问题,因为工具项目投入的金额比较大,而且设计的时间又较长。所以所需要的资金数量也比较大,并且如果发生工具项目亏本情况就会出现很大的亏本现象,资本不能流动,所以一定要管控好项目成本花费。而项目成本花费管控也是一条高速公路项目财务的关键问题,因为项目成本花费的高低会直接关系到高速公路项目的效益,更加与整体工程的财务有着很重要的联系。而高速公路等交通工程施工管理中面临的成本费用管控的难题也非常的多,所以必须要处理好高速公路项目降低成本花费管控难题。公路工程管理所涉及的成本费用问题可以大致分为以上几类,首先就是公路工程施工单位的成本费用机制还没有相当的健全。第二是公路工程施工单位还没有完善的成本控制意识。第三是路面施工企业还没有以提高质量为重点,而是要以快和取得更大的效益为先,最后一个问题就是也就是成本费用控制手段不当。总之各种成本费用问题的直接关系都相当大,所以需要统一管理起来。

（二）档案管理水平不够

施工建筑单位内部并不能设置专业的档案管理机构,以制约归档统筹管理,也不能确保各单位各司其职,在管理工作中缺少高效协同联系,从而造成了资料行程管理工作与建设项目的严重脱轨,工程档案不完善,资料查询设备并不齐全,图纸文件遗漏问题不断,严重损害了施工档案管理的有效性。再加上档案保管工作人员层次较低,易于出现变动,从而削弱了档案保管工作人员行使职权的能力,也不利后期档案保管的正常进行,同时一些施工单位档案保管工作人员中也不是从公路大学和档案专门学校毕业的,也并未进行过科学有效的归档专业知识训练,在进行资料的发表存档过程中也不够专业,从而造成了严重的质量问题。除此之外,由于大量的国家高速公路建设机构都把业务重心置于建设上,而忽略了档案保存的重要意义,对文件实行了粗狂式保管,而不是特别重视档案资料的产生、累积与保管

（三）重视程度不够

档案保存工作是公路管理工作重要的基础工作。但从中国目前的公路档案保存情况来看,有关单位对档案保存工作的重视度较少,这个问题主要反映在如下二个方面:首先,部分地方公路主管单位没有建立专业的资料贮藏室,档案的保存能力欠缺。在需要使用存档文件的情况中,往往存在文件丢失的现象。第二,有关机关没有设立专门的档案保管工作人员来对高速公路档案进行管理工作。其档案管理任务主要是委托承担其他工作的工作人员进行的。因为这些工作人员承担其他的管理工作,在对档案进行查阅、存档的过程中,出现不合理错误的可能性相对较多。

（四）管理人员管理不到位

专职档案管理工作人员往往没有工程方面的知识,而工程人员则不了解国家档案管理的有关法规,也没有相应的专业知识。由于分散在各承办者手里的档案资料,往往会在档案交接时遗漏。项目业主又没有相应档案管理方面的工作人员,造成很多管理不落实。

工程的进度紧、责任大,现场工作人员的精神都集中在业,对材料整理也采取消极处理。一些的内业数据工作流于形式,没有相应的规范与监督,一旦检查和监管不落实,数据统计仅仅是一个空谈,还会导致大批数据丢失。

三、针对高速公路中存在的问题提出的对策

要提高档案资料的效益,推动整个公路管理效率的提高,需要运用如下几方面措施把公路档案管理难题加以克服:

（一）专设平台提供共享化服务

除了纸质档案,高速公路女性收费员每一项业务的管理实施和站区的筹备、实施、建设验收等有意义的工作,也逐步开始留存与其相互支撑的电子备案信息。

随着科学技术的迅速普及,军队一线及各基层单位的影像资源也开始向着信息采集平台公共化,获取途径数字化,获取内容普遍化的方面快速发展。相比较而言,交通工程的图片档案资料有不可再生性质、具备很高的及时性和质量管理依据性。

一般情况下,最传统的资料收集方式,是由施工单位进行典型工程的。照片后,归档员进行了搜集、整理、组卷,最后归置,但是这些方法都有着一定的缺点,例如搜集广却不精,传送量大而不全,还有最关键的及时性不足等等,同时对于新进档照片的甄别、提取等都有着相当的困难。鉴于此,开始大力推广网络信息平台采集方式,将各个建设项目的施工单位都加入了信息收集微信群,并利用智能手机和网络技术相结合,同时与建筑单位在收费广场上多次举行信息交流会,以促进施工者和档案保管人对信息资源的需求和传递形成共鸣,使每一个参与者都知道了各项施工建设的阶段安排和关键节点,从而使得档案资料的上传更下达有方向和针对性。

(二)大工程档案管理机制的建设

建设完善的档案管理体系是所有项目工程进行的重要基础,而档案完善情况又与整个施工进程有着紧密联系。因此项目建设机构必须贯彻制度管档原则,特别是在高速公路施工初期,项目建设机构必须根据区域档案管理的有关条件,建立完备的工程竣工档案编制办法、实施细则。同时聘请专业的档案工作人员实施质量监督,并根据有关规定的具体要求加以落实,全面提高工程档案管理的高效性和稳定性。在实施工程动态考核控制的过程中,有关人员也必须充分考虑到工程实际状况,完善控制方法,并编制项目方案。与此同时,政府还应加强对档案保管工作人员的质量控制工作,充分培育档案保管工作人员的社会责任感和业务水平,以保证新建设档案资料保存的全面性和完整性。在工作进行以前,相应的建设机构还需要对各单位参建专职档案管理员进行考核,凭合格上岗。

(三）加大现场管理

在高速公路项目档案保管过程中,不但要运用先进的技术方法,同时也必须强化施工控制,以搭建起完整的结构体系,在具体的项目施工之前,还需要将参建方按照已批复项目内容加以分类,将其分割成若干个卷分项。在不同的分项上,标明了施工单位姓名、分项项目名称、施工序号,以确保资料的齐全与完整性,采取全面检测,并采取适当措施激励的方法进行档案工作,以提高一个标准层次。在项目档案保管过程中,还必须采用标准化方式,按照施工要求进行对档案项目的技术交底检查,实现技术一致、工作人员一致,根据档案项目的技术交底内容需要安装相关的软、硬装置、使用的原始记录本。在进行填写后,需要根据档案信息的分析照片存档,并必须顾及到竣工图纸的设计条件,确定档案管理要求,着力克服档案管理中的困难,相应的工程技术人员必须建立现代化档案管理能力。

（四）创新资源规划实现党企融合

创新利用档案信息管理资源,积极拓展新业务方式,以进一步满足党建企携共同进步的需要,把党建业务逐步纳入公司高速业务的开展之中,以促进档案信息管理资源有效的利用为公司效益提高做好了基础工作。把各支部所有共产党员全部列为建档的对象,形成了《党员个人廉洁诚信档案》。包括个人基本状况、参与党组织的生活情况、奖励和惩戒情况、激励与约束情况的清单等十三个方面形成个人档,并采用了干部内部考评、党员干部自评、党员干部综合评价等"三位一体"的考核框架,以年度为单元,阶段性地把党员干部诚信列为年终共产党员晋升、评优评先的依据。该站廉洁信用档案的建设,可以充分了解企业中存在的困难与问题,寻找每一名共产党员的切入点与突破口,采取鼓励为主惩戒为辅的方法,有针对性的研究改进措施,切实促进企业的发展朝着横广纵深的目标发展。

（五）利用现代化管理手段

最近这些年我国档案学科的发展势头较好,由此便使从事档案管理人员的数量较之从前有了明显的增加,并且已经构建起了具有完整性特点的档案管理系统,这种情况之下直接推动了档案管理工作总体效率的提高。但因为现代化档案技术水平不足以及没有紧密结合信息化技术飞速发展的良好契机也造成了管理手段先进行的不足。基于这种情况就要求相关人员对于一些现代化的管理手段予以充分的运用,对于自动化控制技术和计算机等先进的管理手段予以充分的运用,并且将其与信息化技术进行有机的结合。

四、结语

目前,中国公路系统档案管理工作所面临的困难主要包括有关单位对档案管理工作重视程度偏低、对公路归档工作的科学性不足、管理制度的规范性功能未能得到合理充分发挥等。上述情况的出现给档案管理工作造成了不良影响。为确保今后高速政策的合理制定,给民众创造良好的驾驶条件,必须通过强化档案管理重要意义的培训、推进纸质资料向电子文档的过渡等措施,克服资料保管困难,推动国家高速良性开发的进程。

参考文献：

[1]肖亚东,张坤,吉伟,等.高速公路项目档案信息化建设问题与对策研究[J].未来城市设计与运营,2022(5):4.

[2]孟阳.完善高速公路工程档案管理的对策[J].建筑工程技术与设计，2020，（20）：2807.

[3]陈昭彰.高速公路建设工程中电子化档案管理系统[J].中国交通信息化，2020，（1）：47，99.

[4]宗容容.高速公路工程项目中档案资料的管理及过程控制分析[J].中国新通信，2019，21（21）：235.

[5]伍华丽，邹政，詹文都.公路工程质量管理中存在问题与措施分析[J].建材世界，2018，39（01）：74-76.

作者简介：符小翠，女，1985-02，本科，工程师，现任职贵州省交通建设咨询监理有限公司，主要从事项目档案管理.