应用电子信息档案的风险与管控研究

应用电子信息档案的风险与管控研究

王光超

身份证号：370305198912311513

摘要：现在，电子计算机成为了我们日常工作中不可或缺的一项重要的工具，它的各种功能使得我们的办公方式发生了翻天覆地的变化，使得我们的办公变得更加便捷和快速。在信息化社会，最先进的归档方式是电子情报，这对于企业的高技术创新发展具有重要的作用。但就实际情况而言，电子资料档案并非都是最好的，也有其自身的缺陷，例如，相对于传统的纸质文件来说，存在着较高的风险性，若不采取有效的预防措施，很可能会造成资料失窃，因此，在使用资料档案的时候，必须要重视资料的安全性，采取相应的对策，以保证资料的安全。

关键词：电子信息档案；分险；管控措施

1电子信息档案的应用优势

1.1实现电子档案集中管理

电子档案的集中管理是电子档案的全过程，既要整合组织和制度，又要整合各种方法。目前，学术界对此进行了讨论，认为实行全过程管理是最有效的方法。电子档案的管理与资源建设，牵涉到多方面的工作，不但要接受各部门的电子档案，而且要将传统的纸质档案转换成数字档案，将各种资料包括音频、视频等，以丰富档案的内容和形式。对信息化、电子化档案的整理和整理，既能提高工作效率，又能为企业的发展提供合理的建议。

1.2优化会计档案电子化流程

由于传统的文件管理模式是以纸质文件形式存在的，它不仅制约了档案的管理活动，而且也制约着档案管理的质量。由于纸质文件占用了大量的空间，而随着人员数量和服务的增加，文件的数量也在不断增加，使得档案的管理变得更加困难。在实现档案管理信息化、电子化的同时，运用电子信息档案，不仅节约了大量的人力物力，而且还能弥补传统的档案管理的缺陷，使档案的查阅和使用更加便利。

1.3确保档案保存和传输的安全性

以往，由于人与人之间的文件交换，容易造成文件遗失、损坏等问题。档案关系到国家的秘密和个人的秘密，必须得到特别的关注和保护。利用电子资料进行归档，可以防止因人之间的交流而造成的丢失、破损等问题。将文件存入电脑，即使工作人员不慎删除，也能通过某些技术进行数据还原，提高数据的保存与传送。

1.4档案管理全过程可追溯

通过电脑进行数据存储，既能更好地保存数据，又能更好地实现档案信息的共享。利用电子信息技术，建立了一个实时共享的体系，实现了云端的电子信息管理和数据的共享。积极响应国家有关政策，将电子发票、电子档案与政府税务机关挂钩，实现高效的互联和互联；利用数字技术对财务、税务等数据进行数据处理，使档案真正实现电子管理；采用“格式文档+元数据”的方法，对电子发票的存储和管理进行规范化；采用带有数字水印的电子印章，对整个过程进行控制，使档案流转线上化、规范化，防范内部控制风险。

2电子信息档案管理中存在的风险

但是在国内，电子文件系统的建设还处于起步阶段，还存在着许多的问题，其中最主要的原因就是对电子文件的防范能力不够，无法有效地防范和保护信息，而最主要的问题，就是缺少科技，缺少对电子信息的保护。缺少对管理的反馈。电子文件的危险来自于网络黑客或者其他网络病毒，如果被攻击或者感染，将会影响到文件的安全，而这些风险又不能及时的被发现，所以即使发生了网络攻击，也不能及时的进行管理和处理，也不能及时更新和更新电子文件，从而导致文件系统的老化，很容易遭到攻击。

3应用电子信息档案的风险管控策略

3.1做好电子信息档案服务工作

电子文件的存储受到介质的影响，特别是磁介质，它很容易受到存储环境的影响。因此，要对电子文件的存储工具进行定期的检验与维护。例如，各部门可以每年或半年对电子文件进行一次测试，采用适当的取样方式，如系统取样、随机取样等，以确保所选取的样品数目适当，以确保电子档案的安全贮存。

为了实现对电子档案的集中管理，建立一个档案管理集群，让分散的档案站点具有统一的检索入口，方便公众查阅。应重视档案管理工作、生活、学习等各个层面的工作，强化数字技术与档案管理工作的有机结合，为档案管理人员和社会各界的沟通搭建了一个良好的平台，推动了档案智能化的管理，挖掘和分析数据，把原来的数据库变成了一个知识库。要使技术更新成为常态，及时更新档案管理制度；采取先进的科技手段，防止病毒、黑客入侵，加强技术风险控制；软件系统和硬件设备的更新，确保无漏洞；系统及网络的维护和更新，预防风险；企业技术人员要树立“定期更新”的理念，不断地借鉴国外先进的档案管理技术，提升技术水平。

3.2完善法律法规

建立健全电子信息档案管理制度，及时填补管理漏洞，强化风险辨识。在现有的电子信息文件规章制度的基础上，加入与现代计算机技术发展相适应的有关电子信息文件的管理规定，并在此基础上，不断完善各种制度，充分考虑到档案部门的意见，实现数字化档案的集中管理与长期保存。实行档案资料电子化项目后，档案资料都有了自己的“电子身份证”，档案管理员只要将档案资料录入电脑，即可查阅、输出档案资料；该系统具有自动移动、自动检测功能，可帮助档案管理员迅速查找到目标档案，提高档案的现代化管理和查准率。及时完善管理体系，为企业的电子信息档案管理工作奠定基础。加强对档案工作人员的管理，使其发挥其优越性。建立统一的电子信息档案，实行责任追究制，明确各部门的职责分工，制定相应的奖惩机制，把档案风险管控落实到个人，从而提升工作人员的重视程度和管理技能，降低管理电子信息档案的风险。

3.3严格审核使用流程

将互联网技术引进到电子档案的使用环节，利用扫描二维码进行网上的浏览、下载和查询。网上查阅的档案资料与在有关部门的网上档案查询窗口中查阅的资料一样有效。电子文件具有很强的灵活性、易于修改和不易保存的特点。个体要加强对危险的预防。首先，在传递信息时，要确保信息的正确传递，并从根源上防止差错。其次，在资料的使用上，每一份资料的使用者都要进行严格的审查，以降低可能出现的问题，只有在确认无误之后，方可使用。第三，加强档案管理人员的职责意识，不得随意更改档案，严格遵守文件处置制度。第四，纸质文件不会过时，可以将纸质文件与相应的电子文件一并保存，以确保文件的完整。

3.4加强新技术的应用

随着云计算技术和计算机存储技术的迅速发展，为电子信息文件的管理提供了技术支撑。作为一个档案管理人员，必须认真学习计算机技术和云计算技术，了解其运行方式和特征，有效地管理数字化文件，充分挖掘其信息的价值，使其发挥其优越性和价值。及时进行档案管理系统的更新，运用最新的科技手段，防止病毒、黑客入侵、入侵，加强技术风险的防范。软件系统、硬件设备要及时更新，确保不存在任何漏洞。系统及网络的维护及更新，预防风险。企业技术人员要树立“定期更新”的理念，不断地借鉴国外先进的档案管理技术，提升技术水平。

结语

综上所述，在推动档案工作信息化的过程中，必须注意其风险，并对其进行风险控制。要积极采取有效的防范措施，在保证安全和效率的同时，引进先进技术、强化管理、健全电子信息档案制度、做好风险预警、评估、提升员工素质、主动应对各种风险，以确保档案管理工作的正常运转。

参考文献

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