探析南方气候环境下如何做好纸质档案的管理工作

探析南方气候环境下如何做好纸质档案的管理工作

黄赣云

东兴市气象局   广西东兴  538100

摘要：档案是宝贵的信息资源，真实、完整地记录着各项活动过程，反映出管理及发展成效，并可以为管理提供依据。南方地区气候环境较为特殊，尤其是在“回南天”，气候潮湿、温度较高，对纸质档案的保护带来了巨大的挑战。基于此，文章简要论述南方气候环境的特点，重点从因时制宜、做好防高温及防高湿工作、注重档案防尘防光、重视档案防虫防霉、加强纸质档案防火保护五大方面阐述南方气候环境下做好纸质档案管理工作的有效策略。

关键词：南方气候环境；纸质档案；管理工作

伴随着社会的发展与时代的进步，档案作为一种宝贵的信息资源，备受社会各领域的高度重视，关于档案管理工作的理论及实践研究也不断深入，为档案管理工作注入了新的活力。但通过梳理相关文献发现，现阶段对于纸质档案管理工作的研究多集中在管理流程、管理方式及管理技术创新上，鲜少涉及特定气候条件、环境下的纸质档案科学化管理方法。实际上，纸质档案制成材料的特殊性决定其保存期限在很大程度上受到气候环境的影响，高温、高湿、强光照、有害气体、虫蛀、霉菌滋生等都会损害纸质档案，导致档案资源流失。为此，下文将以南方气候环境特点分析为切入点，在此基础上对南方气候环境下的纸质档案管理工作方式进行展开论述。

1.南方气候环境特点

    南方地区全年温度适宜，冬季无严寒、夏季无酷暑，气候暖热、降雨量较大，高温、高湿气候条件下，纸质档案的纤维素会发生水解—氧化反应，降低纸张的耐久性，纸质档案上的字迹会出现洇化现象，且高温高湿环境下，微生物容易滋生，加剧纸张的霉变，缩短纸质档案的使用寿命。同时，南方地区在9至11月基本进入干季，降雨量降低的情况下灰尘等会进入档案室，灰尘颗粒与纸张间发生摩擦，会导致纸张上的字迹模糊，灰尘携带的霉菌孢子也会危害纸质档案的安全性。此外，南方地区在夏季光照强度较大，纸质档案长时间在紫外线的辐射下其纤维素容易水解，导致纸张老化、发黄。另外，南方气候环境下虫害频发、火灾隐患较大，害虫会取食、污染纸张，造成纸质档案残缺不全，火灾会对纸质档案造成不可逆损害，一旦发生火灾便会导致纸质档案资源无法恢复[1]。

2.南方气候环境下做好纸质档案管理工作的有效策略

2.1确保纸质档案管理因时制宜

    南方气候环境变化较大，存在季节性的特点，因此在纸质档案管理工作中要因时制宜、因时而变，做好对气候条件变化趋势的预测及研判，完善纸质档案管理顶层设计与统筹规划。通常情况下，南方地区2至3月份会出现持续低温、阴雨天气，日照强度较低，尤其是在2月下旬大概率会出现“回南天”，此种气候环境下需要将保温、除湿、密封作为纸质档案管理工作要点；至4月到6月，南方地区进入前汛期，此阶段也是白蚁种群的繁殖高峰期，因此需要在除湿、保温的基础上做好纸质档案的防虫、防霉；7至9月，南方地区进入后汛期，该阶段很容易发生暴雨、台风等极端恶劣天气，且此时南方地区的温度达到最高点，所以纸质档案管理工作需要重点关注档案的降温、防霉、防火；9至2月，南方地区气温逐渐下降，降水较少，该阶段需要做好纸质档案的防光、防尘、防火等工作[2]。

2.2做好档案防高温、防高湿工作

    温度、湿度是影响纸质档案使用寿命、纸张强度的关键因素，因此需要将纸质档案库房的温湿度控制在合理范围内，其中库房温度为14至24℃，变化幅度不超过2℃；库房湿度适宜在45%至60%范围内，变化幅度不超过5%。温湿度稳定可以有效提高纸质档案的保护效果。与此同时，要结合实际情况选择调控温湿度的设备，如空调、除湿机、除湿包、吸湿盒等，在调节库房温湿度时要确保库房空间的密封性，一方面可以门窗缝隙处加塞绒布条、橡胶条，另一方面要降低开关档案库房门窗的次数，保持库房环境处于相对稳定的状态。除此之外，在利用设备设施调节温湿度的同时可以采取自然通风方式，但需要考虑南方气候环境特点，如在“回南天”时空气相对湿度较高，因此不宜开窗通风；一般在上午9至11点湿度较低时进行自然通风；在室外湿度较高的情况下，关闭上风向门窗，开启下风向门窗，待天气转晴、湿度降低后开启全部门窗。

2.3注重档案的防尘、防光

    灰尘、粉尘及强光照也会导致纸质档案损毁。南方气候环境下，秋季气候干燥，灰尘容易进入档案库房，夏季及冬季等紫外线较强，在空气内有害物质的作用下会导致纸张上的字迹褪去，所以要注重纸质档案的防尘、防光。纸质档案的防尘可以采用生物防尘法或密闭防尘法，其中生物防尘法是指在档案库房周围栽种绿植，借助植物的防护作用避免粉尘、灰尘等危害纸质档案；密闭防尘法是指密封库房的门窗及缝隙，将粉尘、灰尘隔绝在库房空间之外。对于纸质档案的防光保护，在纸质档案库房建设中要尽量避免在阳光直射的东西方向设置门窗，减小门窗面积，选择表面粗糙、茶色或吸光玻璃以减少透光量，在库房中适宜选择LED灯并加装防爆罩，将纸质档案保存在袋、盒之内，降低对纸质档案原件的复印次数

[3]。

2.4重视档案的防虫、防霉

    南方地区进入4月后，虫害愈发严重，且高温、高湿环境下微生物容易繁殖生长，会导致纸质档案发霉、遭受虫蛀。所以需要重视纸质档案的防虫、防霉。对于纸质档案的防虫，需要将档案库房的温湿度控制在合理范围内，确保档案库房环境干净整洁，清除档案库房周边的杂草及堆积的杂物，破坏害虫栖息地。同时，对纸质档案要采取合理、科学且有效的消毒措施，严禁在档案库房内堆放食物，在库房门窗上设置纱窗、纱门，放置灭鼠药、防鼠盒等，定期检查库房内的环境，发现害虫后要及时对其进行处理。对于纸质档案的防霉，要确保纸质档案干燥，及时清除纸质档案上的杂质，将档案保存在适宜环境内，定期检查纸质档案的状态，结合实际情况调控好温湿度。

2.5加强纸质档案防火保护

    为遏制火灾事故的发生，最大程度上保护纸质档案的安全性，纸质档案管理人员需要牢固树立防火防灾意识。南方地区在夏季、秋季及冬季很容易发生火灾，因此在该时间段内要做好火灾隐患的排查，加大纸质档案库房的巡查力度，检查档案库房的设置、纸质档案资料的保存等是否满足防火要求，库房内的消防灭火设施是否完备且性能是否良好等，在发现火灾隐患时及时予以解除。同时，库房内各类设备的运行、线路的连接等也是火灾隐患点，如设备老旧、线路衔接不畅等都会导致漏电短路问题，从而引发火灾事故，因此需要检查设备设施的运行状态，检查线路的连接情况，在条件允许时更新设备及线路，亦或是更换设备电子元件，以此避免用电起火事故。此外，保持库房内的疏散通道畅通，严格落实纸质档案防火管理制度，在南方地区4至9月常出现暴雨、台风的气候条件下要注重防雷保护，避免雷击引发火灾。

3.结论

    南方气候环境具有高温高湿、光照强度较大、微生物易于滋生等显著特点，对纸质档案管理工作提出了较高的要求。因此，需要结合南方气候环境的实际情况树立因时制宜的纸质档案管理理念，明确各季节、各时段的纸质档案管理要点。在此基础上采取科学、适宜且有效的管理措施，主要包括纸质档案的防高温、防高湿度、防尘、防光、防虫、防霉、防火，保持纸质档案库房温湿度适宜、环境优质，并且要加强库房检查、重视火灾隐患排查，以此在最大程度上保障纸质档案的安全性。

参考文献

[1]杨静.信息环境下纸质档案管理的创新探索[J].黑龙江档案,2021(05):170-171.

[2]沈洁.纸质档案管理与电子档案管理融合发展研究[J].城建档案,2021(05):80-81.

[3]胡翔,罗敏.基于自动温湿度控制的档案管理设施改造方案[J].广播电视信息,2017(08):73-78.