现代企业文书档案收集与归档工作创新策略

现代企业文书档案收集与归档工作创新策略

 马晓钉

天津港湾人力资源服务有限公司 天津市  300456

摘要：近年来，随着科技的不断发展，国有企业也在不断调整内部管理方式，以更好地适应不断变化的社会，文件管理是公共企业的一项重要管理内容。现代企业中有许多类型的文档和文件，做好收集和归档工作，可以保证文件和档案的完整性，有助于日常业务和发展战略的调整。文章对现代企业文书档案收集与归档工作创新策略进行了研究分析。

关键词：现代企业；文书档案；收集和归档；创新

1前言

国有企业的文书档案主要包括请示、通知、批准、报告、信函等性质相近的文件和档案，内容比较正式、客观，能客观反映决策、发展、生产、经营等方面的成果，从文书档案的重要性就可以看出。文书档案管理作为国有企业档案管理的核心内容，具有很强的技术性、服务性和政治性。如果文书档案管理质量过低，就会影响国有企业管理的整体水平。因此，随着科学技术的飞速发展，有必要加强对文书档案的管理，提高国有企业内各级管理人员对文书档案的认识。

2文书档案管理的主要特点

2.1文书档案管理工作较为繁琐

文档档案包含大量文档和文档类别，具有一定的完备性。文件和档案的内容在执行时，文件和档案暂时失效，但在公共企业长期发展的过程中，每一份文件和档案都标志着公共企业的决策和思维方式。因此，文书档案管理的主要内容是收集、整理和保存不同时期公共企业不同部门的文件。这些文书档案承载着国有企业发展史的宝贵历史资源，将成为未来国有企业历史文化的见证者。

2.2文书档案工作质量对文件和记录管理的影响更大

文书档案工作是指完成文件和档案管理中的各项任务和工作项目，包括记录、提示、传递、归档等具体工作行为。文书档案工作的全过程是建立文件管理的过程，改进管理上市公司文件和档案的过程。文书档案工作任何部分的错误都会影响整个文书档案工作的处理。

3企业文书档案管理问题

3.1观念陈旧

一些部门负责人没有充分认识到文书档案管理的重要性，对档案工作的支持和重视不够重视，甚至误认为档案工作是复制和存储工作，而且管理文件的概念和手段相对落后。一些企业家不重视档案管理的管理，档案管理管理所需要的设备、设施，特别是档案的电脑化，还没有到位。

3.2人才不足

从目前档案管理人员队伍来看，还是存在一定的能力不足的。他们从事文书和档案管理工作多年，文化程度较低。由于缺乏正式的培训，对新人的培训也依赖于口耳相传。对一些新进同志来说，由于文件管理岗位相对于公司其他岗位的工资和薪水相对较低，对工作缺乏热情和进取心，所以档案管理工作是可以理解的。例如，收集的范围不明确，工作没有按时完成，纸张和装订不规范，处理程序混乱，稿件不全，编号不规，文件管理不健全。

3.3技术落后

目前，许多企业的文书档案管理技术相对落后，主要表现在：文书档案信息管理的软硬件投入不足，缺乏合适的文件管理软件。同时，传统的文件夹几乎都是纸质的，占用存储空间大，查阅不便。缺乏信息化管理意味着文档档案管理还处于较低水平。

4现代企业文书档案收集与归档工作创新策略

4.1做好文书档案管理宣传工作

为促进档案工作发展，提高文件收集归档效率，领导要重视思想，做好宣传工作。首先，在档案和档案管理过程中，档案管理者要转变思维方式，主动参与档案和档案的收集和分类工作范围。二是充分发挥新媒体的作用，通过新媒体宣传文书档案的使用情况，提高全员的归档意识，这也是了解文书档案管理情况的有效途径。三是为进一步规范文书档案管理方式和工作流程，档案管理人员应定期全面、彻底地检查档案内容，防止文书档案信息失真问题，确保档案管理得到有效利用。四是通过宣传档案管理的作用，提高管理人员的重视程度，调动各部门档案管理人员和兼职档案管理人员的积极性，致力于文书档案的收集和归档，以保证和档案管理标准。

4.2优化文献资料收集分类作业模式

对现代商务文书收归档现状的分析表明，主要问题是工作主动性不强，很多有价值的记录容易出现遗漏和损坏。在这方面，需要创新公司文书档案的收集和分类的运作方式。具体可以采取以下措施：一是确保及时报告问题。在企业文件和记录的收集和归档中，要尽可能避免差错，及时处理问题，有效降低管理成本，提高效率。二是主动投入工作。企业档案管理者要改变以往被动的档案收集和分类模式，主动加强与公司各部门的联系，统筹安排各项工作的推进，及时核实，保持连续性、可靠性和文件的真实性。要完成详细的文件收集和归档工作，以满足公司各部门对文书档案的需求。第三，设置完整的文件管理硬件和软件安装。在现代企业档案的收集和归档中，如果一味地采用手工操作的方式，容易受人员素质、业务能力、工作态度、工作疲劳等因素的影响而出错。在信息化背景下，发挥高科技设备的作用，不仅可以降低人工成本，避免人为因素造成的人工失误和潜在危机，还可以大大提高企业文件的收集和归档效率。

4.3完善文书档案收集与归档管理制度

一是完善收发文件登记制度。目前，大多数现代企业都实现了办公系统的自动化，通过办公系统发布的所有文件都可以连接到文件信息系统，从而保持文件和文件的完整性和完整性。如果文件资料不通过办公系统处理，公司各部门必须详细记录收到的各种文件资料，清楚地标明收到日期、文件标题、日期和文件签字人等，并尽快交给档案部门。这样，公司文件和记录的可追溯性更高，并确保所有文件的顺利收集和归档。二是企业应根据实际情况，以制度形式确定文件、档案的归档范围和保存期限。对此，要对文件和档案的收集进行调查和咨询，与公司各部门进行沟通和联系，充分了解档案文件的流通、管理和使用情况。企业文书档案管理人员应掌握各部门的具体职能，了解其文件资料的形成规律，确定文件文件收集的范围和方向，让各部门了解文件归档的范围和完整的归档，提高文书档案管理工作的质量。

4.4提高档案管理人员的专业能力和综合素质

第一，档案管理者必须具备较强的业务能力，扎实的专业管理知识，熟练掌握公司文件和档案的收集和分类。注重知识与技能的结合，提高档案管理的基本能力。此外，档案管理者还应在工作中表现出主动性，养成良好的工作习惯，企业应为他们提供培训机会，并根据分层绩效目标和商业能力指标制定专项培训计划。通过这种方式，记录管理者可以在最短的时间内掌握新的知识和技能，并可以有效地投资于收集和归档公司文件和记录。其次，档案管理者还应注意提高自身的综合素质，这主要体现在工作态度、敬业精神、责任感和使命感上。档案管理者要认识到信息化背景下文书档案管理的要求，积极创新文书档案的收集归档工作方式，为企业发展贡献力量。

5结束语

简而言之，文档档案管理是企业档案管理的重要组成部分，不仅要设置专人管理，还要不断更新服务设备，确保管理技术科学合理。在今后的档案管理管理工作中，工作人员要不断获取档案管理管理的新知识，正确认识档案管理管理工作，不断优化档案管理管理制度和工作流程，完善企业文书档案管理效率。

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