新形势下企业电子档案管理与档案信息安全探讨

新形势下企业电子档案管理与档案信息安全探讨

朱艳艳

新疆圣雄水泥有限公司

摘要：随着社会发展，我国的科学技术水平不断进步。目前，在互联网时代背景下，大数据成为各个行业研究的重点，也为传统档案管理效率的改善打下了基础。目前，各种信息化、自动化、数字化技术的应用，有效提高了档案管理工作效率及档案资料的使用率，更助力了档案管理工作水平的全面提升。本文结合当前电子档案管理的现状，分析其中存在的问题并提出优化策略，以期为电子档案管理工作提供科学依据，进而促进我国档案管理工作的数字化、智能化发展。

关键词：新形势；电子档案管理；档案信息安全

引言

随着我国科学技术高速发展，计算机技术、网络通信技术、信息化技术在社会各个领域得到了广泛的应用和实践。在此背景下，档案工作者充分借助信息化技术与计算机技术开展了电子档案管理，不但强化了档案管理工作的科学性规范性，同样也给电子档案管理带来了全新的发展契机。在电子档案管理过程中，如何有效保障档案的安全成为一项至关重要的任务，对于档案管理工作的顺利展开也起到至关重要的影响。

1大数据背景下电子档案管理的必要性

当前我国各行各业的信息逐渐丰富，信息类型与信息种类不断增加，对档案管理工作提出了更高的要求。传统档案管理存在着一定的局限性，在数据存量以及数据整合方面受到一定的限制。运用大数据技术能够有效缓解此种现象，实现对各项业务数据的高效整合。利用信息技术分析不同类型数据之间的关系，探讨不同数据的实际使用价值，以电子档案的构建更好地满足各个行业发展的需要。电子档案管理已经成为当前档案管理的重要趋势之一，将大数据引入电子档案管理过程中，有利于更好地保障电子档案的安全，避免出现信息损毁、丢失现象，给社会的良好运行提供必要的支持。

2大数据背景下电子档案管理存在的主要问题

2.1电子档案的登记信息不够全面

登记工作是电子档案管理的基础与核心，要求电子档案管理过程中能够准确记录各项档案信息。但是当前很多部门档案管理中存在着信息登记不完善、不全面的现象。未针对相关工作构建系统化的信息登记机制，影响了档案管理的有效推进，使得档案管理出现无序、混乱的现象。未针对档案管理工作构建全面、系统的管理机制，影响了电子档案的信息归类与整理，最终导致资料不齐全、档案信息利用率不高。

2.2电子档案的深度利用效率偏低

首先,相关工作人员对档案管理工作的重视度不高,导致其无法理解档案流通的原则,妨碍了相关用户对于本单位档案资料的调取和使用,导致无法实现档案的经济效益和社会效益。其次,电子档案管理工作需要一定的设备、专业人员的投入。如果相关管理人员的工作能力不能与岗位进行完美匹配,将导致档案管理工作开展程度不高。从企业来说,对于相关岗位的人才招聘没有明确的知识门槛和专业能力限定,使得入职人员专业水平较差。另外,在岗的档案管理人员无法及时学习最新的管理技术,无法提升单位的电子档案管理水平,导致电子档案的数据运行不畅,电子档案的再利用率不断下降。

2.3相关的制度不到位

在“互联网+”的大背景下，企业向数字化、智能化转型是必然的趋势，但在转型的过程中往往存在相关制度不到位的问题，特别是国有企业由于员工数量大、档案信息多，企业档案一直以纸质载体为主，企业员工对电子档案缺乏足够的认识，电子文件、电子档案管理制度不到位，甚至没有建立电子文件和电子档案管理机制，造成国有企业电子档案管理混乱、工作停滞不前，新旧管理体制不能实现良好的交替，不能顺利地开展电子档案管理工作。

3大数据背景下电子档案管理的创新途径

3.1加强大数据技术应用

在电子档案管理过程中要求充分利用大数据技术，实现对大量信息数据的高效处理，充分发挥信息技术在档案信息处理中的优势。为此要利用大数据技术构建电子档案管理体系，以此降低传统档案管理中的人力成本、物力成本以及财力资源等，革新传统的档案管理方式，充分发挥电子档案创新管理的优势。例如，某血站在对大量档案信息管理过程中，通过大数据技术的利用，得出相关数据的核算过程、模拟模型，据此对相关信息量进行计算，充分发挥了大数据技术的应有优势。针对献血人员构建相应的电子档案管理系统，输入每个人的基本信息，有效改善传统计算机系统运行过程中由于献血者人数较多而信息量统计效率不高的问题，同时避免传统人工核算中易出现的信息失误现象。

3.2完善档案管理工作模式

经济的快速发展,科学技术的不断升级,每天都给我们带来海量的资料信息,传统的档案管理工作模式已经完全无法满足如今的工作需要。在各种计算机技术的加持下,在政府配套政策、制度的指导下,进一步转变电子档案管理模式。要优化档案管理流程,实现逐层、逐级的档案管理数字化系统,建立数字化档案服务平台,提供更为完善的服务。同时,档案管理的数字化模式一定要应用到各行各业中,可以根据不同行业,建立行业专属的档案管理服务平台,在收集、整合行业内多个单位的电子档案后,进行集体中管理和综合服务。通过建立这个平台,能够协调不同企业间的技术交流和政策沟通,也能够为行业发展提供更多的支持和思路,值得我们深入研究和开发。

3.3加强相关制度建设

国家档案局已经相继出台了相关的电子档案管理规范，企业可以参照国家出台的电子文件归档与电子档案管理规范、电子档案移交与接收办法、数字档案馆(室)建设指南以及电子档案管理系统基本功能规定等，同时根据企业档案信息化的实际，制定和落实本地化的电子档案管理规范。企业在参照执行规范的过程中，首先要组织档案管理人员进行系统性的学习，转变观念，提升档案管理人员对电子文件和电子档案管理的认识；其次要以国家相关规范为基础，邀请企业专业人员与档案管理人员一起，结合企业的实际情况，制定符合自身特点的电子文件、电子档案管理制度及相关的操作规范。

3.4加强企业电子档案管理人才队伍建设

新时期，随着网络信息技术不断发展，对企业电子档案管理提出了新的要求。为更好适应时代发展趋势，企业在电子档案管理过程中既要主动地引进现代信息技术，夯实企业电子档案管理基础设施。同时也要加强企业电子档案管理人才队伍建设，从企业电子档案发展需求角度出发，注重内部电子档案管理人才培养，加大对外部人才引进力度。为此，一方面，企业主要领导应给予电子档案管理人才培养足够的重视，在年初就应该形成人才培养方案，并结合企业电子档案管理的具体需求，对企业电子档案人才培养的具体内容进行优化，引进前沿技术，进一步提升企业电子档案管理人员的能力和素养。同时要对企业电子档案管理人才培训的方式方法进行创新，聘请前沿专家学者针对当前企业电子档案管理存在的新问题、新情况进行讲解、讨论，进一步丰富企业电子档案管理人才的知识结构，提升企业电子档案管理人员的综合素质。

结语

综上所述，为了进一步促进档案管理工作的顺利进行，加大力度开展档案管理工作的各个环节以及流程，需要针对电子档案管理工作的着力点进行细致的分析以及探讨，逐步明确从哪些角度能够有效保障档案信息的安全性与可靠性，从而制定具有针对性的完善举措，促进企业高质量完成电子档案管理工作。

参考文献

[1]　呼俊迪.大数据时代高校电子档案管理创新研究[J].城建档案,2021(10).

[2]赵单.医院电子档案管理与档案信息安全防护研究[J].通讯世界，2021，28（6）:133-134.

[3]刘潇.医院电子档案管理与档案信息安全防护研究[J].信息记录材料，2019，20（8）:169-170.