重点建设项目档案行政许可文件的归档探索

重点建设项目档案行政许可文件的归档探索

郭稳

天津石化信息档案管理中心档案室，天津，300270

摘要：行政许可工作是指主管部门依法针对于社会所行使的一项管理职则，是经济社会又快又好发展的保障，这也是现在建设项目中主要的一项工作内容。在工作中一定要做到依法行政，建设法治型社会。行政许可档案主要是相关部门依照相关法律对于行政许可事项进行申请、受理、查询、许可决定、许可送达的主要过程，在过程中所涉及到的有价值性的图片、文字等形式需要进行记录，这也是能够将文档资料形成规律性的方式。对于文件内的内容形成有机的联系，这样在对于档案进行归档保管的时候能够更加便利，对于各项工作的质量以及水平能够真实客观的反映出来，在日后进行行政复议的时候属于是基本的佐证资料。所以说针对于重点建设项目档案行政许可文件的归档是非常有必要的。

关键词：项目档案；档案行政许可文件；归档管理

一份档案行政许可文件如果要完整、高质量、符合相应的法定形式，必须要从申请资料进行处理，针对于其合法性、完整性是首先要考虑的问题。在开始消防、建设、规划等各个部门针对于行政许可申请资料进行处理以及规划的过程中，总结他们的成功经验，然后按照建设项目实际情况，对于收件程序需要不断的进行完善，能够使得办事流程更加优化。考虑到完善的证明资料也是行政许可流程不可或缺的一项要素，所以说在进行申请的时候不能违反《行政许可法》以及相应的文件需要使得证明文件收取更具规范。例如在针对于收取授权资料的环节中，可以增加一些组织机构代码复印件，这样能够保证建设单位以及单位负责人的真实合法身份，在对于资料进行审核的时候非常严格。在设计审核阶段，通过《建筑工程规划许可证》复印件能够就建筑合法性以及构建的使用面积、建筑面积、高度等数据进行确定。

一、规范化行政许可档案文件归档工作

在对于资料进行收取的过程中，为了能够使得行政审批工作的效率得到提升，一定要采用创新方式，能够对于申请的资料进行处理。同时对于印章的使用要强化，在行政许可证办理的过程中采取有效的措施，能够使得资料更加规范，对于审计资料的完整性、合法性要进行明确。除此之外，在资料提交的过程中，除了原件之外，其他的申请资料要加盖建设单位公章，针对于申请资料进行复核确定，对已提交的复印件资料全部加盖用途公章以及申请人亲笔签名，这样才能够保证建设单位合法权益以及针对于整个办案管理人起到保护作用。就申请人身份证复印件以及相应的施工单位资质复印件等等，需要双方进行核审，再由专业部门加盖审核章，由案件办理人申请人共同签字确认，确保审核件的程序做到合法性。

立卷和案卷装订环节需要严格的按照档案相应的规定进行。在意见书送达之后，必须要在五个工作日内完成卷宗归档工作，卷宗需要遵循文件形成时间顺序。前方放置的是申请资料，后边放置的是申请资料受理意见以及所制成的文件。在案卷中增加封面目录以及相应的内容项目，能够保证案件的统一性完整性

案卷制造需要以下几个步骤，首先是制造案卷的封面以及那考表，这其中包括于卷号、卷名、行政许可事件编号、设定依据、申请单位、申请内容、受理时间等等。第二归档文件需要按照相应的目录，目录内容设置需要有基本的信息，如件名、页数、等等，入卷的文件资料不能有铅笔、金属笔的痕迹，对于已经破坏的文件需要进行修复，大型的纸张材料需要折成竖向A4尺寸，横向纸张必须还保证装订线对其，在程序完成之后才能够进行案卷装订。第三，案卷装订的时必须是右对齐装订所采用封面或者是封底，要是无酸纸标准封脊类 型 A4 纸张，装订整体案件所采用的三点一线打孔方式，需要符合永久性保存归档要求。针对于整个图纸进行装订的时候，需要按照城建档案图纸装订方式独立成册。

档案后期制作所涉及到的就是为了能够使得档案用品质量提高，并且符合档案制作规定。为了能够使得档案整齐并具有美观性，相应的规定所采用的都是50 mm盒脊的标准无酸

纸档案盒进行档案存放。所用到的档案盒需要从档案用品供应商处购买，确保档案能够永久保存，需要在盒脊位置贴条内容所涉及到档案号、保存期限、盒号，档案盒封面需要包含一些基本的信息，例如档案号、事项编号、建设单位、施工单位等等。在案卷制作完成之后，需要按照案卷自然产生先后顺序，在盒满之后需要装入次盒。以此类推，对于盒号进行编订，需要整齐的排放。

在完成全年档案之后，对于当年重点建设项目档案行政许可文件目录清单进行编制，能够形成电子档案清单。针对于相应的信息进行登记，由立卷人、检查人、移交人、签收人共同进行确认之后，在第二年的3月前完成相应的档案移交，并且对于其进行分类处理，进行归档处理。采取妥善的管理方式，这样在后期进行查阅的时候更加方便。

二、完善行政许可档案文件归档工作

长期以来重点建设项目中有很多的环节属于是粗放性发展方式，例如防雷工作，针对于一些建设单位行政许可档案来说，这是非常重要的一个环节。但是工作过程中针对于这方面的认识并不到位，所以说在对于行政许可档案内容格式管理的时候没有形成统一的方式，各地的行政审核内容也是不一致，所进行档案管理的方式也存在一定的差异性，很多不具备相应的管理制度或者是档案在进行存放的时候不符合相应的要求，档案没有固定的人员管理，这样不能够全面的反映行政许可全部内容。所以说现在针对于行政许可档案工作的重要性，一定要有正确的认识，能够形成完善的行政许可规章制度，这样才能够保证建设项目行政许可工作健康有序进行。

重点建设项目档案行政许可文件是对于建设项目行政许可工作质量的直接反应，能够关系到行政复议、行政诉讼等一系列法律责任，也是重要的信息资料。所以说行政许可工作人员在工作的时一定要有高度的责任心，做好相应的申请复合工作，能够保证行政许可资料的完整性、合法性。在针对于审批文件进行确认的时候，一定要以法律依据为基础，符合相应的法定程序，所以说在行政许可文件归档处理的时候，一定要按照严格的标准进行针对于档案进行考核。对于行政许可内容格式，管理人员等需要形成统一的标准，统一化管理，能够落实到个人，以点带面，保证行政许可案卷质量。

对于建设项目档案行政许可来说，在实时许可的过程中需要形成多种类型的文件资料，所以说档案部门针对于整个过程一定要进行规范的管理，能够保证档案行政许可的完整性。首先在对于行政档案许可实施过程中需要收集到相关的文件，这项工作看似简单，但是比较复杂，也是现在申请档案许可中关键的一个部分。需要有详细的申请目录，需要按照申请目录进行收集。其次，在资料收集的过程中，针对于行政审批负责人签字盖章的资料需要进行收集，这是档案中非常重要的一个环节。现场审查验收资料收集这个环节需要有相关的负责人进行签字，并且验收不份，资料齐全，这也是建设项目归档所必须包含的。最后行政许可审批部门的内部决议文件以及集体讨论形成资料也需要进行统一的归档，在对于档案收集之后要形成分类管理，这对于资料进行管理的时候，一定要按照相应的顺序，可以是时间顺序或者是逻辑顺序。再对于资料进行整理的时候，针对于原件、复印件都要有明确的标准要求，完成之后才能形成档案，案卷之后采取装订封存。

在未来的档案管理过程中，电子档案已经是新时代的需求，原本的纸质档案将会被取代。所以说在对于电子档案进行使用的时候，优势很多，能够有效的保护环境，避免资源浪费，并且所占用的空间较小，在进行保存阅读使用的时候是非常便利的。这些都是纸质档案所无法比拟的，针对于重点项目进行归档处理的时候，也需要尽早的制定相应的计划，能够形成行政许可电子档案建设工作，这样才能够符合后期多元化发展，为档案归档工作奠定有力的基础。