档案信息化建设与档案管理的思考

档案信息化建设与档案管理的思考

李瑶

身份证号：320703198609020545

摘要:现代档案管理工作对经济的发展和社会的发展都具有关键的意义,已被广泛应用到各行各业。但由于近年来我国经济信息化的飞速发展,原来的传统档案保管方式已不能适应新时代档案保管工作的需要。如何推进档案数字化工作成为新阶段档案保管工作的重中之重。基于此本章就档案数字化管理和档案管理的有关工作展开了探讨,并给出了具体的实施方法。期望可以促进中国档案保管工作的提高,为全体档案保管工作者提供参照和借鉴。

关键词:档案信息化;档案管理;思考

引言

档案信息化的建设工程中,政府工作人员必须主动革新传统档案存储与管理的工作方法,逐步完成从实物档案向数字化信息档案存储和管理工作方法的转变,以实现长期保护档案信息的目标,并做到档案资料的信息资源共享,方便档案检索,从而有效提高了我们的整体管理水平。目前,尽管多个地方政府部门都已实施了对档案的数字化管理,但档案管理水平仍然很不理想,还需要地方有关部门进一步加强科研力度以有效解决当前困难。

1.档案信息化建设的内容

档案互联网数字化的核心内容是利用信息技术录入资料,使老旧的纸质文档转变为信息文档。将计算机技术应用于文档的保存中,使纸质资料转变为信息数据以便更高效地保存、分类和管理,使文档的保存也能进行数字化。由于利用网络信息技术可检索和共享资源,建立系统的信息库,促进资料利用与管理,提升资料管理效能。随着数字化推广的不断深入,彻底改变了传统的档案保管方法。有些档案保管方式也逐步地由纸质形式变为了信息化模式。在将信息化工程应用到档案管理工作的过程中,由于人们普遍对档案信息化建设不够关注。从广义上说,档案管理工作信息化是文档与经济社会、人文历史等信息系统技术相结合的大系统信息载体,涉及的具体内容十分全面,可以为管理单位的决策与预测提供比较合理的依据。从狭义上讲,档案管理信息化也是一门有效处理与管理文档信息系统的重要手段,它还可以大大提高档案管理产品质量与效率。通过文档信息化管理可以把枯燥的文档转变为实用信息,让人可以真正了解到档案信息的价值,文档信息化建设目标是以现代发达的计算机技术为基础,把档案信息与整个经济社会文化系统联系起来,以便实现相对有效的分类和管理,推动档案信息技术与社会各种资讯手段的融合,从而扩展更为丰富多彩的信息内容。所以,广义的工程档案信息化建设与狭义的工程档案信息化建设实质上是融为一体的,并且二者之间具有着不可分割的联系。正鉴于此,工程档案信息化规划对于工程档案信息化具有十分关键的意义。

2档案信息化建设与档案管理中存在的问题

2.1无法正确认识档案信息化

信息化的蓬勃发展,公文管理、文件管理、人力资源管理和财务共享等各类管理方式涌现在社会大众视野,而过去的传统档案管理模式已不再适合新时期的需要。因此,公司应持续地改革传统的管理机制,并紧跟发展的足迹,以促使公司员工更加高度地重视档案管理。如今,部分档案保管工作者并不关注档案保管事业,觉得档案保管是通过常规的作业方法可以达到现阶段的作业条件,没有建立先进的档案管理机制。这部分工作者在观念上也漠视了档案保管事业,限制了企业现代化工作的长足进步,同时也大大降低了档案保管的工作效率。

2.2现有档案管理制度不够完善

制度是工作实现标准化发展的重要保障,其具有规范作用和约束作用。对于这些公司来说,以往的档案管理工作面临着随意性很强的困难。这与企业档案管理部门缺乏完善的档案管理制度有着密切的关系。要想促进档案保管的品质和效能的提高,必须充分发挥档案保管机制的功能,增强档案保管运行的科学性。档案管理工作是一件非常认真、十分细心的事情,在开展工作的过程中要依照相关标准与规范开展工作。只有证明了档案管理规定的合法性,才能为档案管理工作提供相应的保障。

现有档案管理制度中的问题主要体现在两个方面。第1个方面是现有的档案管理制度没有对工作与任务进行合理化分配,档案管理工作的权利与责任没有得到明确的划分。这就导致了,在实际开展档案管理工作的过程中,会出现一人身兼多职或闲人过多的问题[3]。档案管理工作的不合理分配,导致了档案管理部门的人力资源遭到了严重的浪费,严重阻碍了党员管理工作综合效益的提升。第2个方面是现有的档案管理制度,关于考核的内容还不够完善。大部分企业的档案管理部门都存在着随意性较强、形式化严重的问题。这种问题与档案管理人员缺乏职业道德素养,对自身工作不够重视有着密切的关系。现有的档案管理制度缺乏与考核相关的内容,针对档案管理人员的失职没有对应的处理手段。档案管理员由于在日常管理工作的流程中缺少积极性,往往以消极态度开展管理工作。这些归档保管工作都是在面子建设的基础上而进行的,这将严重限制了档案管理工作的提高和进展。

2.3缺少有效档案管理工作机制

归档管理要求各单位的配合,建立健全的归档保管制度,做到归档数据资料的广泛获取。不过,纸质档案管理方式作用不够,归档保管方式改革步伐较慢,档案现代化工作中各单位配合不够的情况仍然存在。比如,某些重要的工作数据往往采用纸质文件的方式传输,数字资料的使用不足;基层单位档案工作人员数字化意识淡薄,无法通过网络获取归档数据,文件传输速率较慢,文档约束、控制等信息获取功能受限,影响了档案数字化的实用价值。目前,全国各级档案馆、各级单位,地方党政部门等投入档案现代化建设工作的积极性还不足,且档案管理工作机构尚不完善,数据资源获取的途径方式单一,基层人员档案传输能力落后,这都在较大程度上制约着档案管理的向纵深发展。

3档案管理信息化建设的有效措施

3.1加强对档案信息化建设的重视

相关企业若想进行高效的档案管理的现代化发展工作,就必须改变自己的传统,即对档案数字化发展在档案管理工作中的关键意义进行充分的了解,让其清楚数字化发展工作的真正意义,借此改变档案管理者自己的传统档案保管思想观念,形成新型的档案保管观念,使得有关组织以及内部的档案管理者得以进一步提高对档案数字化发展的关注水平。此外,有关部门还必须对原有的档案保管业务体系加以合理调整,根据现代化的档案保管要求建立出较为合理的档案保管体系,使之可以对现代化的档案保管方式进行科学规范,借此增强现代化档案保管服务的科学性和有序性,同时也可以做到对档案现代化建设工程的有力推进。

3.2提升档案管理人员的服务意识

在档案保存工作的进行中,由于他们的工作性质主要是为着提供档案资料的需要,所以说档案保存的实际工作又是一个服务性的岗位,所以这就需要档案保存的工作者必须了解管理工作的目的、含义、意义,将服务大众的作为主要的服务内容。但是在这种改变工作意识的过程中,也会碰到许多的问题,因为传统的档案管理工作只是进行一些简单的档案信息收集、整理、归档,这些工作内容十分简单所以说档案管理工作人员需要对档案管理的工作性质进行明确,并且逐渐转变观念。观念转变的同时还需要档案管理工作人员对一些专业的信息技术、信息知识、管理能力等方面进行提高,只有这样才能更好的促进档案管理信息化的发展。

结束语:

在网络技术不断发展的新时代背景下,我们要高度重视和大力推动档案现代化,及时发现档案数字化工作中所面临的新困难与问题,牢固树立档案现代化管理思想,进一步改革中国传统的档案管理方法,进一步完善档案现代化的基础设施系统建设,进一步理顺档案现代化管理制度,着力推动全国档案数据库建立、档案电子化、档案远程管理以及全国档案资源共享,进一步提升档案现代化管理工作的能力与水平。

参考文献

[1]赵林华.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].兰台内外.2020,(2).16~17.

[2]韩鹏.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].百科论坛电子杂志.2020,(2).863~864.

[3]张义森,闫孟菡.档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务.2020,(10).83~84.