基于SAP系统销售与分销模块在矿山企业的设计及应用

基于SAP系统销售与分销模块在矿山企业的设计及应用

聂玉虎

五矿矿业控股有限公司  安徽合肥  230000

摘要：本文主要通过五矿矿业ERP系统在鲁中矿业扩展应用项目的建设，以SAP系统中的销售与分销模块为研究对象，着重分析ERP系统在信息资源共享与资源调配等方面的优势不仅提高了企业决策的科学性，同时能够对企业所有经济活动与业务进行实时反应，使企业的销售系统能够变得更加规范，使企业决策管理人员能够清晰、准确的了解到企业资源利用情况，经营管理效率得到很大的提升。

关键词：ERP；SAP；销售与分销；鲁中矿业；

一、选题背景及研究意义

（一）选题背景

2020年9月，中国五矿集团公司决定对五矿矿业与鲁中矿业进行重组整合。按照五矿矿业对企业信息化的要求，ERP项目实施以前，鲁中矿业的信息化水平还不够支撑公司战略发展的需要，主要表现在以下几个方面：

1、企业缺少统一、集中的经营管理信息化平台。

2、已拥有的几个信息系统相互之间尚未集成，存在信息孤岛问题。

3、部分核心业务没有信息系统支撑，如销售业务、采购业务、工程项目管理等。

4、个别单位没有任何业务信息系统支持。

5、网络及硬件基础相对薄弱。

6、企业缺少先进的信息化管理手段。

（二）研究意义

公司规模的迅速扩大及国内外经济环境的变化，公司需要利用先进的管理手段，加强管控能力，提升管理水平，支撑精益生产和精细化管理。为了有效解决五矿矿业不同区域矿山集中统一管理问题，同时为了鲁中矿业进一步提高信息化应用能力，提升信息化管理水平。鲁中矿业按照五矿矿业信息化战略部署，以五矿矿业已上线单位ERP实施为模板，完成了五矿矿业ERP系统在鲁中矿业扩展应用项目的建设。

二、鲁中矿业信息化建设的背景分析

（一）企业背景

2020年9月，五矿矿业与鲁中矿业战略重组，成为中国五矿核心主业金属矿产领域黑色矿业平台。

鲁中矿业铁矿资源丰富，铁矿石总储量达3亿吨，公司的铁矿石资源，含铁品位在45.5%以上，可选性好，主产品铁精矿，含铁品位稳定在64%，含硫、磷极低且保持全自熔，是高炉冶炼、造球和炼特钢的优质原料，畅销省内外。

（二）鲁中矿业信息化建设的目标

实现对鲁中矿业核心资源的统一管理和有效配置[1]。依托五矿矿业信息化的整体规划，基于已上线单位ERP实施模板，完成鲁中矿业ERP系统的扩展应用工作，通过ERP系统的销售、财务、物资、项目等相关信息的资源共享。

统一业务标准和流程，建立业务、财务一体化的管理体系[2]。针对鲁中矿业新上线的相关单位，严格执行五矿矿业业务的管控要求，实现业务与财务紧密集成，消灭数据孤岛，实现数据统一和资源共享，将相关业务统一纳入五矿集团统建系统进行管理。

三、鲁中矿业销售业务信息化建设方案设计

（一）鲁中矿业销售业务现状分析

根据五矿矿业整体安排，鲁中矿业的铁精矿、块矿（1#块矿、2#块矿）、铜精矿和莱新铁矿的铁精矿统一由五矿矿业运销公司对外销售。

鲁中矿业有限公司销售产品：铁精矿、铜精矿、块矿（1#块矿、2#块矿），产品销售的市场售价调研、合同谈判等业务均由五矿矿业运销公司（简称运销公司）负责。运销公司向鲁中矿业采购产品再对外销售并向客户开票结算，鲁中矿业向运销公司内部开票结算。鲁中矿业运输方式分为火运和汽运，火运客户自提不考虑运费，主合同规定汽运客户自提。

莱芜莱新铁矿有限责任公司销售产品：铁精矿，产品销售的市场售价调研、合同谈判等业务均由五矿矿业运销公司（简称运销公司）负责。运销公司向莱新铁矿采购产品再对外销售并向客户开票结算，莱新铁矿向运销公司开票内部结算。莱新铁矿运输方式只有汽运，主合同规定汽运客户自提。补充协议：运销公司向客户（莱钢和泰钢）收取运输费用；目前运销公司委托鲁中矿业与物流公司签订运输合同，负责鲁中矿业和莱新铁矿的产品运输服务。

（二）销售与分销模块系统架构设计

1、销售与分销管理在总体方案中的定位

五矿矿业ERP系统在鲁中矿业扩展应用项目范围包括八家公司：鲁中矿业有限公司、莱芜莱新铁矿有限责任公司、上海鲁翔实业有限公司、鲁中采矿部、鲁中选矿部、鲁中机械厂、物流运输分公司。其中鲁中矿业有限公司、莱芜莱新铁矿有限责任公司实施销售与分销模块，其他公司暂不实施销售与分销模块。

销售管理是系统总体方案中不可缺少的一部分，是对客户端销售的必备模块，可实现各实施单位的合同管理，销售订单管理，交货管理，系统开票管理，业务冲销管理等一系列销售管理需求，是对销售与分销领域业务信息流、物流、资金流的记录。同时，销售与分销模块与财务模块有较好的集成性，实现应收账款管理和金税开票管理。销售管理的具体内容如下图所示：

图3-1 销售管理

2、销售组织架构设计

销售组织：

鲁中矿业有限公司和莱芜莱新铁矿有限责任公司两家公司需要新建销售组织，五矿矿业ERP系统在鲁中矿业扩展应用项目的销售组织设置如下：

表3-2 销售组织设置

分销渠道：

鲁中矿业有限公司和莱芜莱新铁矿有限责任公司两家公司使用系统现有分销渠道，五矿矿业ERP系统在鲁中矿业扩展应用项目的分销渠道设置如下：

表3-3 分销渠道设置

产品组：

鲁中矿业有限公司和莱芜莱新铁矿有限责任公司两家公司需要新增产品组，五矿矿业ERP系统在鲁中矿业扩展应用项目的产品组设置如下：

表3-4 产品组设置

合同类型：

鲁中矿业有限公司和莱芜莱新铁矿有限责任公司两家公司使用现有合同类型，五矿矿业ERP系统在鲁中矿业扩展应用项目的合同类型设置如下：

表3-5 合同类型设置

销售订单类型：

鲁中矿业有限公司和莱芜莱新铁矿有限责任公司两家公司需要新增销售订单类型，五矿矿业ERP系统在鲁中矿业扩展应用项目的销售订单类型设置如下：

表3-6 销售订单类型设置

交货单类型：

鲁中矿业有限公司和莱芜莱新铁矿有限责任公司两家公司需要新增交货单类型，五矿矿业ERP系统在鲁中矿业扩展应用项目的交货单类型设置如下：

表3-7 交货单类型设置

装运点：

鲁中矿业有限公司和莱芜莱新铁矿有限责任公司两家公司需要新增装运点，五矿矿业ERP系统在鲁中矿业扩展应用项目的装运点设置如下：

表3-8 装运点设置

（三）销售与分销模块系统详细设计

1、基础数据定义

企业主数据是用来描述企业核心业务实体的数据，比如客户、合作伙伴、员工、产品物料、会计科目等，是具有高业务价值的、可以在企业内跨越各个业务部门被重复使用的数据[3]。五矿矿业的主数据管理是终端客户提出主数据维护需求，提报五矿矿业信息中心对需求查重，重复的维护在五矿矿业信息中心处理，新建需求提交中国五矿集团信息中心处理。实现了主数据的集中化管理，专门维护和共享使用的主数据管理保障了数据的准确性、唯一性，提高了系统效率。作为销售管理模块，其主数据包括物料主数据、客户主数据、价格主数据、信用主数据。

（1）物料主数据

新建物料主数据时，需要将已有的物料主数据扩建在新的销售组织-鲁中矿业有限公司和莱芜莱新铁矿有限责任公司下。

为了实现上线后支持业务开展，鲁中矿业有限公司和莱芜莱新铁矿有限责任公司需要新建的销售物料有铁精矿、铜精矿、1#块矿和2#块矿。

（2）客户主数据

在客户的管理上，SAP系统提供集成统一的客户主数据管理方案。通过将客户主数据分为一般数据、公司数据、销售数据，可以在整个集团内只维护一套一般数据，将一般数据分配到不同的公司及销售区域下，做到在保证整个集团内一个客户只有一个编码的同时，又能满足在不同公司下对同一客户进行差异化销售管理的需求。

鲁中矿业有限公司和莱芜莱新铁矿有限责任公司所面对客户均为内部客户-五矿矿业（安徽）运销有限公司，五矿矿业（安徽）运销有限公司面对最终销售客户。对于内部客户主数据需要五矿矿业信息中心统一维护新增的销售数据和公司代码数据，对于系统里面不存在的外部客户需要走客户主数据申请流程。

客户账户组控制客户编码：

表3-9 客户编码设置

对于鲁中矿业有限公司和莱芜莱新铁矿有限责任公司来说，未来的客户如下：

表3-10 客户设置

对于五矿矿业（安徽）运销有限公司来说，未来需要根据业务情况新建或者扩展客户主数据。

（3）价格主数据

价格主数据是销售交易的核心数据，用以记录销售价格信息。ERP可以支持灵活的定价策略，可根据实际定价的需要，设定不同的关键字组合，实现某个物料一定时期内不同客户、不同客户类别、不同品位有不同的价格。

五矿矿业（安徽）运销有限公司对销售价格及税率等价格主数据维护管理，未来使用到的条件类型如下：

表3-11 条件类型设置

（4）信用主数据

信用主数据是执行信用检查的基础，五矿矿业（安徽）运销有限公司采用集中的信用管理方式。五矿矿业（安徽）运销有限公司大多数客户付款方式是先款后货，这些客户不需要做信用管控，但对于客户付款方式是先货后款，需要对客户做信贷管控。根据五矿矿业风控部门对客户的资质审核情况，经总经理办公会批准授予客户一定的信贷额度，在客户信用超限时系统通过警报提示等方式降低财务风险。结合SAP的权限管理，按风险控制范围分别设置信用主数据相关维护岗的维护权限，业务岗仅可查询客户的信用状况。

五矿矿业（安徽）运销有限公司对客户进行信用管控，未来使用到的信用控制范围如下：

表3-12 信贷控制范围设置

2、主数据管理

五矿矿业（安徽）运销有限公司负责鲁中矿业有限公司和莱芜莱新铁矿有限责任公司的销售业务，信用和价格主数据由五矿矿业（安徽）运销有限公司统一管理，涉及的主数据管理流程有：铁精矿和块矿销售价格管理流程、铜精矿销售价格管理流程、信用主数据管理流程。

3、销售合同管理

在五矿矿业ERP系统在鲁中矿业扩展应用项目中，鲁中矿业有限公司和莱芜莱新铁矿有限责任公司销售业务由五矿矿业（安徽）运销有限公司负责，铁精矿、块矿和铜精矿的销售合同由运销公司管理。合同管理流程有：铁精矿和块矿合同管理流程、铁精矿和块矿月度销售计划制定流程、铜精矿合同管理流程和合同关闭处理流程。

4、销售订单管理

订单管理具有在选择客户名称时自动根据缺省值补全相关资料（如币种、税码等）等强大而灵活的自定义功能，毎张单据都能准确而全面的反映出真实的销售情况,一张订单允许订购多种产品、多个交货期，支持多币种业务，系统具有自动换算功能。提供销售回款情况，利于销售货款的结算。支持多个交货地址，支持预收款的作业，接单时的稽核管控等。在五矿矿业ERP系统在鲁中矿业扩展应用项目中，鲁中矿业有限公司和莱芜莱新铁矿有限责任公司销售业务由五矿矿业（安徽）运销有限公司负责，铁精矿、块矿和铜精矿的销售订单由运销公司管理。销售订单管理流程有：铁精矿和块矿销售订单管理流程、铜精矿销售订单管理流程、铁精矿和块矿公司间采购处理流程、铜精矿公司间采购处理流程。

5、销售交货管理

交货管理包括打印装车单，进行运输单位车辆的进厂控制，仓库出货时根据订单创建交货单。①可分批交货，数量超交时自动警示。②订单交货数量完成时，订单自动结束。③交货单增加页面视图，用于记录交货的水份、品位等信息。④提供交货日报表、统计表。在五矿矿业ERP系统在鲁中矿业扩展应用项目中，鲁中矿业有限公司和莱芜莱新铁矿有限责任公司销售业务由五矿矿业（安徽）运销有限公司负责，销售交货由运销公司管理。销售交货管理流程有：铁精矿和块矿汽车发货管理流程、铜精矿汽车发货管理流程和铁精矿火车发货管理流程。

6、销售开票管理

发票是销售与分销交易的最后一关。发票文件包括发票、借项通知单、贷项通知单等。发票文件的数据源自订单或交货单，所以每张发票文件都会从属一个销售范围-销售组织、分销渠道及产品组。发票文件的创建会衍生相关的会计文件，此文件是会计账目的重要一环，也因如此，发票文件从属于一个公司代码。当发票文件已建立，便可以于系统记录客户入账交易。在五矿矿业ERP系统在鲁中矿业扩展应用项目中，鲁中矿业有限公司和莱芜莱新铁矿有限责任公司销售业务由五矿矿业（安徽）运销有限公司负责，五矿矿业（安徽）运销有限公司负责对外开票业务。销售开票管理流程有：销售开票结算流程和公司间采购结算流程。

四、鲁中矿业销售业务信息化建设应用效果

（一）总体应用情况

在五矿矿业ERP系统在鲁中矿业扩展应用项目中，销售与分销模块是基于销售整体环节的各个步骤来进行设计的，完成从签订合同，下达计划，发货出库，货款结算，开具发票，货款回收等销售全过程的控制，通过系统中客户管理、产品管理、价格管理、合同管理、订单管理、发货及开票管理、销售统计与分析等工作，使销售人员充分了解销售情况，及时做出合理的反应，满足客户需求，提高客户满意度；同时通过发货和票据处理与财务模块之间建立有效的对接[4]，实现销售与财务的集成。

（二）成熟应用的功能

1、销售合同管理功能

销售合同是销售业务的源头，对后继的销售计划和发货管理进行管控。通过系统实时掌握客户合同执行情况，为公司客户后续业务的决策提供有效依据。

2、销售订单管理功能

公司根据客户合同和回款情况，下达货款通知单，同时进行客户信用检查，管控各矿指定客户的可装货数量。

3、产品入库管理功能

每天各子公司将铁精矿进行产品入库；

实现铁精矿库存可视化，实时查询库存干吨、湿吨、品位信息。

4、销售交货管理功能

一车一单，对应交货单的计量、化验信息以及车辆司机等信息批量录入，详实的信息为客户结算提供准确数据。

5、销售结算管理功能

根据与客户确认的结算单完成发货过账、出具发票，提高结算效率及数据的准确一致性。

五、结论及建议

五矿矿业ERP系统在鲁中矿业扩展应用项目销售与分销模块以SAP系统为企业管理信息化平台，通过项目建设和系统上线，实现了统一平台、统一标准、统一流程、统一报表的目标，达到了各部门信息共享，提高工作效率，加强业务管控，提高科学决策能力的效果。

为支持公司发展战略，需借助信息化平台，借鉴国外先进管理理念，通过建设数据统一化、流程规范化、业务透明化、管理精细化的ERP系统，达到“促进各项管理措施固化落地，全面提升公司运营管控能力，提高企业竞争力”的目的。

参考文献

[1]张继红.集团模式下ERP系统推广项目的提效方法[J].城市住宅,2019.

[2]齐倩倩.国家能源投资集团有限责任公司ERP系统实施过程研究[D].北京：北京交通大学,2019.

[3]束进,牛渝,周巍伟.企业信息化建设中的主数据管理[J].上海船舶运输科学研究所学报,2015.

[4]杜奇平,肖春跃.油气田ERP销售管理模块的建设[J].天然气技术,2010.