公司电子档案管理措施探讨

公司电子档案管理措施探讨

王芳璐

国网内蒙古东部电力有限公司根河市供电分公司

摘　要：档案管理并非一个新名词，它起源于甲骨文，经历了漫长的岁月，从结书到竹简，再到印刷，再到纸张，再到今天，以大数据的形式出现。这些都说明了科技驱动的档案管理方式，突破了以往工作方式的局限，实现了工作和业务的创新，提高了工作的便捷性。关键词：电子档案管理；工作；应用

一、大数据背景下电子档案管理的重要性

电子档案管理在大数据背景下，不仅对经济社会的发展起到了推动作用，也对单位和群众的信息安全起到了重要的作用。电子档案管理，可以整合各个行业的档案资料，分析不同项目的基础数据，以及数据之间的联系，形成蛛网式的连锁效应，挖掘各种数据的可行性价值，促进经济发展。此外，绝大多数企业为了确保数据具有相应的法律效力，采用了一套严格的操作流程，防止数据被破坏。总而言之，群众的信息安全得到了保障，公司的稳定运行，避免了一众社会上的不良影响。现在的社会，大部分人的个人信息都是储存在电脑硬盘里的，里面有很多隐私，如果不好好管理的话，很可能会给他们的工作和生活带来很大的麻烦。更严重的是，如果信息泄露给不法分子，极有可能被利用，轻则骚扰亲朋好友，骗取钱财，重则危害社会安定，违法犯罪。

二、当前电子档案管理中存在的问题

2.1管理不够规范

规范化的电子档案管理不仅能够提高档案管理速度，同时也能够提高工作质量。但是，当前电子档案管理中存在管理不够规范的问题，自理搜集不够及时完整，管理方法不科学，资料提交时间过长等，对档案管理工作十分不利，影响了工作的进行。档案管理过程中，其需要先收集与其相关的资料、数据，并对其分析整理，确认无误后才能够归档，但是，现在很多档案管理在收集前期资料时时间不恰当，导致资料收集错误、遗漏等，对档案质量产生影响，不利于电子档案的建设和管理。

2.2专业人才匮乏

档案管理不仅需要管理资料，同时该工作还需要专业水平，并做好保密工作，这就需要专业的档案管理人才才能够实现。但是，实际管理中，负责档案管理的一般不是档案管理专业人才，这些管理人员不重视档案管理专业性和保密性，档案管理工作也属于边缘化工作，管理人员不会花费时间和精力培养专业人员。而且，很多档案管理人员年龄偏大，尽管有管理经验，但是专业知识不足，尤其是电子档案管理中涉及的信息技术、电子技术等，无法利用信息技术优化档案管理水平，信息资料无法充分发挥出来，导致电子档案管理工作受到影响。

2.3软硬件设施缺乏。

电子档案管理需要相应的软硬件设施，在整个信息管理中，软硬件设施十分重要，其存储着大量的信息，也能够实现电子信息化管理。因此，电子档案管理必须要随着时代发展进行设备创新，但是，现阶段很多地方的档案管理信息化建设水平不高，信息系统不够完善，软硬件设备不够先进，系统更新也不够及时，而且系统更新会导致有些数据信息无法查看，数据保持格式可能会出现不相容的现象，导致信息收集管理不完整，影响了信息的管理和运用，对电子档案管理也产生了阻碍。因此，在进行电子档案管理时，需要注意软硬件设施建设。

2.4电子档案管理设施建设不足

现代社会的发展，互联网技术起到了关键作用，企业的电子档案资料管理工作难度也变得越来越大，为了让电子档案管理工作更好地适应社会发展和企业运营，更好地落实好信息化发展的目标，应当强化电子档案管理设施建设。具体为：安排专业人员巡视公司实际情况后，确定使用的电子档案管理管理软件和计算机设备等，之后在现场完成设备安装后，给予原有的电子档案管理人员一定的专业技能培训，并委派人力资源部门负责电子档案管理人才的招聘，从而保证电子档案管理工作的信息化发展得以实现。但是优化电子档案设施设备不仅需要电子档案管理专业人才参与其中，更需要公司支付一笔巨额的资金用于设备设施购买。而部分企业，尤其是中小型企业很难负担起这笔资金，所以电子档案管理信息化建设的成本过高也是影响其发展的重要因素。

三、如何创新电子档案管理

3.1提升大数据技术的应用范围

网络大数据覆盖范围之广，信息处理速度之快、效率之高，需要适当创新科技应用。就拿健康体检管理行业来说吧，就拿献血来说，血站通过大数据分析，很快就能建立起献血者的电子档案，每一个献血者都有自己的管理系统，信息一目了然，避免了人工核算时可能出现的数据错误，需要输血的时候，血站可以快速调取需要的血液，为抢救生命赢得宝贵的时间。

3.2改进档案管理模式，增强队伍建设

虽然电子档案管理比纸质档案要好很多，但凡事都有两面性，有利必有弊，例如管理模式过于分散，会导致电子档案的录入出现差错，严重时甚至会出现遗漏、丢失等情况。所以，为了保证档案的准确性，管理人员在进行档案登记时，一定要仔细，这样才能保证档案系统的真实性，一旦出现问题，就能追根溯源。此外，档案管理人员队伍建设也十分重要，相应部门要及时开展档案管理人员培训，以与时俱进，从根本上提升员工的专业素养与能力。建立健全的档案管理制度，如竞争机制，正所谓「压力才能激励、物竞天择、适者生存、能者上、庸者下」，档案管理人员才能始终保持良好的工作心态，积极投入到档案管理工作之中，从而更好地为经济社会服务。

3.制定统一的管理规范

在进行档案管理时，需要制定统一的管理规范，确保管理数据真实、原始、可靠、完整，实现统一管理，收集的相关数据也要保证实时有效，确保数据信息不会出现错误和遗漏的现象，严格把控好材料归档、保存等工作，按照规范操作，加强违规人员的惩处，提高档案管理水平。此外，电子档案管理中，由于网络中可能会受到恶意攻击导致信息泄露，对此，管理部门需要做好档案管理系统的防护工作，设置防火墙以及查看权限，不同级别、部门的人员查看的档案信息需要进行权限设置，确保信息安全、保密，不会出现泄漏的风险。

4.加强软硬件设施建设工作

对于电子档案管理而言，软硬件设施十分重要，先进的设备能够提高信息归档处理水平，通过视频、图像等方式将资料数据呈现出来，将资料应用性充分发挥出来，更好的理解信息资料，这就需要先进的设备来实现，实时更新相关信息，并将其录入进去，更新维护好设备，提高信息管理水平。此外，还需要及时更新电子档案管理技术，通过数据迁移确保数字信息的存储及时有效，不断将数字信息从过时的软硬件设备中转移到先进的计算机设备及其系统中，确保以往的数据信息能够被持续可读，使数字信息能够实现长期可读。但是，这一技术的应用涉及的问题比较多，需要予以重视。

四、结语

综上所述，我国早已步入信息化时代，将信息化技术和信息化平台融合到企业的电子档案管理工作中，不仅可以让档案管理为企业运营和经济效益提升发挥更为巨大的作用，还可以改进传统电子档案管理模式中的缺陷和问题，从而达到保护档案信息，提升电子档案管理水平等目的。所以应当继续推广信息化技术在电子档案管理中的应用，并积极引进优秀人才，从而在实现电子档案管理工作创新的同时为企业的发展提供更多有力的支持。

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