文书档案管理工作创新研究

文书档案管理工作创新研究

刘艳  

国能神东煤炭档案馆  陕西省   719315             

摘要：要提升对于文书档案管理工作的重视程度，保障文书档案的相关资料具备更强的科学性与完整性，才能使相关的数据信息在后期得到有效运用。但由于实际操作过程当中还存在着一系列亟须解决的问题，基于此，企业必须通过更加科学的管理方式，对文书档案进行精细化管理，才能够充分发挥文书档案的作用与价值。

关键词：文书；档案管理；创新

1文书档案管理简析

文书档案属于档案管理工作的重要组成部分，针对行政管理事务活动产生的通用文书进行管理，文书档案管理的质量直接决定其使用价值，为单位展开经营、生产、管理等工作提供重要参考和决策依据。与其他管理活动相对比，文书档案管理具有多种显著特征。首先，其需要针对原始资料内容进行科学整理与存储，这些信息共同构成了文书档案框架，属于保障档案完整性的重要环节之一。其次，文书档案需要展开大规模文案处理工作，包括对信息进行综合收集、登记相关重要内容、完成文件转运处理等，文书档案管理工作对于人员与文案操作要求较为严格。此外，文书档案管理还具有多元化、形式化特征，其需要覆盖单位运营的所有流程，载体类型多样，包括纸质文件、电子文档、光盘等。这些特征使文书档案管理难度大幅提升，只有解决好当前管理活动中可能遇到的各类问题，确保其能够得到科学管理，才能发挥文书档案的价值，为档案利用提供基础保障。

2文书档案管理现状探究

2.1管理方式落后，忽视档案安全

近年来，随着新兴技术的不断发展，对群众的工作、学习、生活发生了重大变革，对于企业来讲，应该在管理过程当中充分发挥信息技术的作用与优势，激发信息技术更大的潜力。但一些企业依旧沿用传统的纸质保存方式，纸质文书档案库房管理成本较高，影响后期的档案高效查找、利用；传统的文书档案管理方式不仅影响管理工作效率，也会降低工作人员的工作积极性，使其缺乏正确的责任意识与工作态度，容易导致在工作中出现消极怠工的现象。除此之外，虽然一些企业在文书档案的管理中运用了信息化技术，但非常有限，仅仅将纸质文书转化为电子文档，并没有全面实现文书档案的信息化管理。与此同时，一些企业在对电子档案进行保存时，也无法定期对相关的存储设备进行有效的维护，在这种情况下，便会造成电子档案数据信息丢失，不利于文书档案的长期保存，甚至带来更多的风险隐患。文书档案管理人员普遍缺乏电子文件安全意识，一旦信息系统出现崩溃，便会造成无法挽回的损失。

2.2档案基础设施建设不完善

目前，在大部分企业文书档案管理基础设施或档案管理机制不健全，导致档案管理效果不理想或管控出现错漏等问题产生。一些企业的文书档案管理采用封闭式方案进行，最大限度地避免实体档案丢失，这种做法虽然可以有效地降低文书档案损毁、丢失的概率，但没有注重整理质量，也忽视了档案利用需求，导致档案的价值得不到有效发挥，制约了档案工作的长远发展。同时，相对封闭的管理，使得档案管理人员对于档案工作的整理质量重视程度不够，档案从业人员不专业，档案管理机制不健全，导致实际管理中遇到的问题不能得到及时有效的解决，不利于文书档案工作的开展。

2.3企业领导对档案管理重视不够

作为企业的领导人员，缺乏对于档案管理的重视，认为档案管理工作并不能够为企业带来更大的经济效益，所以普遍对文书档案工作缺乏正确的认知，意识不到档案管理的重要性。导致的直接结果是，对档案管理人员的配备标准降低，无法为档案管理人员提供专业的技能培训，在诸多因素的制约下，不利于档案管理专业知识的普及和业务技能的提高，更不利于档案管理人员综合能力的提升。企业缺乏对档案工作的重视，还会降低对于档案设施、设备的投入力度，无法配合专业的档案管理平台、密集架、空调、灭火系统、档案装具等，无法保障文书档案管理的质量和安全。

3文书档案管理创新路径研究

3.1注重管理工作的基础建设

为实现文书档案管理创新目标，单位应当从基础建设入手，采取科学、有效的管理措施，为文书管理工作顺利开展提供一个良好的环境和基础保障。首先，应当配合相应的硬件和软件，包括档案管理平台、运行系统，档案办公场所、库房，并配备相应的微机、打印机、复印机、扫描仪等，结合单位文书档案管理实际，对形成文书档案的上游文件进行合理有效的管控，确保文件材料收集齐全、整理规范，确保文书档案的价值得到合理利用。其次，应当重视档案管理体制机制建设，健全档案管理机构，建立自上而下的档案管理体系，明确职责和分工，各司其职，确保档案工作体系正常运转，解决实际工作中遇到的各种问题和难题。

3.2加大文书档案重要性的宣传力度

文书档案管理作为企业行政事务管理活动的一项重要内容，与企业的运转息息相关。文书档案管理被边缘化，长期得不到公司有关领导的重视，缺乏对该项工作的宣传力度，会使得文书工作更加难以开展，容易导致文书档案收集不全，影响到档案的利用，不利于档案在企业中发挥基础作用。因此，为了促进文书档案工作的长远发展， 企业需要重视对文书档案工作的宣传力度。从文书档案知识宣贯、档案工作性质和档案工作的作用几方面做好宣传工作，让员工认识到文书档案的重要性，特别是对员工民生问题和对企业经营、管理的特殊价值，才能够提升内部员工的档案意识，让员工和企业真正从文书档案价值中受益，才能凸显档案的价值，这样才能引起领导对档案工作的重视，有利于提升档案人员的工作积极性与主动性。作为档案管理部门，应积极在企业文化的建设入手，将文书档案工作与企业文化相结合，从企业发展历史的角度建立宣传主题，并向企业人员进行档案文化宣传，以为企业文化建设提供有力的支持的角度宣传文书档案工作。

3.3大力推进文书档案数字化工作

数字化属于文书档案管理工作的重要发展方向之一，通过对传统纸质档案的数字化加工扫描，将纸质档案转化为数字化副本存储，可以使档案利用更加便捷，同时也能够节约库房容积。数字化存储也可以有效规避人为风险，对于保障文书档案安全性具有不可忽视的作用。因此，应当重点关注数字化建设需求，并采取合理有效的措施，创新管理方式，使相关流程能够与数字化理念相整合，实现理想创新目标。例如，可以建设数字化文书档案管控平台，通过开放数字化目录，能够使文书档案的价值得到充分应用，同时，也可以有效缩减人员处理成本，提高工作效率。在建设阶段，需要保证数字化理念能够集中在单位基层，重视一线人员的需求。若平台数字化仅为管理层提供服务，则其基础优势便会受到严重限制，不利于单位文书档案管理质量提升，同时也容易引发一些列负面问题。因此，在数字化建设阶段，相关团队需要充分考虑单位内部情况，并结合未来管控需求，使整体建设效果能够达到最佳状态。

3.4企业档案管理制度规范化

为了有效提升企业文书档案管理效率，实现档案管理制度的规范化建设，在实际操作过程当中，可以从以下几个方面做起：首先，企业应该对目前的文书档案管理功能进行完善，并在内部管理过程当中专门设置管理团队，定期开展文书档案管理会议，以便于对管理过程当中存在的问题进行精细化的研究，提出合理的措施进行改善。其次，应顺应时代发展的要求，积极运用互联网等技术对文书档案进行管理。再次，应明确各个部门的职责，使部门的工作人员提高对于文书档案管理的重视程度，并积极参与到部门的会议当中，学习总结更多工作经验。最后，也要严格按照国家的相关政策进行档案管理，并建立健全完善的管理系统，提升文书档案的管理效率。

4结论

综上所述，在文书档案管理工作中，单位需要重视当前存在的主要问题，并采取对应改善措施，使存在的负面因素得到有效排除，进一步提高管理质量与效率，为应对未来挑战提供理想条件。

参考文献：

[1]李敏，金春光，戴璐平，庄辛远，杨翼.电力企业文书类电子档案单套制管理实践[J].中国档案，2021(08):58-59.

[2]张静.数字转型背景下文书档案数字化的有效对策[J].办公室业务，2021(13):109-110.

[3]杨明明.文书档案管理的办公自动化应用[J].办公室业务，2021(02):191-192.